基本の「き」シリーズ(2)~「言う」と「伝える」は違う

どうも。Retty株式会社、アプリチームのYoshiDです。
前回に引き続き今回も、これまで学んだ社会人の「基本の『き』」をアウトプットしていきたいと思います。
今、インターンをされている方や新卒で働いている方に参考になれば嬉しいです。
ちなみに前回は「タスク管理」についてでした。

今回は「コミュニケーション」の基本についてお伝えします。
特に「相手への最初のやり取り」にまつわるノウハウに着目しています。
僕も初めのうちは、伝えることができずに仕事のスピードも遅くなってしまいました。
回り道をしながら改善を続け、今ではスムーズなコミュニケーションができるようになりました。
是非参考にしてみてください。

1)コミュニケーションの質が上がるとみんながHappyになる！

仕事では多くの場合、自分以外のメンバーと関わりますね。
誰しも毎日、会話やチャットツールでのやり取りが膨大な回数されていることでしょう。
だからこそ、一つ一つのコミュニケーションの質を上げる必要があります。
なぜなら仕事の大部分を占めるコミュニケーションは、お互いの生産性やチームへ少なからず影響を与えるからです。
(効果的でないコミュニケーションは減らしたいですよね。)

今回はそのコミュニケーションについて、僕が独断と偏見で整理した「理解しておくべき点」と「最低限意識すべき3点」についてまとめました。

2)「言う」と「伝える」は違う！

「それ言ったじゃん」と思ったことがある人が多いのではないでしょうか。
僕も実はそうでした(笑)
でもその場合、多くのケースで相手に「伝わって」いなかったんです。
たとえ実際に言葉やチャットで「言った」としてもです。

辞書的に言うと

 「言う」=「言葉に出す」「伝える」=「言葉などで知らせる」

となります。
つまり「言う」は相手に「伝える」ための手段でしかないのです。

では実際にどうすれば「伝える」ことができるのか、有効なコミュニケーションになるのか、僕が普段意識している3つのことについてご紹介します！

3)「伝える」ための3つの基本

①伝える内容を自分が1番理解しよう！
伝えたい内容にもよりますが、「いつ」「何が」「どう」なっていて、それが「なぜ」か簡潔に説明できると相手に伝わりやすい場合が多いんです。
そのためにも伝えたい内容を自分が1番理解しておく必要があります。

そこで必要なのがロジカルシンキングです。
ここではロジカルシンキングについて割愛させてもらいますが、「マッキンゼー流 入社1年目問題解決の教科書」が秀逸な1冊でしたのでおススメします。
僕もこの本を読んでロジカルシンキングの大切さを認識しました。

マッキンゼー流 入社1年目問題解決の教科書

是非、一読してみてください。
まずは何を伝えたいのか、自分がしっかりと理解することが大切なんです。

②相手に期待するActionを明確にしよう！
次に相手に期待するActionを明確にしましょう。

・「確認」してほしい・「報告」を認識してほしい・「依頼」したいetc...

Actionについては最初に伝えるのが良いと思います。
また「いつまでに」それが必要かも明示してあげましょう。
僕はこれを実行し始めてから、一気に無駄なコミュニケーションが減りました！

Actionが明確で無い場合、相手は「言いたいことはわかった…で、私はどうするの？」となります。
その結果、無駄なコミュニケーションが増えてしまいますね。
例えば「明日15時までに〇〇していただきたいです。というのも…」
という感じです。
「…」の部分には①で整理した内容を入れれば良いですね！

③関係者がアクセスできるところにログに残す！
そして上記のやり取りはログに残しましょう。
後々「言った、言ってない」等の無駄なやりとりが発生しないように、会話だけで済ませるのは基本的にやめたほうが良いです。

また、必ず関係者がアクセスできるところに残しましょう。
例えば、関係者がいるチャットのチャンネルや、普段チームで使っている議事録などです。
冒頭でも言ったように、皆さん毎日膨大な量のコミュニケーションをしていますよね。
そして残念ながら人間は忘れる生き物ですよね…
(ログを残しておらず失敗したことが何度もあります…)
関係者が複数人いるところでやりとりする方が、認識の齟齬や抜け漏れが発生しにくくなります。

4)おわりに

今回は特に「最初の伝達」で意識することに着目しましたが、上記が意識できるとそれ以降のコミュニケーションもスムーズになるはずです。
「相手に伝えることが苦手だな…」と感じているあなた。
まずは上記の3点を意識してみてはいかがでしょうか？
ありがとうございました。