【作業効率化メモ】日程調整を自動化することで無駄な業務を1/20カットできた
業務に行き詰ったときはまったく別のことをしてみるとよい……ということでひさびさにノートに「作業効率化メモ」を書いてみました。
誰でも、日々の忙しさにかまけていると、惰性で作業をしがちになります。何よりも「思考する時間」を奪われてしまうので、事業やサービス向上のための一手が後手に回ってしまうことが多くあります。では、より短時間かつ、より高濃度で、業務遂行をするためにはどうすればいいのでしょうか。
まず、私は自分の業務を可視化する必要性を感じました。なぜなら、「コア業務」と「ノンコア業務」を明確に切り分け、自分がフォーカスすべき業務に集中しなくてはいけないからです。そして、「ノンコア業務」を自分が行わなくてもよい仕組みをつくることが、急務でもありました。
上記の画像は私の先月のPCの作業ログになります。コミュニケーションとスケジュール調整の時間が全体の35％（≒64時間）を占めます。そのうち日程調整に使用した時間は2時間45分。手作業で日程調整をしていた時期にくらべると、20分の1に圧縮できたのです。3年にもわたる試行錯誤のすえ、達成できた作業効率化のためのヒントをまとめました。
参考）PC上の作業ログをグラフで可視化してくれる時間管理ツール【RescueTime】
私こんな仕事しています
本題に入るまえに自分の業務についてちょこっとだけ共有させてください。私は、「HELP YOU」の立ち上げから携わっており、今年で3年目を迎えます。
ちょっとこの間まで代表を含め運営メンバー2名でサービス運営をしていたので、スタートアップ企業にありがちな「こぼれ球なんでも拾う」スタイルでお仕事をしなくてはいけませんでした。人事・経理・財務・法務・総務のいわゆるバックオフィス業務から、営業・顧客サポートといったフロントオフィス業務すべてが自分のカバー範囲であり、同時に、事業推進のための戦略を考え推進していく、という重たいミッションも背負っていました。なかでも物理的に時間を最も使用していたのが「採用・人事」業務でした。
なぜ、「採用・人事」業務はもっとも時間を要するのか？
答えは至極当然ながら「人と関わる（≒コミュニケーションをとらなくてはいけない）」業務だからだと思います。
・採用業務の内訳
・メール対応★☆
・書類選考★☆
・適性検査☆
・面談日程調整★
・面談☆
・研修
・結果通知★☆
★……自動化/半自動化が完了しているもの
☆……自分から引き剥がせたもの
・人事業務の内訳（一部業務は割愛）
・配属についての個人面談☆
・役割についての個人面談☆
・評価面談☆
・プロジェクトに関する相談☆
・メンバーに関する相談☆
・昇給昇格に関する相談☆
・退職・休職に関する相談☆
・日程調整★
★……自動化/半自動化が完了しているもの
☆……自分から引き剥がせたもの
といったように「コミュニケーション」をしなくてはいけないことが多く、必然的に「日程調整」をする回数も増えてしまうのです。これは私に限った話ではなく、似たような業務を担っているかたみなさんにいえることではないでしょうか。全ての業務を引き剥がすには、ツール導入だけではなく、体制変更・業務フロー変更、もろもろの工夫が必要になるわけですが、今回は「日程調整」についてフォーカスしてみようと思います。
「日程調整」に潜む「時間食い虫」という魔物
日程調整といってもたったの数分で終わるじゃないか！と思うかたもいらっしゃるかもしれませんが……実は付帯する「コミュニケーション」のほうが重たい業務だったりします。
調整する側/調整される側 も共通するメンドクサイ・ポイント
・メール/チャットで発生する日程調整業務は「定型文処理」だからこそ面倒
・カレンダーから「候補日ピックアップ」をすることが面倒
・提示する/された候補日で「都合の良い日程がない」と二度手間
・「リスケジュール」をする/されると二度手間
・もはや日程調整したいだけなので「コミュニケーション」が面倒
どのくらい時間を浪費していたのか試算してみた（例えばの話）
・300人の応募者の採用面談日程調整
1人3分＊2往復≒30時間/月
・30人の部下の1on1日程調整
1人3分＊2往復≒3時間/月
・ベンダーとの商談日程調整
1人5分＊3往復＊週2回≒2時間/月
・顧客との商談日程調整
1人5分＊100件≒8～9時間/月
すごい！ちりつも！年単位で考えるとさらにインパクト大！
面談・商談は可能なかぎり「リモート」で
業務時間をカットするのに必要不可欠な要素として「リモート/オンライン面談」「リモート/オンライン商談」の導入があります。
オフライン面談・商談のデメリット
・往復の移動時間がもったいない
・往復の交通費がかかる
・身だしなみに気を遣わなくてはいけない
・オフラインだからこそ気になる細かい所作に関するビジネスマナーに気を遣わなくてはいけない
・アポイント前後の予定調整が必要（すぐに次の予定をいれられない）
・アポイントは1時間という暗黙の了解（用件は30分以内に伝え終わっているなんてことがざらにある）
