お祭り開催まで、どう準備する？ 前後を振り返る #用賀サマーフェスティバル
地域の方々、寄付金をくださった皆さん、運営メンバー全員の力をあわせた結果、用賀サマーフェスティバル2024は大盛況で幕を閉じました。
このお祭りの運営資金は、当日の売り上げならびにみなさんからの寄付で成り立っています。
寄付金は274名の方から頂き、その総額は、過去最高の4,253,100円にのぼりました。
本当にありがとうございます！！
当日のレポートは、こちらの記事をご覧ください。
この記事では、8月末の本番までやその後、どのような活動をしてきたのか。改めて振り返り、ご紹介します。
5月：キックオフ！ 定例ミーティング開始
3行まとめ
・学生メンバーとスクールパートナーの募集・面談を実施
・キックオフミーティングでセクション紹介とリーダー選出
・セクションごとの活動開始（懇親会、オンラインミーティングなど）
それぞれのセクション（お祭りの準備は、部門別に役割分担をして進行）のメンバーが決定！
東京組さんのオフィスをお借りして、キックオフを開催しました。
じつは、このキックオフが始まるまで、運営主体となる学生メンバーと彼らの運営をサポートする社会人メンバー（スクールパートナー）の募集ならびに面談が行われていました。
共催団体であるNPO法人neomuraの理事が、応募者全員とのオンライン面談を実施。
用賀サマーフェスティバルとはなにか、どのような心構えで参加してもらいたいかをお伝えしました。
キックオフでは、各セクションごとに自己紹介。そして、リーダーを決めて、いよいよ始動です。
顔合わせで懇親会を開催するセクション、Zoomでの定例オンラインミーティングを始めるセクション、活動内容はそれぞれです。
6月：コンセプト決定！ 企画を洗い出す
3行まとめ
・各セクションが企画の骨子固めと予算案を作成
・コンセプト「用賀ハイタッチ」を決定
・中間発表会で企画共有、用賀との交わりを意識
6月上旬。暫定でもいいから、各セクションの予算案を提出してくださいと経理セクションからお達しがありました。
まだ全然見えてないよ〜。そんな心の声が聞こえてきそうですが、この締め切りに向けて、各セクションでどのような企画をする予定なのか骨子を固めていきます。
毎回、東京組のオフィスをお借りして隔週で開催している全体会。
6月中旬には用賀商店街の小林理事長・杉本副理事長にお越しいただき、用賀の歴史や用賀サマーフェスティバルをどのように見守ってくださっているのか伺いました。
6月はクリエイティブセクションのメンバーを中心に、何度も打ち合わせを重ねて、今年のコンセプトが決定！
「用賀ハイタッチ〜まじわる、ひびく、つながる〜」
日常のコミュニケーションで使っているDiscordでも、コンセプトが決まるまでの過程が共有されていて、みんなでワクワクと見守っていました。
「用賀ハイタッチ」のコンセプトも踏まえて、それぞれのセクションで当日のメニューや企画を練り上げていきます。
運営メンバーのみんなが常に意識していたのは「用賀のまちと交わる」こと。
今年は、このお祭りがキッカケで用賀と関わるようになった学生が過半数を占めていました。
机上の空論にせず、実際に用賀のまちに足を運び、関係性をつむぎ、仲良くなり、応援してくれる方を増やすこと。できるだけ、用賀と絡めた企画を多く生み出そうと動いてきました。
そして、迎えた中間発表会。セクションごとに、どのような企画を立てているか共有しあいました。
正直、こんなにやるの……？ 間に合う？ 時間内に収まる？ 予算足りる？ と震えていたことを思い出します。そして、驚くべきことに、ほとんどの企画が実現したのです！
7月：寄付金の募集開始！ 用賀のまちと交わる
3行まとめ
・寄付金の募集、商店街での営業活動スタート
・各セクションが用賀の各地で活動（試飲会、お店ツアー、企画検証など）
・クリエイティブ作成・広報活動本格化
中間発表会をふまえて、各セクションの予算、どのようなお祭りになるかの輪郭が見えてきました。
いよいよ、用賀サマーフェスティバルの運営資金を集める営業活動もスタートです。
