ビジネスマンとして、大事だけど結構な人ができていないこと Outlook編
社会人になって10年経ち、メンバーの育成やマネジメントをする立場を経験して思うことがあります。それは、整理する能力は人によってかなりばらつきがあるということです。
その整理能力の差が出る最たる例が、Microsoft Outlookのメール仕分けに出ると、勝手に思ってます。
前のnoteでも書きましたが、レスの早い人は信頼を得やすいです。メールはその最たる例だと思います。忙しい人たちほどレスが早いと言われています。
でも即レスできない人って世の中に多く存在します。中には、メールをよく見失う人もいます。
そういう人の共通点は、
1．「MECEではない」
2．未開封メールが大量にある
の2点です。
1．「MECEではない」
▼MECE（みーしー）とは？
https://ja.m.wikipedia.org/wiki/MECE
仕分けルールではMECEにしてなるべくアーカイブが同じフォルダにまとまるようにデザインする必要があります。ただ整理できていない人たちはあることをします。
それは、「差出人で仕分けする」ことです。
差出人で分けると、ToやCcに多数入ってラリーが入り乱れるメールの場合、同じ会話が送信者によって別のフォルダに格納されてしまい、煩雑な管理となります。
また差出人ごとに優先順位をつけることも覚えづらく、その結果メールを見失います。
あとメーリングリストが多い社内向けメールは特に、ぐちゃぐちゃになります。
＜解決策＞
「差出人」ではなく、「宛先」のメーリングリストで管理すると、MECEでかつ優先順位も覚えやすいので整理しやすいです。
まずは自分が登録されている全てのメーリングリストを洗い出します。
そして、下記の4つの中にそれを入れていきます。
1.To Me：自分との距離感が最も近い、というか自分宛のフォルダです。この下の階層には何もなくて良いです。宛先に自分が入れられている場合は、ここに仕分けされるようにします。
2.To 部署：自分との距離が次に近いグループがこのフォルダにあたります。（東京営業グループ）
自分の部署内で多数メーリングリストがある場合は、この下の階層にフォルダを作成して仕分けされるようにしましょう。
3.To 部（部署の集合体）：営業グループの親階層組織に向けたメーリスはこのフォルダに当たります。（国内営業部）
4.To 事業：全社的な内容で、職種に関係なく送られるメールを仕分けるにはこのフォルダが良いですね。（トラベル事業）
どれも見ないといけないのですが、相手がどのグループにまで情報共有をしているのか、その中で自分がどういう優先順位なのかもわかるように整理できます。また自分宛からしっかり見れるようにすることで抜け漏れが防止できます。
2．未開封メールが大量にある
結構未読メールが溜まっている人多いですね。ただこれってあまり良くなくて、新着メールがどのフォルダに入ったか判別がつかなくなるんですね。そうすると、メールをもらってからの初動が遅れるので、よくないです。
＜解決策＞
見ないといけないフォルダのメールは全て読む。見なくても良いけど送られてくるメールに関しては、既読対応する。
フォルダを仕分けできたことで、最優先で見ないといけないもの、優先順位を下げて斜め読みできるものなどがフォルダでわかるようになります。
また、見なくても良いけど送られてくるメールに関してもフォルダで別に管理することで、本当に見なくちゃいけないメールをきちんと整理することができます。フォルダの上で右クリックすれば、「フォルダ内の未読メールを全て既読にする」というアクションもあるので、見なくてもいいけど送られてくる未読メールを減らすこともできます。
つまり大事なことは、フォルダ仕分けがそれだけ細かく出来ていることで、フォルダを開く時にメールに向き合うスタンスを調整できるようになるのです。
ちなみに私の会社のメールもOutlookを採用しているので、下記のようなフォルダ仕分けを私はしております。
フォルダ名にナンバリングすることで、構成も理解しやすくなります。
そして、以上のことを対応する上で重要なことがあります。
それは、なるべく最初にこれを行うことです。w
あなたの部署に人が入った時に、必ずOutlookの仕分けをチェックするようにしてください。Outlookの仕分けは、人の指導が入りづらいブラックボックスです。
例えるなら、う●こしたときのお尻の拭き方のようなものです。w
誰からも教わっていないので、みんなと同じ方法だと思ってやってたら、実はとんでもない方法でお尻を拭いていたみたいな感じです。w
そしてOutlookはメール受信を開始してから仕分けルールを劇的に変えると、慣れるまでどこになにがあるか旧新仕分けルールが混在して混乱します。新入社員が入った時に、ぜひ最初に対応してあげましょう。
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