「事務・秘書代行」「ひとりお留守番事務員」って具体的にはどんなイメージなの？
本日もご訪問いただき、誠にありがとうございます。
私は事務・秘書代行として独立して2023年2月で丸7年、現在8年目に突入しています。
今でこそ、事務・秘書代行という言葉は、耳にしたことがある方も多いと思いますが、私が独立してそれを始めたころは、横並びの競合というのがほとんどいませんでした。
そんな中、どうやって事業を運営してきたかというと、
サラリーマン時代、自分がしてきた経験をもとに体当たりで必死にやってきたという他ありません。お恥ずかしながら。。。
そこで、今回はその経験が具体的にはどんなイメージなのか、
自分のやってきたことの総たな卸しを兼ね、ちょっとお話したいと思います。
少しでもご興味を持っていただけたらうれしいです！
他人の冷蔵庫とキッチン
皆さま、他人のご家庭のキッチンでなんらかお手伝いをしたことはおそらくおありでしょう。
その時、どんな感じがしましたか？
（読まれている方が男性の方なら、どなたかの徹底的にチューンアップしまくった自家用車を代わりに運転することになった場合・・などでしょうか）
勝手が違うので、どこに手を出して、どこまでお手伝いしたものか、
できないわけじゃないけれどとまどって手をこまねいてしまった経験があるのではないかと思うのです。
事務・秘書代行も、もっといえばひとり事務員さんも（後者の場合が顕著だと私は思っています）、これと同じような感覚に最初は陥ると思います。
つまり・・・
自分のホームのキッチンや冷蔵庫なら、自分がいつも使い慣れた調味料やお鍋類、使い勝手のいい食材が入っていますよね。
ですが、ひとたびアウェー（他人様のご自宅）に出てくると、
キッチンや冷蔵庫はそのご家庭（奥様、もしくはそこのご家族様）の使い慣れたそれであり、そこではその素材を利用して現在のそのご家庭のパフォーマンスや品質を保持しているのです。
この個人のご家庭での理屈は、事務秘書代行でもひとり事務員さんでも変わることはありません。
というのは、今までは社長さんおひとりが「台所」まで仕切っていたということですから。
備品類の在庫から何をどのタイミングでどの業者から仕入れるか、決まっている型番の商品があるとすればどれで、その支払いはいつのタイミングでいつまでにどの口座にお金を入れておくことが必要か・・・etc
これって、個人のご家庭の生活やお財布事情などとよく似ていませんか？
大事なのは”自分の快適な環境を創る”ことではない
ご説明してきたことから想像いただけるのではないかと思うのですが、
重要なのは【いかにその場にあるもので今まで自分が”通常で安定したペストパフォーマンスをあげてきた環境”と同じような場を作ることができるか】が、問われているんですよね。
例えば、調味料。
自分の家で使っているのがヤ〇キの白だしだとして、先方に入ってみたら白だし自体がなかったとか、よくありますね(;^ω^)
料理の話がわかりにくい！という方は、使っているPCのOSが自分はWindows11だったのだけど、先方は10だったとか、Macだったとか。
こんな場合、あなたならどうするでしょう？
私が今使っているのはヤ〇キの白だしで、この料理を作るのにはそれがベストなので、買ってきます！といって購入してきて仕事を続けますか？
それもなきにしもあらずかもしれないですが、足りないものをいちいち買い足していてはきりがありません。お金がかかるものであればあるほど現実味がないですよね。
その場にあるもので代用して、同様の味を再現しようとするでしょう。
もしくは、いつも使っている人に質問し、さじ加減や調理時間などを必要に応じ確認して再現するなどされると思います。
事務代行・秘書代行や、ひとりお留守番事務員さんの仕事も非常にこれに似通っていて、最初は仕事のごく一部から受け、その業務をならし、耕しながら徐々にその周辺の状況も併せて把握していきます。
そうすると、ジグソーパズルのようにある程度のピースの塊が複数できてくるので、それをさらにつなげるポイントを探りながら完成領域を拡大していく、そんなイメージです。
それを繰り返していると、パズルが完成するように普段の業務の流れの全体を把握できるようになり、いったんは”このご家庭の味”を”このご家庭の環境で再現することができた”という状況に持っていくことができます。
