観察者つき1on1
観察者つき1on1とは、1on1 + 観察者1人による3人体制の1on1を指します。
従来の1on1の欠点を一部解消できます。また、1on1タイムにおいて、奇数で人数があぶれた際の対処としても使えます。
観察者つき1on1のメリット
建設的な対話がしやすいことです。
まず観察者はメモを取り、それを投影します。これにより1on1を行う二者はメモを見ながら話すことになるので、話題に迷わずに済みます。
また、人次第ですが、目を見て面と向かって話す頻度を減らせるので、目を見て話す人が苦手でも1on1をしやすくなります。これを言うと一部の人は「対話は目を見て話すものだろう」と思いがちですが、目の合わせ方をコントロールしやすいという意味です。投影されたメモは、言わば言い訳オブジェクトとして機能するため、視線を逃しやすくなります。
さらに、このメモは後から読み返せるので、振り返りに使ったり、次に話すときの参考にしたりできます。
もう一つ、観察者という第三者が居ることによるメリットもあります。以下の3点です。
第三者がいるので、プライベートな話題に踏み込まれない
第三者がいるので、冷静になれる（ヒートアップしない）
第三者がいるので、テキトーにサボれない
観察者の要件
観察者には以下が要求されます。
メモを取ること
議事録というほどかしこまる必要はありません
カジュアルな議事メモを取るイメージです
文章である必要もなく、ラフに箇条書きくらいで構いません
黙ること
観察者は喋ってはいけません
つまりメモを取る能力と、黙り続ける忍耐力の二つが必要です。
いずれかが足りない場合、観察者つき1on1は成立しなくなります。実はどちらもそれなりに難しく、少なくとも誰にでもできることではありません。
メモを取る能力については、10人以下のチームに1～2人いたら良い方でしょう。エンジニア、ライター、クリエイターなど、書くことが得意なチームですと全員ができる可能性もあります。逆に、書くことに馴染みがないチームですと、おそらく誰もできないでしょう。
黙り続ける忍耐力については、能力というよりは慣れです。ここは思った以上に難しいので、マスクをつける、マイクを外すといったレベルで「物理的に喋りづらくする」のが良いでしょう。私たちは思っているよりも少人数の中で、黙ってメモを取るだけというあり方に慣れていません。
観察者が守るべきガイドライン
観察者つき1on1をスムーズに成立させるために、観察者が守るべきものです。
細かい運用は各自で調整して構いませんが、このレベルでしっかりと割り切った役割に徹することが重要だという点を意識してください。
※以下はオンラインで1on1を行う場合を想定します。オフラインの場合も、やはり各自調整してください。
運用について
観察者がホストになること
議事メモは会議中は投影すること
1on1の時間が満了したら、速やかに終了すること
無言で強制的に終了しても構いません
1on1中の立ち回りについて
ミュートを保つこと
ビデオのオンオフは、1on1の二者に合わせること
観察者自身もクローズドな環境で参加すること
観察者つき1on1は二者+観察者の3人のみを想定します。これ以外の誰かが聞く余地をつくってはいけません
たとえば他者に聞かれそうなオープンな場所で参加してはいけませんが、このあたりの方針は各チームで調整できます
発言について
こちらからは一切話しかけないこと
話しかけられても応じないこと
議事メモについて
箇条書きで、端的に列挙すること
最悪キーワードだけでも構いません
私見は交えず、1on1の二者から出てきた内容だけを列挙すること
要約や言い換えをどの程度行うかは調整すること
いきなり塩梅を知ることはできないので、繰り返しながら把握していきます
議事メモ自体の解説はこちらでしています:
二つのモード
ガイドラインでは観察者は一切喋らない、としましたが、最初はこれだと厳しいかもしれません。
一切喋らないモードはサイレントと呼びます。もう一つ、聞かれたら答えるモードであるリアクティブもあります。最初はリアクティブから始めると良いかもしれません。
しかしながら、観察者は一言も喋らない存在ですし、そもそも1on1の二者からは無視されるべき存在でもあります。このような割り切った役割をするためには、サイレントという強めの制約が必要です。なるべくサイレントモードで運用することを強く推奨します。
議事メモの内容について
議事メモとして心がけるとよいことを挙げます。
1on1の二者は、書かれたくないことがあれば、観察者にその旨を言いましょう
観察者は速やかに反映しましょう
1on1の二者は、観察者が書いたメモに関する細かい指摘はやめましょう。よほど言いたいことでもなければスルーして、任せましょう。メモの細かさが気になるのは、1on1に集中できていないサインです
観察者は、自分だけが読めるプライベードな手段でメモを取りましょう。
観察者は、書いたメモは、1on1が終わった後に速やかに行いましょう。また共有はコピペして送るだけにして整形はやめましょう。整形の手間をかける必要はありません
上記は目安です。詳細はチームに応じて調整してください。
たとえば、議事メモはチーム全員が見えるところで書くのもアリですし、むしろ推奨します。そもそも観察者がいる時点で、二者間レベルの秘密性は無いに等しいので、だったらチーム内でも見えるように倒した方が建設的です。他の人が、どんなことを話しているのかを知ることは、皆にとって有益ですし、この透明性がチームの健全性を高めます。