校務のDX化

１　授業の活用を推進するためには、、、
授業での活用を進めるためには、校務の文書をGoogleWorkspaceに置き換えるのがよいと考えています。先生方が「使わざるをえない」状況になることで、「使いやすさ」「変わらなさ」「便利さ」を実感してもらうのです。

GoogleWorkspaceを校務で活用することによって情報の即時共有や手順の統合の良さを実感することができます。そして、アプリケーションの活用にも慣れることができます。これらが授業での活用にもつながっているのだと思います。

２　校務のDX化
これまで職員室内のサーバーで取り扱っていた情報のうち、生徒や職員の個人情報に関わらないものをクラウドに移行し、GoogleWorkspaceで編集を行います。「〇〇の教育（各校これから作りますよね、、、）」、「職員会議の提案文書（基本的に全部）」を移行する準備を昨年１１月から進めています。

従来、一人一人に分担され、提案物として完成するまで見えにくかった業務内容を共同編集することによって、タスク管理が改善され、必要に応じた支援もよりしやすくなります。

また、小中での情報共有もスムーズになります。勤務校は小中が隣接する恵まれた立地ですが、校舎が別だと情報のやり取りは何度もステップを踏まなくてはいけませんでした。クラウドを利用することで、確認と修正、完成までを一気に進めることができます。

プロセスをDX化することのメリットは多々あります。メリットは提示しつつ、従来の方法と共存する形での提案を考えています。職員室の一部の人間だけが納得しているのではなく、全員が納得したうえで進めることが結局は最も効率のいい方法です。

３　終わりに
DX化によって、これまでの編集過程における様々な作業の統合・省略が行われ、業務の効率化を図ることができます。次年度より、年度中であっても適宜、必要な箇所の修正・編集が可能となります。

また、それぞれのファイルなどは、市から貸与されたドメインを持つ職員用Googleアカウントからのみアクセスが可能です。よって、外部に内容が漏れることは基本的にありません。もちろん、人間がすることなので、ヒューマンエラーが起きないように情報資産の管理には万全を期します。

実はこういった情報セキュリティの考え方やそもそもGoogleWorkspaceの活用方法などを研修する時間が学校にはあまりありません。ゆえに、DX化による業務を進めながら自然と考える機会を設けていくことが大事だと考えています。