ドキュメントが作成されない問題を考えてみる

会社にドキュメント類が一切残ってなくて、過去に何をやっていたなどの情報が無い、人が辞めたら積み上げたノウハウも一緒になくなる・・って皆様も経験ありませんか？

何故このような事が起きやすいのでしょうか。

作成されない原因を考えてみよう

いくつか考えられるのですが、こうなってしまう原因のうちの１つがこれだと思います。

ドキュメントを作成してもあまり評価されない

これ、結構多い話で、ドキュメントって「成果物」な筈なのに、作っても評価されない事が非常に多いんです。

「私はこんなドキュメント作りました！」って言っても「あ～そうなの？ありがとう」で終わっちゃう事が殆どなんじゃないでしょうか。

こうなってしまう原因として、評価する側も以下の情報がないと把握しにくかったりするんです。

・誰が作った資料なの？
・どう使われてるの？
・誰の役にたってるの？

つまり、評価していないのではなく、作ったドキュメントがどのように活用していけばいいかが伝わってないケースが多いんですね。

アピールが解決のカギ！？

なので、ドキュメントを作ったら、例えば以下のようなアピールをする事が大事だったりします。

・多くの人に作った事を伝える
・多くの人がアクセスできる場所に置く
・この資料にどんな効果があるかを伝える

ちなみに効果なんてもんは、自分なりに好きに理由付けすればOKです。

「この資料でサービスレベルがあがる」とか「間違った情報の流出を防止する事ができる」みたいに何でもいいです。

それっぽい根拠を用意して、少しだけ話を膨らませてください。嘘ついてなければOKです。

なんでもいいから、何のための資料か「理由付け」をしてくれれば、評価もしやすいし、あなたのドキュメントを他の誰かが活用してくれる事もあると思います。

最後に

まとめると、ドキュメントを多くの人が見れる場所に配置する、そして作成した事をアピールする。これが重要です。

これが少しずつ文化になっていけば、「会社の資産」としてドキュメントが残る文化が少しずつ進んでいくのではないかと思います。