英語でお仕事101: メールで何かを依頼するとき、Thank you in advance. を使ってもよい？

メール全体の内容や書き方、そして受け手によってはあまり良い印象ではない場合も。言い替えることをおすすめします。

外資系企業で働き始めた頃、それまでは英文メールで目にしなかった言い回しの数々に遭遇しました。その中の一つが Thank you in advance. でした。日本語にすると「前もって感謝申し上げます」という感じでしょうか。度々目にしてきましたが、依頼内容やメールの文面によって、この言い回しに対する自分自身の受け取り方が変わったことに気が付きました。最初は、礼儀正しさが感じられる印象でしたが、期限が短い依頼内容で、少々押し付けているニュアンスが感じ取れる文面のメールに対しては、「無理があるけど、相手はこちらがやることを expect している(求めている)し、断りにくい…」と次第に感じるようになりました。

実際に、このフレーズで締めくくったメールは、場合によっては相手の都合への気配りがなく、依頼を受けることが可能か（そして意志があるかどうか）を尋ねずに受け入れると決めつけるような印象すらあります。一方的で、相手は断る選択肢や余裕がないと感じてしまう可能性があります。

このフレーズが同僚の間で話題に上がったことが何度かありました。その際、「先に thank you と言ってしまえば、その人の仕事はそこで done。あとはこちらの責任になってしまう感じがする」「一見 polite だけどイラッとする」という意見が出たことを覚えています。メールでは声のトーンや顔の表情が伝わらず、文字しか情報がありません。

メールの文面全体から受けた印象、このフレーズに対する考え方や経験、その日の体調や機嫌など、さまざまな要因によって読み手の印象や反応は影響されます。送り手にそのような意図はなくても、受け手はネガティブな印象を受けるかもしれません。

他のフレーズにも言えることですが、「メールでよく目にする表現 = どんどん使っても良い」とは限りません。Thank you in advance [for]... は、上記のような理由からも誤解やネガティブな印象を招く可能性があるため、避けつつ他の表現を使う方が無難です。

例えば、メールの最後をThanks! や Thank you! で締めくくる方もいます。カジュアルではありますが、Thank you in advance に比べるとネガティブな印象は無いかと思います。さらに、それよりも具体的に「何に感謝しているか」や「何をしてもらえるとありがたいか」を述べると、より丁寧で誠実な印象になり、心がこもった感謝が伝わります。しかし、相手がこちらの依頼を承諾する前のやり取りでは、以下の表現の使用に注意が必要です。

Thank you for your help with this.
ご協力いただきありがとうございます
*丁寧ですが、相手が依頼を受けることを決めつけているように聞こえる可能性があります。

Thank you for always helping us.
いつもご協力いただきありがとうございます
*「いつも協力していただいていますが、ぜひ今回も（お願いします）」というプレッシャーを相手に与えるかもしれません。

以下のように、こちらの依頼を相手が「検討していること」に対して感謝をすると、受けるかどうかは関係なくなりますし、相手が検討する余裕もできます。

Thank you for considering this request.
依頼をご検討いただきありがとうございます

また、if you would (could) ... を入れた表現も、相手に余裕を与え、何かすることを一方的に求めるのではなく、相手に選択肢を残すことができます。

I would be grateful if you could consider my request.
この依頼をご検討いただけますと大変ありがたいです

さらに言うと、thank you は実際には（相手がアクションを取った）後に言うものなので、伝えるのは最後に取っておいた方が良いです。「前もって」述べるのは、「後になると忙しすぎて thank you と言えないので、今言っておく（そして相手は依頼を受けることを想定している・求めている）」という感じさえします。

最後に、依頼を受けていただけるとありがたいと伝えたいときの表現や依頼する際に相手の都合を尋ねる丁寧な表現をご紹介します。

I realize that the schedule is tight, but it would be extremely helpful if you could help with this.
スケジュールがタイトで申し訳ございませんが、ご協力いただけますと大変助かります

Would it be at all possible for you to get back to us by tomorrow?
明日までに折り返しいただくことは可能でしょうか？

Please let me know if this works for you.
ご都合に合うか教えていただけますと幸いです

*この記事は The Japan Times Alpha 2022年3月11日号「In the Workplace: 英語でお仕事101」に掲載されました。