「話を聞いても忘れてしまう。聞きたいのにタイミングを逃してしまう」

はい、ご質問、ありがとうございます。
それでは、考えていくわけですが、

忘れてしまう、ということについて、いくつかの可能性があるので、まずはそれについて触れておきます。

１． そもそも覚えているのが苦手　（ベーシックな能力として覚えられない）
２． 不安要素が大きすぎて、能力が低迷している。　（心理的要因があって覚えられない）
３． いつくもの仕事を抱えている。（仕事という環境要因的に難しい）
４． タスクが頭に入っていない　（単純な方法論や技術が分かっていない）

アドバイスは、わりとシンプルで、まずは、できることの最大化を目指す。

つまり、自分はどこまでできるのか。
逆に言うと、どこからできないのか、を明確にする。

続いて、方法論の話です。
まず、人は抱えられる量には限界があります。
これをワーキングメモリーといいますが、人はだいたい６つと言われます。
不安は容量を食うので、パフォーマンスが下がります。

ここからは、では、具体的にどうするのか。という話。
まずは、目標を明確にして、その上で、何をするべきかを定めます。

目標は、「忘れずに覚えていられる。覚えた時に確認ができる。」ですね。
なので、するべきことは、覚えるために何をするか、という話なのですが、
ワーキングメモリーは、することが多いほど覚えられなくなりますし、
覚えるほど、パフォーマンスが下がります。単純にして話してます。
なので、ここではシンプルに、「メモを取る。」ことをお勧めします。

メモは、覚えているためにするのもそうですが、忘れてもその時に確認できるように、するんです。
いわば、外付けハードディスクなんですね。前提として、確認が必須になります。読み返す。
読み返して、するべきことを、思い出す。なので、読み返す手続きを踏めるなら、忘れていいんです。
タイミングは、どこか。仕事中もありえますが、ここでは、大きく分けて、二つ。
一つは仕事が終わった後。もう一つは、仕事の前。
これは仕事の方法論の話になりますが、覚えたからと言って、実際にできるかは別の話だったりすることは多いですね。なので、覚えるべきことを「どうするのか」という視点で見た時に、「ここはどうするんだっけ」ということを自分の中で掘り出します。それを、確認できれば、メモしたことが有効に活かせますね。
ならば、それをどこで聞くか、というのがポイントになってきます。
朝の時に聞けるなら、聞くといいと思いますし、リアルタイムで確認したいなら、口頭で。忙しそうとかで気後れするなら、距離感は気にせず、メールで。これは、コミュニケーションツールを複数持つということで解決しましょう、という話ですね。

矛盾するようですが、「自分の中に覚えている」ことはなるべく少なく保っておく。
そのために、メモをフル活用する。報告しなくては、確認しなくては、というのは、タイムリーにできるのが理想です。
できなければ、口頭⇒電話⇒メール、どれかでひっかかればよしという作戦でどんどん言っていく。自分の頭の中はすっきりさせておく。