英語でお仕事101: 日本語のメールの冒頭で使う「お世話になっております」は英語では何と言いますか？
英語には同じような決まり文句はありません。本題に入るか、用件が分かるひと言などで始めると自然でスムーズです。
日本語のメールでは「お世話になっております」が定番の書き出しで、それが入ると礼儀正しく丁寧な印象になります。そこから、英語でメールを書く時は「どのような書き出しがよいのか」「いきなり本題に入ってよいのか」と迷われる方がいます。このようなときに意識したいのは、日本語と英語は１対１で完全に対応する表現が無かったり直訳できないものも多いため、日本語の発想や表現をそのまま英語にはできないことです。日本語を英語に置き換えようとするのをやめて、場面に合った表現をカスタマイズして使うことが必要です。
英文メールでは時候のあいさつや「〇〇会社の○〇です」と毎回名乗ることも不要で、いきなり本題に入っても基本的には問題ありません。ただし、直接的でぶしつけ過ぎないように気を付けます。用件が分かるようなひと言や、前回のやりとりや出来事（一緒に参加したミーティングや、仕事の進捗に関わることなど）につながるひと言で始めると自然でスムーズです。
以下がその一例です。
Thank you for your reply.
お返事ありがとうございます
Thank you for taking the time to meet with us today.
本日はミーティングのためにお時間をいただきありがとうございます
Thank you for your assistance with the ...
...ではお手伝いいただきありがとうございました
Thank you for your time on the phone earlier.
先ほどはお電話でお時間いただきありがとうございました
I’d like to follow up on ...
...について状況の確認〔進捗の報告〕をしたく存じます
I’d just like to update you on ...
...の進歩・アップデートについてご連絡いたします
This is a gentle reminder that ...
...について確認・リマインドしたくご連絡いたします
This is a heads-up that ...
前もってお知らせしておきたいことがあるのですが...
日本語ではやりとりが続いても毎回「お世話になっております」で始まることがありますが、英文メールでは Thank you for your reply. で始めるか、本題に入ることが多いです。
ところで、英語のビジネスメールでは以下の表現をよく目にします。
I hope this email finds you well.
I hope all is well.
「お元気にお過ごしでしょうか」「お変わりないでしょうか」に近いニュアンスです。本題に入る前のワンクッションになるため、最初にこのような１行を入れる方もいます。しかし、省いても問題はなく、人によっては「早く本題に入ってほしい」と思う場合もあります。
ちなみに、親しい同僚やカジュアルなやりとりをする方からのメールは以下のようなフレンドリーで親しみが伝わるひと言で始まることもあります。
I hope you had a great weekend.
よい週末を過ごされたかと思います *週明けのメール
筆者の経験では、社内でのメールのやりとりは簡潔な傾向があり、スピーディーなビジネス環境では特に早く本題に入らないと読まれないことが何度もありました。例えば、依頼をする際、次のように2、3行で始めてから本題に入るメールを送ったことがあります。
I hope things have been going well since we last spoke. Thank you again for your help with ABC ...
〔前回お話ししてから〕その後いかがでしょうか。改めまして、...ではご協力いただきありがとうございました...
すると、返事も反応もありませんでした。フォローアップの連絡をしたところ、相手はその依頼のメールを見つけて「あぁ、このメールですね！ Thank-you email なのかと思いました」とおっしゃいました。最初の数行で感謝を伝えるメールだと思われ、依頼内容は伝わっていなかったのです。
丁寧さや礼儀正しさは大切ですが、相手の立場になり、相手の時間や手間に配慮して用件がすぐに分かり、分かりやすいメールを書く工夫も気配りの１つだと学びました。
*この記事は The Japan Times Alpha 2021年4月9日号「In the Workplace: 英語でお仕事101」に掲載されました。