『マニュアル化』『ルーチン化』『思考の型をつくる』ことは大事。
仕事をするうえで、誰がやっても一定のクオリティのアウトプットを担保するためには、ある程度のルールを設ける必要があります。
いわゆる『マニュアル化』がそれにあたるのですが、似たようなことに『ルーチン化』『思考の型をつくる』というものもあります。今回は若干勝手な解釈を踏まえながらもこの3つについて書いていこうと思います。
誰がやっても一定のクオリティのアウトプットを担保するために行う施策で代表的なのは『マニュアル化』ですね。いわゆる『クオリティの標準化』や『作業手順』みたいなものです。MUJIの『MUJIマニュアル』は有名ですね。
なんとなく『マニュアル化』と聞くとネガティブにとらえる人もいるのですが（苦笑）、実はすごくクリエイティブな仕事だと思っています。
『マニュアル化』に向いているのは『再現性のあるルーチン作業』だと思います。個性や独創性はそこまで必要がなく、ある程度決まった流れの業務をマニュアル化することで初心者でもミスなく一定のクオリティでアウトプットすることができます。
マニュアルを作るには当然その業務を熟知していないと作れません。
そして誰が見ても理解できるようなわかりやすさや簡易性が必要です。
すぐれたマニュアルの場合は作業フローのみならず、成功のためのノウハウ（ある程度再現性のあるもの）までマニュアル化されているものもあります。これはある意味、長い時間をかけて熟練してきた人の集合知（ノウハウ/ナレッジ）を誰でも使えるということになるので、会社や個人にとってこんなにレバレッジが効く効率的なことはないですよね。
※さらにミスまで軽減されるということで一石二鳥。
そしてマニュアルは個人に依存せずにずっと継続されていくものです。
※担当者が退職したからといってなくなるものではありません。
このように万能感があるマニュアルですが、その業務に携わる人は何も考えずにマニュアルに記載されているフローをなぞるだけだと正直面白味も何もないでしょう。書かれていることをやっているだけなので、そこに自分の価値を見出すのが難しいからです。
※自己成長の機会も少なくなりますね。
・・なので、マニュアルに記載されている業務を行う担当者はそこに書かれていることの裏側やなぜそのような内容に至ったのかなどを考えつつ、自身でさらにそのマニュアルをアップデートできるようにしていこうという気概をもって業務にあたると良いかもしれません。
マニュアルに記載された仕事はやろうと思えば惰性でもそこそこな結果を残せてしまうので、仕事に対しての向き合い方がもっとも試される業務なのかもしれません。
実際に以前作られたマニュアルを何年たっても更新せずに惰性で繰り返している例はよくみます。制作した当初とは時代も変わって新しい効率化のサービスも現れたり、対象となるユーザーにも多様な変化がでてくるのですから、マニュアルは常に1年ごとに見直しをかけるべきですね。
昨年とまったく同じことが今年も繰り返されている、ということがないように。それだとなんの進歩もありませんので、昨年よりも工数が減ったとか、少ない人数でできるようになったとか、クオリティが上がる施策を追加した、などがないとマニュアルもどんどん陳腐化していきます。
D2Cdotの仕事は基本的には独創性の高いクリエイティブな仕事が多いのですが、できるところは極力マニュアル化すべきだと思っています。
※運用系の案件はとくにマニュアル化必須ですね。
マニュアル化をすることで無駄なミスが減り、効率化することで空いた時間をクリエイティブな仕事に使うことができるからです。よって、新規で業務にとりかかる際や既存業務の見直しを図る際には必ず「マニュアル化できるものはないか？」という視点からスタートさせるようにしています。
『マニュアル化』と似たようなことで『ルーチン化』というのがあります。これもすごく大事なことで、毎時間・毎日・毎週・毎月同じようなことをやることで、自分のなかに習慣づけることができます。
※元プロ野球選手のイチローとかもバッターボックスに立つ際に必ずやっているルーチン作業とかありましたよね。
例えば、僕は毎日必ず1～2回は数字の進捗確認を行っています。それくらいの頻度で確認をしても、実際に動いている案件の数は少ないのですが、このルーチンを繰り返すことで毎月・毎年どの辺で数字がどういう動きをしてくるのか感覚で理解できるようになってきます。
※毎日やっているので習慣化しており作業自体も全然苦痛になりません。
また、ルーチン化することで性格を変えたり弱点を克服することもできるようになります。自分が苦手だと思っていることを毎日あえてやることで、自分のなかにクセづけ（習慣化）するんですね。そうすると半年もたてば苦手だったことも『やって当たり前』の状態になるのです。
普段の業務（特に事務処理系とか）でミスやヌケモレが多い人はタスク表をつくって毎朝今日やる内容をチェックするとか、日頃の活動の一部をルーチン化すると良いと思います。『継続は力なり』ということで半年もたてばミスはなくなるでしょう。
※僕は現場で活動していたときに、評価面談で設定した内容の進捗を毎週チェックしていたりしました。
・・・でもこれ（タスクやスケジュール管理とか）って普通に案件ではやっていることですよね（苦笑）。
さらに『ルーチン化』と似たようなものに『思考の型をつくる』というものがあります。こちらは『手順そのままに作業をする』という取組みではなく、『目的のアウトプットをある程度成功率高く＆効率よくだすために、自分なりの考え方のフロー（型）をつくっておく』というものですね。
例えば企画を考えるときとかに、何となく自分の頭のなかの整理の手順などが決まっていて、その通りに進めると効率よくいいアイデアがでる、といったようなものです。『フレームワーク』で考えたりするような場合がこのパターンにあてはまります。『思考の型』はあくまで『考え方のフロー』なだけなので、最終的にでてくるアウトプットは人によって違うでしょうし、独創的なものでもあると思います。
『思考の型』をつくるにはとにかくフレームワークなどを何度も使いまくって、自分のなかにクセ付けするしかありません。何度も何度も繰り返すうちに、自然とその流れにそって考える癖ができます。
僕の場合はひたすら『ロジックツリー（ピラミッドストラクチャー）』『マインドマップ』『プロコンリスト（メリット・デメリット）』『KJ法』『フローチャート』『SWOT分析』あたりを使いまくっていたので、自然と頭のなかで使って考えるようになりました。
特に若いうちからこの『思考の型』をつくっていくと、あとあとラクになります。一度染みついたクセはなかなか抜けませんから。
『マニュアル化』『ルーチン化』『思考の型をつくる』の3つについて書いてきましたが、すべてにおいて大事なのは『継続は力なり』の精神です。
積み重ねた経験は自身の地力をつけるために大事なので、初めは小さなことでもいいので始めて、最低でも半年は続けてみると違った自分を見つけることができると思います。