・お茶菓子をだしたり、スペースを用意したり、準備が必要
といった感じに訪問する/される側どちらにもデメリットがあるのです。もちろん、「Face to Face」の良さもありますが、たいていの一次採用面談や初回商談などはオンラインでも問題ないことがほとんどです。かくいう私の会社でも、採用面談の90％、初回商談の60％、がオンラインです。少ない人材リソースを有効に活用するためには、「リモート/オンライン面談」「リモート/オンライン商談」は有効な手段といえるでしょう。
そして本題に戻る 自動日程調整ツールのあれこれ
カレンダー連携できる日程調整ツールは意外とたくさんあります。用途によって使い分けが必要です。
とにかく無料でどうにかしたいんじゃ！ であれば……
・オートークがおすすめ！
AIロボットが自動Botで日程調整をしていくさまはちょっぴり近未来感を感じられて、毎日が楽しくなるツールです。１：１の日程調整に向いています。
１：１の日程調整であれば……
・biskettがおすすめ！
予約フォームをカスタマイズできるので、用途にあわせて予約カレンダーを複数作成可能。例えば、ランチ用や社内ミーティング用など。Slackにリマインドをとばせるのも魅力。
人事特化した日程調整であれば……
・Skettがおすすめ！
機能が採用面談用にカスタマイズされいます。複数の面談者のアサインや面談者交代制で日程調整できるのがウリ。日程が決まっていない候補者にリマインドメールを自動で送れるのも便利な機能。
ちなみにうちの会社では……
・調整さんカレンダーを使用！
なぜかというと「１:１」「１：n」の予約が可能だからです！予約フォームカスタマイズ（アンケート形式にできる）、仮予約設定、リマインドメール、自動キャンセル設定 といったように他社にはない機能を多く兼ね備えているのでかなり使い勝手がいいです。
調整さんカレンダーでどのように工数を削減したのか？
まずは何に時間を消費しているのか洗い出しました。
①全応募者への返信メールを手動対応していた
②全応募者への日程調整メールを手動対応していた
③自分の空き時間に面談をいれていた（1日面談で業務が進まない）
④1:1面談でひとり30分以上時間をかけなくてはいけなかった
⑤面談ツールが原因で時間通りに面談が開始できないことが多くあった
⑥リスケジュールなどを手動対応していた
⑦商談は社内と社外との調整で何往復もメールのやりとりをしていた
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とまぁこんな感じで課題が盛りだくさんでした。それを……
①全応募者への返信メールを手動対応していた
→各採用フローの一次返答をすべて自動対応にした
②全応募者への日程調整メールを手動対応していた
→日程調整用カレンダーURLを共有すれば一発解決
③自分の空き時間に面談をいれていた（1日面談で業務が進まない）
→面談用カレンダーを作成し、予約枠を限定
④1:1面談でひとり30分以上時間をかけなくてはいけなかった
→オンライン集団面接を実施 トータル１採用面談を60分に
⑤面談ツールが原因で時間通りに面談が開始できないことが多くあった
→アカウント不要のオンライン会議ツールをURL共有すれば一発解決
⑥リスケジュールなどを手動対応していた
→調整さんの予約キャンセル機能で一発解決
⑦商談は社内と社外との調整で何往復もやりとりをしていた
→お問い合わせフォームの自動返信に日程調整用カレンダーURLを共有
→予測変換機能を使い、調整カレンダーをうてばカレンダーURLを楽に表示
→日程調整カレンダーをメンバー共有しているので
「MTGいつにしましょう」といったコミュニケーションが減少
書き出してみるとなんてことはないのですが、通常業務がまわっているなかで業務フローを変更するのは、なかなかパワーがいりました……。おかげさまで、現在では日程調整でストレスを感じることはほぼありません。
もうひとつの業務効率化のヒントは代行サービスの活用でしょうか。「○○さんに一言そえてアポイント調整してほしい！」「○社のトライアルをしてみたいから問い合わせを入れたい！」とかこういった要望を伝えれば、かっちりしたビジネスメールでアシスタントがスムーズに日程調整に走ってくれるので、超絶楽です。
手前味噌ではありますが、うちのアシスタントメンバーはなかなかに優秀です。自社メンバーが自社サービスを誰よりもフル活用していたからこそ、運営2名という極少メンバーでもサービス運営ができていたのだなぁ……としみじみ思いました。
最後にちょこっとだけ宣伝。
・残業なんてもう嫌だ！定時に帰りたいんだ！……
・またひとり辞めちゃった！引き継ぎで涙目……
・業務効率化したい！無駄をなくしたい……
・とにかく誰か俺/私に休みをくれ……
と思っているかた大歓迎～！ぜひ一度お話しましょう～！
Photo by Estée Janssens
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