読み手に優しい文書を書くコツとは？

文書を分かりやすく書き出すことには、非常に重要な効果があります。専門的な内容や複雑なアイデアを伝える際に、難解な言葉や複雑な構造の文章を使ってしまうと、読み手にとって内容が理解しづらくなります。しかし、シンプルで平易な言葉を選び、構成を工夫することで、読み手の理解が格段に向上します。

今回は、「平易な言葉を使う」「やさしい内容から始める」という二つの観点から、分かりやすい文書の書き方を詳しく解説します。

1. 平易な言葉を選ぶ

専門用語や難しい表現を避け、わかりやすい言葉に置き換えることは、読み手にとって大きな助けになります。たとえば、以下のような表現を見直してみましょう。
• 難解な表現の例
「勘案する」「押下する」
• わかりやすい言葉への置き換え
「考える」「押す」

このように、難しい表現を簡単な言葉に置き換えるだけで、文章の可読性は劇的に高まります。特にビジネス文書では、相手が専門知識を持っているとは限りません。読み手の背景を考慮して、平易な言葉を選ぶことが重要です。

2. 「やさしいことからむずかしい内容へ」の順序で構成する

文書を「やさしい内容からむずかしい内容へ」と進める構成には、いくつかの大きなメリットがあります。

メリット1: 導入が容易

最初に簡単な概念を提示することで、読み手の興味を引き出し、自然と内容に引き込むことができます。たとえば、新しい製品を紹介する場合、まず基本的な特徴や用途を説明し、次に技術的な詳細に移ると良いでしょう。

メリット2: 理解の深化

難しい内容をいきなり提示すると、読み手は混乱しやすくなります。一方で、徐々に情報量や複雑さを増やすことで、読み手は新しい情報を段階的に吸収しやすくなります。この方法は、特に専門的な内容を伝える際に効果的です。

メリット3: 説得力の向上

やさしい内容から始め、徐々にむずかしい概念を説明していくと、文章全体の論理構造が明確になり、説得力が高まります。読者が基本的な概念を理解した上で次のステップに進めるため、無理なく納得感を得ることができます。

具体的な実践例

たとえば、プレゼン資料を作成する際に以下のステップを意識すると、より効果的な文書が作れます。
1. 導入: 読み手に親しみのある例を挙げる
「このプロジェクトの目標は、業務効率を改善することです。たとえば、現在30分かかっている作業を15分で完了させる方法を検討しています。」
2. 展開: 少しずつ詳細を追加する
「具体的には、業務の手順を見直し、必要なツールを導入します。このツールは〇〇のような仕組みで動作します。」
3. 結論: わかりやすいまとめ
「これらの改善により、作業時間を50%短縮し、年間で約〇〇円のコスト削減が見込まれます。」

おわりに

わかりやすい文書を書くには、「平易な言葉を使うこと」と「やさしい内容からむずかしい内容へ」の構成を意識することが重要です。特にビジネスの現場では、短時間で正確に情報を伝えるスキルが求められます。これらのポイントを意識して文書を作成することで、読み手にとって親切で効果的な情報伝達が可能になります。

ぜひ、次の文書作成で実践してみてください！