GoogleDriveのPDFコメント機能で職員会議を効率化！短時間で多様な意見を学校運営に反映しよう！
以前、職員会議の資料をデジタル化するための、5ステップをまとめたnoteを公開しました。
記事の公開後から現在まで、多くの方に見ていただいています。一方で、
・データ管理がうまくできない
・PDF化までで精一杯
など、様々な反応もいただきました。
最終的には、前回の記事で示したレベル5まで至るのが望ましいと考えていますが、そこに至る前の段階や、レベル5で必要なGoogle系のツールへの乗り換えに時間がかかる場合のつなぎとして、今回の方法を紹介します。
PDFにコメントする機能を活用することで、職員会議を効率的に運営していきましょう！
・レベル3までいったけど、そこで止まってしまっている
・レベル3から4へのステップが難しい
と感じている方や、
・職員会議がやたらと長い
・会議で意見が反映されない
と悩んでいる方にも、ぜひ読んでいただければと思います。
（１）使用する機能
今回使用する機能は、GoogleドライブのPDFに対するコメント機能です。
GoogleドライブでPDF資料を共有すると、閲覧者(コメント可)・編集者の権限を持つユーザーが、コメントを残せるようになります。
編集者の権限を持っているユーザーは、コメントへの返信や解決ができます。
このコメント機能を使って、会議前や会議中にでた質問や検討事項を入力することで、会議の運営を効率化することを目指します。
紙の資料をスキャンした資料では使いにくいので、職員会の資料がPDFになっていることが前提です。
前述のnoteで言うとレベル3以上ということになります。
（２）職員会議の流れ
・事前に資料配布
効率的な職員会議を実現するためには、会議資料を事前に配布し、関連する職員が会議前に内容を確認することが不可欠です。
会議当日や直前に資料を受け取っても、十分な確認時間が確保できないため、理想的には前日、あるいは3日前には資料を共有することが望ましいです。
また、資料の質の向上も重要です。担当者の説明がなくても、資料だけで内容を理解できるレベルでなければなりません。
一部には「学校現場では当日に口頭で説明すれば資料は適当でも問題ない」と考える人もいますが、これが会議時間の延長につながっています。
資料が事前に配布され、全員が会議までにそれを確認する状態を作り出すことが、効率的な会議運営には欠かせません。
そのためには、口頭説明がなくても内容を把握できるよう、資料の質を事前に高めておくことが求められます。
・事前にコメントを入力
会議資料が共有されたら、関係する職員は事前に資料を確認し、気になった点について質問事項や検討事項をコメントしていきます。
そしてここがポイントなのですが、会議までにもらった質問や検討事項に対して、担当者が事前に回答しておきます。
こうしておけば、会議前の段階で
・疑問点が解消
・検討事項の洗い出し
が可能になり、効率的な職員会が運営できます。
また、答えるのが難しい質問や検討事項が出た場合でも、会議までに時間があれば、会議当日までに関係する職員と協議して、結論を出しておくことも可能です。
職員会議の場で、様々な職員が自分の意見やお気持ちを表明している間に論点がズレてしまい、結論が出ないというような状況を防ぐことができます。
また、鋭い視点やいい意見を持っているのに、会議時間が伸びることを避けるために、あえて意見を言わない職員からの意見も集約できます。
職場によっては、一部の声の大きい職員が会議の中で一方的に意見を述べ、その他の職員の質問や意見が十分に反映されないこともあるでしょう。
しかし、コメント機能を使うことで、会議前に多くの職員から多様な意見を集めることができ、担当者も会議までに準備をすることができるようになります。
・当日出たものを全体で確認
会議効率化のポイントは、事前準備の徹底にあります。
Googleドライブのコメント機能を活用して質問や検討事項を事前に集約し、会議当日はそれらに対する回答に専念することで、大幅な時間節約が可能です。
会議中に出た疑問点や検討事項についても、コメント機能を活用して質問を集めることで、会議後の振り返りも容易になります。
また、事前に会議資料を確認し、コメントを残す文化を根付かせることで、当日の無駄な質問を減らし、スムーズな進行を実現します。
このアプローチにより、通常発言しない職員の意見も取り入れやすくなり、より包括的な学校運営が可能になるでしょう。
会議時間が短縮されつつ、自分たちの意見が学校運営に反映されるようになると、職場でのモチベーションも高まっていきます。
・ペーパーレス化を達成して、その後のステップに悩んでいる学校
・会議がやたらと長い学校
・一部の先生しか意見を言わない（言えない）ような雰囲気の学校
で、大きな効果があると思いますので、ぜひ試してみてください。
（３）まとめ
今回は、学校の会議資料のペーパーレス化を進め、多様な意見を取り入れつつも、効率化する方法を紹介してみましたが、いかがだったでしょうか。
会議資料の作成方法と共有方法を変更することで、会議が効率的に行われるようになれば、拘束時間が減少して他の仕事に時間を割くことができるようになります。
学校全体でペーパーレス化を進めることは、教務主任の負担軽減以外にも様々なメリットがありますので、来年度に向けて提案してみてはいかがでしょうか。
今回の記事が、みなさんの参考になれば幸いです。
【最近のおすすめ記事】
【その他マガジンの紹介】
今後も学校の業務効率化やICT活用について記事にしていく予定ですので、関心のある方はマガジンのフォローをお願いします。
また、育児休業や学校の先生が生活で考えたこと、旅行の記録についても記事にまとめています。そちらも興味があればぜひご覧ください。
改めて、最後までご覧いただきありがとうございます。
記事が気に入っていただけたらスキお願いします！
感想や質問があれば、コメントいただけると嬉しいです。