【エンジニアのひとりごと】ノウハウを共有すること #25
こんにちは！
ワークスアイディ株式会社 キャンスタ編集部
RPAエンジニアの、りっさんです！
ITに関連する話題や、支援で訪問するお客様先で思うことをつらつらと、
ひとりごと的に行なう25回目。
今回のひとりごとは、「ノウハウを共有すること」です。
「ノウハウを他者に共有する」ことは難しいものの、「ノウハウ共有すること」そのものが、あまり考えられていないのでは？
そんな、お客様先であった過去経験からの個人的推察です。
1．そもそも「ノウハウ共有」は必要？
作業をする前には必ず内容を理解します。その作業理解と実行が経験となり、蓄積されてノウハウとなりますが、果たしてその「ノウハウ」は「共有する前提の蓄積なのか」と問われると、いかがでしょうか？
個人的には、「誰もが不要である場合を除き共有する前提であるべき」と考えています。
理由は「共有がないことによって困る方が存在する」からです。
基本的にはどの作業もその場限りで終わりということは少なく、その次の作業を担う方や、自身の作業を引き継ぐ方等、その後に使用・利用する方がいらっしゃいます。
自身が作業している間は最低限、その場で自己理解できれば良いですが、ずっとそのままにしておくと、いずれ問題が発生します。
いわゆる「属人化問題」ですね。
誰もが行う作業は、「自分がやりやすい、しやすい」ように工夫します。
これは悪いことではありません。
問題は「それを各自で完結したままで終わること」から始まり、それが「ノウハウとして業務に影響が出るレベルになる」ことで表面化します。
ノウハウ所有者がいる間は、ナレッジの専有化もあって重宝されるでしょうが、属人化の行く末は語らずとも周知の通りでしょう。
「ナレッジの専有化」をあえて行っている場合はさておき、属人化した理由が「ノウハウを共有する手法を知らなかっただけ」の可能性もあります。
「自分からの発信方法がわからない」というパターンですが、この場合はどうすれば良いでしょうか？
2．「相手が把握している内容」を理解する
まずは「ノウハウ」を「相手がどのくらい把握しているか」を理解する必要があると考えております。
理由は、「伝えたい内容が伝わるかがわからないため」です。
最初から「ノウハウ」を伝えて問題ないこともありますが、相手にとっては既知のノウハウを伝えることにより、そこで興味を引くことができずに浸透度が薄まるかもしれませんし、逆に省略することで意図が伝わらない場合もあります。
そのため、「ノウハウ」を伝える前に「相手の把握内容」を確認します。
確認することで「相手の現在理解レベル」が把握できるため、ノウハウ共有時に「どこから」「どのように」「どう伝えるか」をチューニングできます。
3．「理解、共感できること」で例示する
チューニングする際は、「どこが」「どのように」「理解できているのか」、「どこが」「どのように」「不足しているのか」を「良い点、改善点」として「共有するノウハウと相手の保有レベルのギャップ」を相互に理解します。
そのギャップを埋めるために必要なことは、「例え話」です。
例えば「日常あるある」、「ちょっと面白い」、「グサッと来る」といった内容かつ、成功体験でも失敗談でも、ノウハウ共有に何かしらリンクしていることがポイントです。
「どこで」「何を」「どのようにしたから」「どうなったのか」等を通じて、「目的」「手段」「結果」の良い点、改善点が伝わりやすくなります。
4．ノウハウのアップデートをすること
「良い点」は継続し、「改善点」は「挙げて終わり」ではなく、「解決するためのアクション」まで行います。
「行ったら終わり」でもなく、「実行結果と次のアクション共有」を行い、主に改善点を次のアクションとして進める…という形で繋げます。
共有する側はポイントとして、「ノウハウ共有するために良いと思われる1つの仮説」を準備しつつ、対話の中で「より良い仮説」が浮上した場合はその仮説を結論として共有します。
こうした繰り返しで互いに納得感が醸成され、結果として「こちらが共有した内容を相手に落とし込む」ことに繋がってきます。
相手に共有したい場合は、「自身の共有したい内容」と「相手の共有したい内容への理解」との意識ズレを相互に認識し、互いに納得感を得た状態になることで、少しずつ相手に落とし込むことに繋がります。
ノウハウ共有者はPDCAに代わる「OODAループ（Observe Orient Decide Act）」で進めていき、ノウハウを受けて実行する相手は「PDR（Prep Do Review）」で進めるイメージです。
ノウハウは蓄積、共有、活用と繋げて行きますが…長くなりますので、また別のお話としておきましょう(^^)
自身で知り得たナレッジの共有は、確かに手間がかかって大変ですが、共有することでより良いアイデアが生まれることもありますし、属人化問題の解消にも繋がります。
せっかくのナレッジ、属人化して誰にも使われずに終わるより、引き継いで財産になる方が良いですよね。
そんな思いの今日、この頃です。
以上、キャンスタ編集部 RPAエンジニア りっさんでした！
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