そうなのです。まず第一のキーワードは【再現性】です。
これまで誰かひとりの頭の中や感覚に頼っていたものを、引継ぎ、少しずつそのひとり以外の人たちが再現していくこと。
それが事務代行・秘書代行、ひとりお留守番事務員さんの最初で非常に大きな一歩であると言えます。
再現性を達成することは【代替性を創出する】こと
これまで見てきたように、
ひとつの業務を引き継ぎ、それを再現するということは、もともとその業務をやっていた方からすれば、【代わりにできる人ができる】ということになります。
第二のキーワードは【代替性】です。
つまり、万一ご自身がその業務に就くことができない事情が出たとしても、ある程度の品質を落とすことなく、代わりにやってくれる人がひとり増えた、ということであり、会社規模が小さな会社であればあるほど、その一歩は非常に大きな一歩となるのです。
ひとつ代替性を創出することができれば、
その業務は周辺業務とも密接に関連していることが非常に多いため、
さらにひとつ、ふたつ、と、代替性の創出に連鎖が出てきます。
結果、ひとりきりでやっていた方の手はその分空けることができるようになり、別な業務のために頭と手を使うことができるようになります。
これだけで終わりにするのではなく、【代わりにできる人】を引き続き増やしていくことで、会社全体に少しずつ余裕が出てくる状態にすることをお手伝いできるのです。
最終的にそれらは【お客様のため】に繋がる
ここまで読んでいただくと、
勘の鋭い方は、社内でのバランス調整だけの話ではない、もっと対外的な視点に繋がる話なのだとわかってきているのではありませんか？
そうなのです。
再現性、代替性をひとつずつでも創出するということは、
社内のワークライフバランスを保ち、スタッフさんが長く安心・安定して働くことができる環境を整えることになることはもちろんそうですが、
そうすることにより、対外的な評判や品質を落とさずに、業務を拡大していくことができるということにも繋がっていくのです。
最初はベイビーステップかもしれません。
しかし、
継続してあなたが自分に任されたお仕事の再現性・代替性を実現すればするほど、あなたがお手伝いしている会社の品質が安定し、業績がUPし、拡大していく・・・となったらどうでしょうか？
とんでもなくうれしいことじゃないですか？(*'▽')
おわりに
このような流れで、その会社に貢献することができる、秘書代行・事務代行、ひとりお留守番事務員さんのお仕事。
最初の一石は、ほんの小さな頼まれごとかもしれません。
しかし、その頼まれごとにきっちりお応えできれば、信頼は高まり
社内では公にできづらい仕事を依頼されるという流れに繋がっていきやすいです。
それが、
社長のスケジュール管理に傾けば、秘書のお仕事が増えるでしょうし、
社内で明らかになってほしくない数字に関することであれば、事務のお仕事につながりやすいです。
ですので、最初は社長のスケジュール管理の依頼であるとか、
領収書管理の依頼、名刺管理から入りやすいという事情はあります。
とくに、ひとりお留守番事務員さんは、それこそ社長と同じで代替性が最初はありませんので、できればそのお悩みをひとり抱え込まずに、相談できる場所があってほしいなと切に願ってやみません。
ここまでお読みいただき、誠にありがとうございました。
もし、ここまでよみすすんでいただいた方の中で、事務代行・秘書代行のお仕事に興味がある、という方や
自分がひとりお留守番事務員で、仕事のもやもやの相談先がなくてつらかった、という方が
おられましたら、
そんな方々に今後相談の場や、お仕事に関してのお役立ち情報を発信する場として下記公式アカウントを整備していっております。
よろしければ、ご登録いただけましたら大変幸いです。
〇PCの方はこちら↓
〇スマートフォンの方はこちら↓
8月ももう30日ですが、まだまだ暑い日が続いております。
皆さま、お健やかに次の記事でお会いできますことを楽しみにしております！
本日もお読みいただきありがとうございました！
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？