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FigmaとZoomで超簡単！オンラインワークショップの運営ノウハウを公開します

よーた / Yota Suzuki

こんにちは。Design College 代表の鈴木（@yotaszk）です。

4月18日「Design College 完全オンラインワークショップ」を無事に開催しました。

詳しいイベントのレポートについては、Design College 運営のてっちゃんが公開したnoteをご覧いただき、このnoteではオンラインワークショップの運営ノウハウを公開します。そして、ぜひ参考にして、オンラインワークショップをしてみてください！

オンラインワークショップについて

本題に入る前に、Design Collegeのオンラインワークショップの概要はこちらです。今回のテーマは、新型コロナウイルスで起こった諸問題にデザイナー自身で何かを考えるきっかけになって欲しいという想いを込めて、このテーマを設定しました。

■ テーマ
「デザインで新型コロナを解決せよ」
新型コロナウイルスの感染拡大による影響は、留まる所を知りません。そんな社会への影響をあなたのデザインで解決してみませんか？

■ 開催日時
4月18日（土）14:00~16:00

■ タイムテーブル
14:00~ オープニング・概要説明
14:10~ 自己紹介・チーム分け
14:15~ ワーク
15:30~ 発表

■ 規模
10名（運営：4名を含む）

当日の運営は、共にワークショップをデザインした運営メンバーを配置し、僕はワークショップ全体の進行を行いました。全体を俯瞰し、進行具合の調整や各チームのサポートを担当しました。

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事前準備

では本題に。事前準備は以下の5つのことを行いました。今回は、②と③のFigma関連のことを取り上げます。

① ワークショップの設計
② Figma ワークシート作成
③ Figma 付箋コンポーネントをインポート
④ 運営でワークショップをリハーサル
⑤ 告知noteの準備

今回のワークショップ用に作成したワークシートはこちらです。Figmaの一つのアートボードを利用して、付箋を貼るスペースとアウトプットのワークシートを作成しました。

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あらかじめ手順を明確にしておき、オンラインワークショップ（ほぼ参加者が初対面）でも混乱なくスムーズに進行することができました。

また、当日は灰色ハイジさんが作成された付箋のコンポーネントをフル活用させていただきました！ありがとうございます😍

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（付箋コンポーネントについては以下の灰色ハイジさんのnoteをご覧ください！！）

当日の運営の様子

事前にワークショップ参加者にZoomの集合場所を連絡し、当日はZoomに集まるところからスタートしました。Zoomにてワークショプの概要や参加者の自己紹介を済ませ、各チームに別れて作業開始 💻

本来は、Zoomの部屋分割機能「ブレイクアウトルーム」を使いたかったのですが当日のトラブルにより、念のため用意しておいた「Whereby」に別れてテレビ電話を繋ぎながら、各チームごとに用意したFigma内のページで作業をすすめます。

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ワークショップ中の様子

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全員が見れるように同じFigmaで実施

ワーク終了後は、Zoomに再集合し、スムーズに発表を行うために一人が画面共有をし、各チームの代表者に発表をしていただきました。

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当日やってみた知見・やった方が良さそうなこと

ここからは一部ですが、当日やってみた知見、今後やった方が良さそうだなと思ったことをまとめます。

① 代替え手段を用意することの重要性
オンラインワークショップでは、テレビ電話がトラブルで使えないとコミュニケーションができません。今回、Zoom以外にも別のサービスを用意しておくことで、トラブルを乗り越えました！

② 参加者のWi-Fi環境の確認
参加者の中に自宅のWi-Fiがない方がいたため、Figmaに入れない方がいました。チームリーダーの臨機応変な対応（画面共有＋Figmaを使わない役割の分配など）で乗り越えましたが、改めて参加者のWi-Fi環境の確認は大切だなと感じました。

③ 少し余裕ある時間設計を
運営メンバー同士でもコミュニケーションがSlackだけになり、ワークショップ中に取りにくいと感じることがありました。急遽、休憩時間を合わせて、中間地点で各チームのリーダー同士が話す時間を設けることで、足並みを揃えることができました。

④ オーバーリアクション気味に
カメラ越しでは、表情や音声が伝わりにくいので、オーバーリアクション気味に表情を動かし、声もしっかり出すことがおすすめです。さらに、リモート環境に慣れていない参加者に対して、表情や音声について一言アナウンスをすると雰囲気がさらによくなったかもしれません。

⑤ アンケート回収率100％！！！
オフラインのイベントではなかなか改修しにくいアンケートも、Zoomでリンクを送信するだけだったので、アンケートも回収率が100％という奇跡も起きました。運営者にとっては次回に生かす、オンラインならではの良さかもしれません。

運営してみた感想とまとめ

オンラインワークショップを実施してみて感じたのは、Figmaの可能性と少しの工夫でオンラインでも色々なことができるということでした。最後に一緒に運営してくれたメンバーの声も紹介しておきます！

今回は、僕だけが唯一俯瞰でみていたのですが、どのチームもオンラインということを感じさせないくらいアツい議論が行われているのが印象的で、とても刺激的な時間でした。

そして、このオンラインワークショップの活動をDesign Collegeは今後も継続します！第2回も近々お知らせしますので、ぜひ興味のある方はTwitterをフォローの上、お待ちください！また一緒に何かやりたい！などありましたらTwitterのDMまで。

最後に、まだイベントのレポートをご覧になってない方はぜひこちらもお読みください💡


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よーた / Yota Suzuki
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