（用賀サマーフェスティバルは）毎年学生たちが有志で集まり、学生主体で開催しています。運営資金がゼロでスタートするため地域の方々、企業様から頂いたお金をもとに運営を行っており、皆様からの寄付がなければ開催することもできません。
スクールパートナー指導のもと、営業先のリストや用賀のマップを作成。町にくり出し、一軒一軒のお店をみんなで回ります。
「用賀を盛り上げたいから協力する」と力強い言葉をかけて、資金だけでなく、さまざまな資材や場を提供してくださった街の方々の応援が運営の力になりました。
バーセクションでは、商店街の方につないでいただいたご縁から、オリジナルカクテル「用賀サングリア」が誕生。よーがやでの試飲会を開催しました。
フードセクションは商店街のお店を回るツアーを実施。実食を通して、レシピの調整と試食会も重ねます。当日のメニューも確定したため、改めて予算の試算表を作成しました。
キッズセクションは水遊び企画の検証を、砧公園で実施。地域の子どもたちも誘って、当日どんな準備が必要なのかを確認します。
本番で大好評だった水遊び企画。じつは、どう安全性を確保するかが難航して、一度は企画自体がなくなりかけていたのです。
あきらめず、粘り強く検証・検討を重ねたメンバーのみなさん、お疲れさまでした！
ステージセクションの企画も確定して、出演者募集を始めたのも、7月のことでした。並行して、これまで出演いただいた方々からの問い合わせにも連日対応します。
環境セクションは、ゴミの少ないお祭りを実現するためのコンポストをどう作るかを検討。商店街の方に、コンポスト基材を提供してくださるお店を紹介してもらいました。
最終的に、長谷川材木店、WOODBERRY COFFEE、精米店からおがくず、コーヒーかす、米糠を頂きました。
また、フードセクションからメニューの共有を受けて、大量に出るであろうバナナの皮の処理方法についても検討を進めます。
インターセクションは、用賀にあるタンザニア大使館を訪問して、どのようなコラボレーションができるかご相談しました。
これらの動きのかたわら、クリエイティブセクション・広報セクションは後方支援を実施。
それぞれの告知チラシ・ポスターの作成、SNSでの日々の活動報告など、みんなが用賀サマーフェスティバルを知って、関わってもらうためにやりたいことは盛りだくさんです。
代表の大丸・副代表のわかながエフエム世田谷の収録に参加して、当日に向けた想いも語ってくれました。
7月末に開催された商店街主催のお祭りは、日頃の感謝を込めてお手伝いさせてもらいました。
じつは、7月中旬から後半は、学生たちのテスト期間と丸かぶり。本格的に営業活動や準備を進めたい時期と重なってしまい、思うように活動できないもどかしさもありました。
8月：準備も大詰め、そして本番へ
3行まとめ
・各種申請をミスなくやる
・各セクションの最終調整（制作物完成、買い出しなど）
・合宿開催、当日マニュアル作成
学生は夏休みに突入。エンジン全開で準備を進めていきます。
コアセクションは、各種申請をミスなく期日までにできるよう細かく動いてくれました。これがきちんと出来ていないと、そもそもお祭りを開催できません。本当にいろんな方が関わって成り立っていることを実感します。
クリエイティブセクションは、各セクションからの要望に応えるべく、奔走します。
さまざまな告知物も作成。
あの会場を彩った大きな手のオブジェは、資材を長谷川材木店さんから購入しました。
バーセクションで提供する「奥能登の白菊」を醸す、白藤酒造店の蔵元（白藤暁子さん）にもZoomで現地の状況などを伺いました。
お祭り1週間前には、いよいよ用賀駅でのポスター掲示もスタート。
キッズ・フード・ケア・バーなど、仕入れのあるセクションは、みんなで買い出しへ行ったり、備品の状況などを確認。ステージセクションは、出演者とのやり取りを進めます。
警備セクションは、当日の警備計画を立案し、備品を発注。
キッズセクションは、子どもたちが遊べる段ボールのお城をみんなで作りました。顔を合わせて共同作業をすると、一体感が高まります。
ケアセクションは、商店街のお店をまわって「ケアスタッフ募集」のポスターを設置させてもらいました。
参加できるメンバーで、鎌倉での合宿も開催。改めて親睦を深め、お祭りへの想いをお互いに伝え合う機会になりました。
