オンラインイベントのファシリテーターとして忘れてはならない10の視点

おはようございます。

気持ちが固まって、肩に乗っていた荷の分解をすることができるようになったことを実感しています。

時間は有限。今の所アイデアは無限ですが、やらなくても良いことの妄想をしているだけでも幸せです。

さて、今日は、ある方のファシリテーションをモニターする機会をいただいたことをきっかけに気付いた、私のファシリテーターとしての視点をまとめてみました。

以下、Zoomを使ったファシリテーションの前提で書いています。

オンラインファシリテーターとして忘れてはならない10の視点

１：入室者への声掛けと退出時の配慮
２：オンタイム開始・進行の判断
３：当日の役割分担と事前打ち合わせ
４：文字（漢字、カタカナ語、外国語）の読み方・アクセント
５：自分の仕草を意識する
６：相手のニーズに感度を上げて反応する
７：途中入室者や耳だけ参加者の扱い
８：画面共有時に不要な情報を出さない
９：タイムスケジュールの共有と時間配分
１０：「客いじり」と「第4の壁打破」

以下、今回は、１～３の視点についてまとめていきます。

１：入室者への声掛けと退出時の配慮

普段私は、しつこくならないように気をつけながら、入室した方全員に声をかけるようにしています。
Zoomに慣れた方の場合は、名前の変更方法などご存知かもしれませんが、機能などの説明が必要な方に向けては、やはりスライドやチャットで情報が出せると良いですね。

また、イベントが終わったあとでの退出方法についても考えることがあります。

特に、イベント終了時、参加者には退出してほしいけれど、スタッフはそのままルームに残り、総括などをしたい場合、どのように退出してもらうかが課題になることがあります。

あるいは、イベントが終わった後も、参加者同士の話が弾み、ルームを閉じることができないといった事例もありました。

私自身の現時点でのベストアンサーは、以下の手順です。

手順①：イベント告知の時点で、「放課後タイム○分」等、イベント後の参加者同士の懇親・交流の有無を案内しておく
手順②：「予定時刻を超過したが交流の時間を続けたい」、あるいは「（放課後タイムは設定されていなかったが）当日交流会が必要だ」という声がある場合は、音頭を取ってくれる参加者代表を募り、別アカウントでURLを発行してもらう
手順③：イベント実施時は、事前案内通りのタイムスケジュールとし、放課後タイムの時間も厳守し、イベント終了時に一度ルームを閉じる
手順④：スタッフの総括が必要な場合は、別途URLを発行し、イベント終了時にスタッフのみが別ルームへ移動する形を取る

２：オンタイム開始・進行の判断

イベントによっては、予定時刻通りに開始するか、参加者がある程度揃うまで待つかの判断をしなければならないものがあります。

開始をするタイミングを誰が、どのように判断し、それをどのように他のスタッフに伝達するのか、事前に決めておくことができたら不安なくスタートをすることができます。

ファシリテーターと別にディレクターが配置される場合は、ディレクターの指示をまったりGO出しを促す形になりますが、ファシリテーターが実質の進行権限を保つ場合は、少なくとも判断の方法など心構えが必要です。

開始時間を後ろ倒しする場合は、その理由と大まかな開始予定時間を、参加者へアナウンスできると良いですね。

３：当日の役割分担と事前打ち合わせ

20名前後の小規模イベントから、100名を超えるイベント、いろいろなものがあります。これまで諸々挑戦をしてきましたが、私の結論としては、どんなに小規模での開催だとしても、2名以上の運営にするのがベストです。

話題提供者と司会進行、ファシリテーターとサポーター、イベントの内容に応じていろいろな組み合わせが考えられます。

運営を複数名で行う場合、前日までに打ち合わせができることが望ましいです。画面共有、タイムキープ、参加者サポートなど、誰がやるのか決まっていないことによる事故を防ぐのが、打合せの目的です。

何を自分がやって、何を誰に依頼するのか、自分だけが考えていても、きちんと伝わっていなかったら意味がありません。

おわりに

先日のモニターは30分という短時間ではありましたが、とても貴重な機会だったということを改めて感じています。

以前、イベントデビューの際にMCの先輩にリハーサルを見てもらい、何度も指導をしてもらっていたことを思い出しました。

リハーサルをして、フィードバックをもらうということは、本人にとっての学びであることはもちろんですが、フィードバックを出した側も大きなメリットがあるということを、ようやく認識できたように思います。