業務設計の進め方について考える
業務設計は、企業が新規事業を展開する際や既存業務を効率化するなど、事業を円滑に進めるために不可欠な要素です。
本記事では、業務設計の進め方について解説します。具体的には、業務設計前に情報を整理する「与件整理」、実際に業務を設計する「業務設計」、業務設計後の「運用・改善」における対応の流れを紹介します。
業務設計方法について
業務設計方法として、設計前「与件整理」、設計「業務設計」、設計後「運用・改善」の３つのパートに分けて進行します。
■設計前（与件整理）
業務設計者が発案者とは限りません。まず、なぜその業務の業務設計をするのかを理解する為、業務の目的やゴールを明確にし、業務の関係者や部門を整理します。
■設計（業務設計）
業務テーマから、業務手順まで詳細化します。その後は、業務手順を順番に列挙し、業務プロセスとして全体の流れが明確になるようまとめます。
■設計後（運用改善）
作成した業務プロセスの試行や、担当者へのトレーニングと普及、運用開始後のモニタリングと改善を行います。
STEP１：与件整理
①要件整理
最初にやるべきこととして、設計する業務テーマを詳しく理解し、その目的やゴールを明確にします。
②関係者の整理
業務に関わる関係者を整理します。 新規事業の場合は、想定される役割で体制を整理します。後の工程で業務を詳細化する際、関係者の目星が立っていると手止まりが少なくなります。
STEP２：業務設計
③業務の詳細化 ・ ④役割と責任の割り当て
業務設計における重要な対応です。各業務テーマを詳細に分解し、どのような手順で実行されるかを定義し、手順ごとに役割や責任を明確にします。ある程度完成したら素案として関係者のレビューを受けましょう。
※作業時間を短縮する方法として、当テーマをスキップして「⑤業務プロセスの作成」から作り上げるのでも問題ないです。
⑤業務プロセスの作成
業務手順を順番に列挙し、それらの関係性をマッピングします。業務プロセスとして全体の流れが明確になるようまとめます。ある程度完成したら関係者のレビューを受けましょう。
STEP３：運用・改善
⑥プロセスの試行と調整 （テスト運用）
業務プロセスを実際に試行し、問題点や課題を洗い出し調整を行います。
関係者からのフィードバックをもとにプロセスを改善し、業務のスムーズな実行を目指します。
⑦トレーニングと普及
新しい業務設計に関わる関係者に対してトレーニングを行います。
その際、トレーニングと合わせ、WEBマニュアルを作成しいつでも閲覧できる状態にしておくのがおすすめです。WEBマニュアルは、業務プロセスが変更されたらアップデートする必要があります。
⑧モニタリングと改善 （本運用）
本運用を定期的にモニタリングし効率性や品質の向上を確認し、必要に応じて改善を行います。モニタリングには管理者を立てるのが理想ですが、不在の場合、各業務の担当者が該当業務の責任者となり改善を行います。改善した内容は、業務プロセスの資料にも反映します。