セクションごとに、当日の動きマニュアルも作成。当日スタッフの方にもお手伝いいただくので、途中で来た方にもスムーズに動いてもらえるよう、マニュアルは欠かせないアイテムです。
開催前日・当日：トラブルは突然に
迎えた、開催前日。朝から、運営メンバー総出で設営です。
夕方は、準備期間中も何度もお世話になった用賀神社で、ご祈祷を受けます。そして、奉納していたウィスキーとジンジャーエールのおさがりを頂き、当日は「用賀ジンジャー」としてご提供しました！
メンバー紹介も、遅ればせながらInstagramにたくさん投稿しました。
当日は晴天に恵まれたものの、1日目の終了直後の大雨で撤収の仕方に混乱が生じたり、段ボールのお城が壊れてしまったり。
撤収の手順がマニュアル化しきれていなかったり。不測の事態もたくさん起きました。
みんなで助け合って、2日目も大盛況で終えることができてよかったです。
当日の様子は、レポート記事だけでなく、iTSCOM【地モトNEWS】でもご紹介いただいています。ぜひ、こちらもご覧ください！
9月：用賀で打ち上げ、お礼参りへ
3行まとめ
・反省会と打ち上げの実施
・寄付者への報告書作成、お礼参り
・セクションごとの打ち上げを用賀商店街でそれぞれ開催
お祭りの翌日、よーがやの前を通りかかると、朝から資材の片付けをする代表・だいまるとクリエイティブセクションリーダー・あるてぃの姿がありました。
その後も、残っている片付けが夕方まで続きました。あんなに毎日一緒にいたメンバーと、会う頻度が減る寂しさも込み上げます。
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9月上旬、ふたたび東京組さんのオフィスに集まり、みんなで反省会。
反省会の後は、お待ちかねの打ち上げ。「色紙交換」という嬉しいサプライズがメンバーのみんなを待っていました。
飲んで語って、お互いに色紙にメッセージを書きあって。打ち上げは夜更けまで続きました。
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9月の後半には、寄付をしてくださった皆様へ開催報告書を添えて、お礼参りをしました。これからも用賀に根づいたお祭りにしていきます。
また、用賀のさまざまなお店で、セクションごとの打ち上げも開催されました。応援してくださったお店のみなさん、本当にありがとうございます！またお邪魔します！
終わりに
どうすればみんなが意見を出しやすくなるか、運営メンバーみんなのモチベーションを一定以上に保つこと、顔を合わせて用賀の街に出ていくこと、運営資金を集めること、適切な発注量の見極め方、オンラインでのコミュニケーションの仕方、気持ちよくみなさんに関わっていただくこと。
準備から運営までの期間を通じて、本当にたくさんの学びがありました。
来年、用賀サマーフェスティバルは20周年を迎えます。その節目に向けて、もっともっと街に溶け込み、関係性をつむぎ、地域を盛り上げるお祭りにしていきます。
最後に、関係者のみなさんへご報告に伺ったときの文書から、来年に向けた決意の言葉を引用します。
来年の夏も、また会いましょう！
「用賀サマーフェスティバル」の開催当初から「学生主体」を合言葉に20年間経ちました。
しかし、その20年は決して「学生たち」だけのチカラで出来たものではなく、商店街さんはじめ、多くの地域の方々とのご協力や多大なるご支援、ご指導のお陰で成り立っています。
次回は20周年という大きな節目を迎えるにあたって、次の20年を見据えていきます。
コアコンセプトは、「学生主体から、まち主体へ」。
今年は「スクールパートナー制度」を作り、学生たちの主体性を重んじつつも、後方支援する地域のオトナたちが大活躍しました。
今後は、その境界線をさらに曖昧にし、今まで培った経験と、地域のチカラを統合させることで「まちのみんなでつくるお祭り」、つまり、みんなが楽しく自分事化できるような、サステナブルなお祭りづくりを目指し、真の意味で用賀というまちに貢献出来ることを目指し、これからも精進して参りたいと思います。
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