「みんなができる」を作るまでの道①

こんにちは、西荻ぷれまのイシイです。

先日、「仕組みづくり」についてレクチャーを受けました。

ぼくはいつか

みんながチャレンジし続ける社会

を作りたくて、そのために今までは

・僕自身がチャレンジして、その経験談を楽しそうに話す

・「これしたい！」というひとと会って、一緒にそれに挑戦したり、その人のお手伝いをする

という方法で目指す社会に向けて活動してきました。

そして先日、気づいたんです。

からだがいくつあっても全然足りねぇ！！

僕ができることにも、僕が実際に会ってチャレンジを応援できる人数にも

限界があります。

そこで、

ぷれまメンバーの北村さんに

「多くの人が同じようにできるようにするにはどうしたらいいの？」

と聞いてみたら

「仕組みをつくればいいよ」

とサラっと言われ、「？？？」となっていたら

「じゃあ仕組みの作り方を教えてあげる」

と、その場でレクチャーしてくれたので、ここでまとめてみます。

ちなみに今回の「仕組みつくり」レクチャーのお題は

ぷれまのメンバーそれぞれが、ぷれまでの仕事やプライベートで抱えている

「タスク」や「やらなきゃいけないこと」について気にかけて

目標達成までサポートする

「気になる研究所（通称「きにけん」）」という活動についてです。

1.作りたい仕組みやその目的について書きまくる

北村「まず、きにけんについて思うことを書きまくってみるところからスタートしよう。」

イシイ「？？・・はい！」

ということで、「きにけん」について

・現在なにをしているか

・いつやっているか

・どんなことを大事にしているか

など、全体的なところから

・「イシイはいじられるとやる気が上がる」

など個人の特性といった細かい点まで、とにかく書き出しました。

書き出すときの大事なことは2つです。

ネガティブなところは特に多く書いて残しておく

大事そうなところに印をつける

1-1ネガティブなところは特に多く書いて残しておく

ある活動をだれもができる「仕組み」にするためには、

だれもが引っかかりそうなポイントを見つけ、

そこを無理せずこなせるような手順にすることが重要です。

ここでは

・みんなスマホをあんまり見てない

・現状の「きにけん」はただ進捗を質問しているだけ

・メンバーが「きにけん」にチェックしてほしいことを書かない

などが出ました。

あとで具体的な手順に落としていくときに、これらのポイントが

無理なくできそうであることが、良い仕組みの条件になってきます。

1-2大事そうなところに印をつける

「ここはこの活動のうえで外せない」

「これができる事がぷれまにとって大事そうだ」

というところに印をつけます。

いくら無理ない活動の手順がイメージできても、それが

中身のない、目標に向かっていないものだったら台無しです。

今回のレクチャーでは、きにけんは

・相手に合わせた声かけをする

・そのタスクの重要性を伝える

ということが大事であることが分かりました。

2.目的達成に必要な「仕組みに大事な要素」をしぼる

北村

「書き出してみたことで、きにけんの目的はわかった。

つぎは、この目的が達成されるためには何が必要なのか見てみよう」

石井

「なるほどっ・・！？」

ということで

「1.作りたい仕組みやその目的について書きまくる」で見つかった

いくつかの要素を抜き出してみました。

「きにけん」のばあい、大事なことは

相手のタスクややらなきゃいけないことについて

・「これってどういうこと？」というタスクの明確さ

・「これ、どれくらいやり切りたい気持ちなの？」というやる気

・「やらなきゃいけないことが多すぎてできない・・」という挫折防止

・「それ、やり切ると/やらないとどれだけ影響が出るの？」という重要度

の四つの要素が

「きにけん」がみんなの活動の実現をサポートする上で大事であることがわかりました。

3.「その仕組みを使う人」や「その仕組みを使っている人をみている人」になりきってみる

北村

「うんうん、きにけんで気をつけなきゃいけないところと、大事なところがしっかり出てきたね。
じゃあ、実際に使ってるシーンを想像してみよう。」

石井

「ふむ、、（なんか少しずつ形になってきてる気がする！？）」

ということで、「きにけん」を使っている人やその周りの状況を書いてみました。

当然ですが組織には、既に使われているシステムや

言葉になっていないけど「みんなそうしてる」みたいな文化

組織が目指している目標などがあります。

新しい仕組みが、これらの役割と重複していたり

「これ以上はメンバーにとって負担だ」となったりしたら

いくら良くても使ってもらう仕組みにはなりません。

使ってもらい、さらに良くなっていく仕組みにするためには

ほかの仕組みたちと仲良く共存したり

もし古くて使われていないものがあったら廃止して新しいものに置き換える

などの交通整理が重要です。

「きにけん」でいうと、ぷれまに根付くカルチャーや

現在使っている「slack」というチャットツールとの相性が良く、

想像するメンバーみんなが「気持ちよく使っている」のが大事です。

ということで、教わった「仕組みづくり」についてざっと書いてみました。

これからきにけんを運用していって、仕組みをメンテナンスしたりしていくので、

そこでの学びも書いていこうと思います。