pastureで外部パートナーの方が安心して働ける環境を整えた話
こんにちは、SHEの瀬沼です。
2017年から事業を展開しているSHEですが、ついに東京を飛び出し地方展開の第1弾として6月に名古屋に進出する事になりました🎉
そんなSHEですが実はまだ社員が10名ちょっとしかおらず、多くの外部パートナーのみなさまに支えて頂きながらサービスを運営しています。
SHEは創業当初から多くのパートナーのみなさまに助けて頂いた経緯もあり、社員や業務委託といった契約形態に関わらず、同じSHEのメンバーとして接するというカルチャーを大切にしています。
そしてもう1つ重要視していることが、外部パートナーの方が安心して働ける環境を提供することです。このエントリでは安心に繋がる最も重要な要素である「受発注の透明性」をpastureで実現した事例をご紹介したいと思います。
カオス化していた受発注管理
大変お恥ずかしい話ではありますが、pasture導入前は契約・発注・請求といったいわゆる受発注管理が本当にカオス化していました。
・請求書を頂くタイミングで契約書を締結していないことが発覚⚡️
・発注金額があやふやになっており、何度もコミュニケーションが発生🤯
・担当者がメールで送られてきた請求書を見落として支払いが遅延🙀
これ以外にも大小様々な問題が発生しており、私自身が対応にかかる工数も日に日に増える一方でしたし、よりもパートナーのみなさまにご迷惑をかけてしまうことが多く、本当に申し訳ない気持ちでした、、、
私自身も副業で働いた経験があるで分かるのですが、契約や請求といった基本的なところがちゃんとしていない企業で働くのは不安になる人が多いと思います。
実際、フリーランス協会による調査でも50%以上ものフリーランスの方が契約でのトラブルを経験していることが分かっています。
https://blog.freelance-jp.org/wp-content/uploads/2020/03/20200324_jimin-keizaiseicho.pdf
このままではまずい！！！ということで、事態を改善すべく業務委託の受発注に関するプロセスと仕組みの見直しに着手しました。
pastureとの出会い
メールやスプレッドシートでの管理では限界感じていたため、適切なSaaSがないか探し始めたのですが、ググれどググれどなかなかいいサービスにたどり着けず悩みながら、Facebookを眺めている時に広告に表示されたのがpastureでした。（Facebookのターゲティングすごいw）
※画像はイメージです
これはまさに求めていたやつ！！！
ということで早速問い合わせして、商談へ。
pasture事業責任者の高澤さんがデモを紹介して下さったのですが、想像していた以上にサービスの完成度が高く、即採用させて頂きました。
特に業務委託の受発注に関する社内外のコミュニケーションがすべてpasture内で完結できる点が個人的に最も刺さったポイントでした。一部メールとかになる結局そこが抜け漏れの原因になってしまうんですよね。
pastureの詳細は本家サイトをご参照ください↓
導入後、早速業務に装着するべく動き出したのですが、ここからが最も重要かつ大変な作業でした。
業務プロセスの整備
この手のサービスは単純に導入しただけではワークしません。サービスを使いこなすための業務プロセス整備がマストなのです。
業務委託をお願いする際には、ざっと挙げただけでも以下のような多くのタスクが時系列に発生します。
・業務委託契約の概要情報（氏名・住所など）を入手する
・業務委託契約を締結する
・pastureのアカウントを発行する
・発注処理を行う
・発注内容を承認してもらう
・作業完了後に検品する
・請求書を発行して頂く
・請求書を承認する
・支払いする
会社としては、毎月毎月このルーティーンを抜け漏れなく回すことがゴールになりますが、メンバーの立場では本業から外れる面倒な作業であり、なかなかルールを守ってもらえないのが実情です。そこで、SHEではメンバーに一連のプロセスをスムーズに対応してもらうために、以下の3つの対策を行なっています。
対策１：ワークフローの自動化
対策２：導入の背景をきちんと伝える
対策３：徹底的にリマインド
対策１：ワークフローの自動化
契約や受発注という作業は、前工程の終了が次工程の開始になるいわゆるワークフローです。この工程間の繋ぎをメールやチャットといった人力のコミュニケーションで担保すると抜け漏れが発生するため、いくつかのサービスの組み合わせてワークフローを自動化しています。
pastureによって受発注のワークフローはある程度自動化できるため、前後のプロセスを作り込むことで契約〜支払いの一連のプロセスをかなり効率化できます。（ちなみにpastureはクラウドサインとの連携があり、契約も合わせて管理できるのでおすすめです）
対策２：導入の背景をきちんと伝える
面倒だと思われがちな作業だからこそ「なぜやるのか？」をメンバーにしっかりインプットすることが大切です。
冒頭でお伝えした通り、今回の目的はパートナーの皆さんに安心して働いて頂く環境を整備することであり、その目的が腹落ちしていれば強制力ではなく自ら率先してルールを守る方向に組織が動いていきます。
対策３：徹底的にリマインド
とはいえ人間なので業務が多忙であったり、うっかりで忘れていて抜け漏れが発生するのは仕方ないことです。こういった抜け漏れを最小限するために有効なのはやはりリマインドです。
SHEではSlackの自動リマインド機能＋人力でのリマインドを駆使して、期日が近づいた際に抜け漏れが発生しないように定期的なリマインドを行なっています。
なお、pastureでは公式のslackアプリが提供されており、自分に関係のある発注や請求書の申請があると自分だけに通知されるため非常に便利です！（これがないとかなり辛かった、、、）
pastureを導入後に起きたこと
パートナーの方を不安にさせることが無くなった
「安心して働ける環境を提供する」という目的は達成できたと思っています。以前は毎月発注漏れ・請求漏れが発生していたのですが、pasture導入後はこういった抜け漏れがほぼゼロになりました。
管理業務が効率化された
元々は抜け漏れのチェックやそれにともなうコミュニケーションにかなりの時間を割いていましたが、この工数が大きく削減されて、管理業務の効率化が実現できました。
「pasture」という共通言語ができた
個人的に何よりも良かったことが「pastureやっておいて」という共通言語が社内に浸透したことだと思っています。サービス名が動詞化して、それだけでやって欲しいことが伝わるので、受発注に関する社内のコミュニケーションが円滑になりました。
今後の取り組み
先日pastureさんと共同で以下のようなプレスを発表しました。
両者が抱いていたフリーランスやクリエイターの方々が働きやすい環境を作りたいとの思いから生まれたサービスで、企業からクリエイター人材への発注が行いやすい仕組みを提供しています。
今後はSHEとして引き続きパートナーのみなさまに安心して働いていただける環境を提供することはもちろん、より広いスコープでクリエイター人材が働きやすい環境をつくっていきたいと考えています。
長文になりましたが最後までご購読頂きありがとうございました！
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