Dnynalistでタスク管理

こんにちは。今回の記事はタイトル通り、Dnynalistを使ったタスク管理についてご説明します。

Dnynalistについては以前別の記事でも書きましたから、今日書く以外の使い道については下記の記事もご覧ください。

一応簡単に説明しておくと、Dnynalistとは文章のアウトライン作成を支援してくれるアプリケーションのひとつです。要するに文章執筆ツールなのですが、タスク管理にも使える形になっています。

文章執筆ツールがなぜタスク管理に使えるのか。さっそく説明していきましょう。

◯Dnynalistによるタスク管理

アウトライナーでタスク管理するのはそんなに変わったやり方ではありません。アプリの側でも、タスク管理に使われることを想定しているような機能を備えている場合がちらほらあります。

架空のタスク管理画面を作ってみました。見ての通り、アウトライナーの中にチェックボックスを設定することで、タスク管理アプリとして使用することが可能です。

なぜアウトライナーでタスク管理をすると便利なのか。比較対象として素朴なタスク管理の仕方を考えてみましょう。手帳や紙に今日のtodoを書き、終わったら線を引くなりチェックをつけるなりして消していきます。

しかし、このやりかたにはいくつかの問題点があります。

まず、タスクは増えます。アナログでの管理は、増えていくタスクを書き込むスペースの増加、あるいはタスクの優先度の変化などに対応できません。また、タスクの大きさを管理するのも苦手です。たとえば「Aさんのメールに対応する」というタスクと、「B社についての報告書を執筆する」というタスクでは、まったく工数が異なります。加えて、長期的なタスクの管理も困難です。2ヶ月先までにやればいいけどとりあえずいまはやらないタスク、みたいなものをどこに書けばいいのか？

私も以前手帳でタスクを管理していましたけど、あんまり使い勝手はよくなかったです。こなせなかった分のタスクを次のページに書き直すのとか、普通にめんどくさかったし。

デジタルにタスク管理を移行することでアナログのツールがもつこうした欠点は解決できるわけですが、アウトライナーがタスク管理ツールとして優れているのは大きさを管理できる点にあります。たとえば「報告書を仕上げる」というタスクは少なくとも「調査」「執筆」「推敲」「提出」という4段階を経なくてはいけないでしょうから、このタスクは実際には4つに分割できます。

こうした「大きなものを分割し、一工程ずつに分ける」作業は、アウトライナーの得意分野です。文章を書くときだって、第一章を執筆しようと思ったら第一章第一節、第一章第二節……と下位の分類にあたる文章の組み合わせを考えなくてはなりません。タスク管理と文章執筆は、内側に「子ども」を含んでいる点で似ています。

もちろんデジタルツールなので、タスクの追加や入れ替えなども得意です。こうしたいろいろな面から、アウトライナーがタスク管理において便利に使えるというわけです。

◯実際のタスク管理画面

実際には、私は次のような形でタスク管理画面を作っています。

簡素ですが、これで十分事足ります。タスク管理は日付単位で行います。日付のところを展開すると、今日やるべきタスクが出てきます。その日その日に何をするかは、だいたい月曜日くらいにざっと割り振りますが、もちろんなんやかんやと増えていくのが常ですので、事前に割り振った計画はあまりあてになりません。

下にある「midterm」は一ヶ月くらいの余裕があるタスクです。すぐにやらなくてもいいのでその日その日のノルマには入ってきませんが、タスクに余裕が出てきたらやります。「longterm」はそのもっと長いバージョンです。もちろん、これらの欄にあるタスクも〆切が近づいてきたら「今日やること」のなかに移されることになります。

「メモ」は本当にメモ欄で、買っとこうと思った本とか調べようと思ったこととかをメモっています。タスク管理画面は毎日見るので、ここに書いておくと基本的に忘れません。

その日その日のタスクは終わらなかった場合翌日に移動させます。もちろんその日が〆切だったらどうにもなりませんが、〆切でなければタスクが終わりきらなくてもよいというスタンスです。

本当に細かい内容までリストに含めると煩雑なので、その場でできることは基本的にリストには入りません。また、会議の予定などスケジュールに関わることもリストには含めていません。会議やらミーティングやらは時間が来れば自動的に始まって自動的に終わるので、タスクではないからです。逆に、会議資料を作る必要があるならそれはタスクです。

◯タスク管理と精神的メモリ

タスクの管理は、もちろんやるべきことを忘れないようにするために行うものです。しかし個人的に、それ以上に精神的なメモリを空ける効用が大きいように感じます。

ある程度の年齢になってくると、いろんな場面で（仕事とか、家のこととか）でいろんなやるべきことが発生します。タスクのない日はほとんどありません。そうした状況の中で私たちは、しばしば「なにかをやり忘れている気がする……」というもやもやとした不安感に襲われることがあります。

タスクを見える化することは、自分に「やるべきことはやった」と言い聞かせることにもつながります。あるいは、やりきっていなくても眼の前にあるこれがやるべきことの全てであると把握できるわけです。タスク管理を外部のツールに頼ることで、「何をやらなければならないか」ということに使われている精神のメモリを解放してやることができます。

タスク管理の本質は、「今日何をしなくてはならないか」ではなく、「今日何をしなくてもいいか」ということの把握にある。そのようにすら思います。