第8回【仕事】AIを使って日々のタスクを効率化〜ママに向けた初心者向け生成AIかんたん講座〜

2024年10月16日 09:47

こんにちは、Utaです。第8回、よろしくお願いします。
さて、前回は産後のサポートをChatGPTお願いしてみました。
夜泣き、授乳など様々なことが今までとは違う体験になると思います。周りの人たちのサポートに加え、AIにもサポートとして有効活用してみてくださいね。

今回は、お仕事、ビジネスにフォーカスしたAIの使い方を記事にしています📊💼。共働きでの育児は本当に時間がもっと欲しいと願う場面が多いと思います⏳。そんな時にAIを使って様々なものを効率化して少しでも時間を作れたらいいですよね⏰。

「AIだから大したものできないでしょ？」って思っていませんか？🤔 私もそう思っていました。でも使ってみてびっくり！😲ものすごく有用です！ぜひお試しください✨。

ビジネスにAIを使うメリット

時間節約⏳：AIが下書きや校正を支援することで、文書作成時間を大幅に短縮できます✍️。
文書の質の向上📈：AIの提案を参考にすることで、より明確で説得力のある文書を作成できます📄✨。
一貫性のある表現📚：AIを使うことで、社内文書の表現を統一しやすくなります📝。
アイデア創出のサポート💡：AIとのやり取りを通じて、新しい視点やアイデアを得られることがあります🤔✨。

具体的なAI活用方法

ビジネスをサポートしてもらう具体的な指示（プロンプト）例

・効果的で簡潔なビジネスメールの作成支援
「以下の内容で、クライアントに送るメールの下書きを作成してください。 - プロジェクトの進捗報告 - 来週の月曜日にミーティングの提案 - 添付資料の確認依頼」

件名: プロジェクト進捗報告およびミーティングのご提案

〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。

現在進行中のプロジェクトに関して、進捗状況をご報告いたします。

【プロジェクト進捗報告】
・〇〇の作業は順調に進行しており、現在〇〇％完了しております。
・〇〇に関しては、〇〇の対応を進めております。
・〇〇については、〇〇までに完了する予定です。

また、今後の進行に関して詳細を確認させていただくため、
来週の月曜日（〇月〇日）にミーティングを開催させていただければと思いますが、
ご都合はいかがでしょうか。
お時間をいただける場合は、〇〇時から〇〇時の間でご都合の良い時間帯をお知らせいただけますと幸いです。

さらに、進捗に関連する資料を添付しておりますので、ご確認いただければと思います。
ご質問やご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。

お忙しいところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

敬具

〇〇株式会社
〇〇（氏名）
メールアドレス: 〇〇
電話番号: 〇〇

・会議資料や報告書のアイディア出し
会議資料や報告書を作るときに、「何をどうまとめたらいいのか」と悩むことがあるかもしれません。そんな時、生成AIに「○○に関する資料の構成案を考えて」とお願いすると、AIが自動的に提案してくれます。

・プレゼンテーション資料作成
効果的なプレゼンテーション資料の構成やデザインのアイデアを得ることができます。プレゼンテーションのテーマと目的をAIに伝え、スライドの構成やキーポイントを提案してもらいましょう。
プレゼンの資料をゼロから考えるのは大変ですが、生成AIに「大まかな構成」を考えさせることで、作業をスタートさせるのが楽になります。
「来週のプロジェクト報告のプレゼン資料の構成を考えてください。」

AIを効果的に使うためのヒント

具体的に指示を出すこと🎯
AIに頼むときは、なるべく具体的な情報を入力することで、より的確な結果が得られます💡。例えば「会議の資料を作って」ではなく、「次の会議用の資料で、進捗報告と今後のアクションプランをまとめて」といった具体的な依頼が効果的です📝。
AIの提案をベースに自分でカスタマイズする🛠️
AIはあくまでサポートなので、情報が古い等が考えられるので、AIが提案したものをそのまま使うのではなく、少しカスタマイズして自分のニーズに合わせることが大切です🔍。
小さなタスクから始めてみる👣
初めてAIを使う場合、いきなり大きなタスクにAIを投入するのではなく、まずは小さなタスクから試してみるのがおすすめです。たとえば、スケジュール管理📅や簡単な資料作成📄から始め、徐々に慣れていきましょう✨。

注意点すること

個人情報の取り扱い🔒：機密情報や個人情報をAIに入力する際は十分注意しましょう⚠️。
著作権への配慮📜：AIが生成したコンテンツの著作権に関する取り扱いを確認しましょう👀。商用利用の禁止などがケースとして考えられます💼。
過度の依存を避ける💡：AIは便利なツールですが、あくまでもサポートです🤖。最終的な判断は自分自身が考え、行うことが重要です🧠。
継続的な学習📘：AI技術は日々進化しているので、新しいツールや新しい機能、新しい使い方をチェックする習慣をつけているとより有効に活用できると思います🔄✨。

AIに作成してもらったアイディアのベースや構成案があると、自分で一から考える手間が省け、あとは詳細を埋めていくだけで資料が完成します。忙しいスケジュールの中で、こうしたサポートは非常にありがたいですよね。
次回はこの講座のまとめになります。
最後までお付き合いいただければ幸いです。よろしくお願いいたします。

Uta

いただきましたサポートは、次々に出るAI関連ツールや、サービスの課金費用として利用させていただきます。またそこで得た知識はnote経由で皆さまに紹介して還元できればと思います。