ガントチャートじゃ枠が足りない！複数の案件を抱えすぎな私の時間管理術
自営業で、地域活動もしていて、趣味の活動もしている。そんな私は関わっている案件が多すぎて、何をどこまでやったのか、今、誰の何待ちなのか、覚えていられない。また、ただすべきことをこなすだけではなくて「こんなこともしたい」「あんなこともしたい」という夢も多すぎて、それをパンパンな時間の中にテトリスのように詰め込んでいくのだけど、ポーンと緊急案件が入ってきたり、思いがけない事故のようなトラブルがあったりすると、それこそテトリスの長い棒が「縦」「横」「縦」って入ってきたみたいに、急にゲームオーバーになったりする（笑）
例えば、5月1日の時点で抱えているプロジェクトや企画はこんな感じ
通常の授業（国語の先生なんです）の準備とフォロー
企業さんに頼まれている教科書の制作
夏休みの読書感想文講座の企画
小学館、国語辞典の使い方の取材
文科省の事業、地域未来塾の地域でのスタートアップ
避難所運営協議会
学校運営協議会
友だちのパーティの準備
バンドＰのライブ準備
バンドＨのライブ準備
7月にある息子の結婚式準備
両親の遠距離介護 ← これが一番大変
これらの案件について、ゴールや期日に向かい、毎日何かしら進めないといけない。しかも、１つの案件の中でも、何種類も手続きがある。例えば、最後の「介護」だと、実際の介護の他に、ショートステイの手続き、特養の申請、実家の耐震対策、ヘルパーさんの手配、ケアマネさんとのミーティング、必要なもののネット購入、市への申請などなど。みんな、関わる人や施設が違うから、どこまで何の話を進めたのか、誰の何待ちなのかが違う。
ガントチャートじゃ欄が足りないのだ。
ちなみに、to do リストはこの本を読んで やめた
そしてやっぱり紙の手帳がやめられない
そんな私が落ち着いた時間管理の方法は、Trelloと 紙の手帳とマイクロソフトto doの3つだ。
Trello
Microsoft To DO
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app
抱えている案件を全部、Trelloのボードにする。
新しい案件が来たら、とりあえずボードにする。
そのカードの中で、何がどこまで済んだのか、誰の何待ちなのか、また取りかかってないことでやらなければいけないことは何なのか、リストを作り、ザクザクと入力していく。リストは縦一列にしない。
朝一でTrelloのボードを見て、まずは現状を把握。今日できること、進めておくべきことを選んで、それを紙の手帳に落とし込んでいく。
紙の手帳に落とし込む時には、それを実施する時間を確定する覚悟で書き込んでいく。ブロックするイメージ。その際、突発案件を処理する時間もブロックする、
紙の手帳には、すべきことのタイトルしかないので、細かい手順に分けたものを、Microsoft To Do に書いていく。終了したら消していくことが快感になるくらい、細かくする。この手順、例えば、来週も同じ作業をするかもしれない場合、つまり、繰り返す可能性がある場合、アーカイブしておいて、呼び戻して再利用する。そういう時のために、反省点もメモしてアーカイブする。
こんな感じです。複数プロジェクトを抱えている忙しいみなさん、みなさんはどんな工夫をしてます？
ぜひ教えてほしいです。