「レジュメ」があるだけで会議の効率は３倍

2021年3月5日 21:36

ほとんどのビジネスパーソンにとって「当たり前」のことなのだと思うけど、あまりにも実績できていない人が多いので、会議の「レジュメ」について書いておきたい。

無駄な会議が多い

最近、年度末に向かって、たくさん会議、打ち合わせが入るのだけど、最近ダラダラと続くものが多い気がする。説明者が「何を説明したくて」、「何の回答が欲しい」のか、まったくわからないのだ。

もちろん、人によって話が不得意な人もいるし、内容的にまだまとまっていなくて、どう説明したらいいのか難しいことがあるのはわかっている。

でも、こういった無駄な「会議、打ち合わせ」に共通しているのは「レジュメ」がないこと。レジュメとは「タイトル」と「議題」だけ書かれたシンプルなものだ。

＜レジュメのイメージ＞

　　　○○○○○店舗改装計画について

１　スケジュール

２　業務分担

３　レイアウト確認

４　その他

説明する資料そのものではない。議題を羅列しただけのものでいい。一分もあれば作ることができる。

「口頭でいいのでは」と思われるかもしれないがそうではない。このレジュメがあった方が、絶対に会議、打ち合わせは効率的になる。

まず１つ目は、レジュメがあると、参加者全員が、何の話をしようとしているかについて、話す前から理解してスタートができること。両者が「共通認識」を持つことができるのだ。

２つ目は、その打ち合わせのボリュームもわかること。

ぼくはせっかちなので「ではよろしく」と言った後に「あ、あと一つ」と議題を増やされるのが一番苦手だ。全体の時間管理もできないし、集中力も切れている。

議題がはっきりしなくても「その他」としておいてくれれば「まだ話があるのだな」と、少し準備できる。

そして３つ目。なによりも、このレジュメを作る過程で、説明者が「何を話すべきなのか」を事前に整理できるのだ。

話が下手な人は、そもそも自分が何を話したいのかを整理できていないし「整理が必要」という認識もない場合が多い。でも、このレジュメを作ることでその訓電をすることができるのだ。

正直、ほとんどのビジネスパーソンはこの記事を見て「え、こんなこともできていない人がいるの」と思っているかもしれない。でも結構いるのです（先週は、２回くらいありました）。

「Amazonの凄い会議」とか、もっとレベルの高い効率的な会議の方法は、いろいろ話題になるのですが、意外にこういう基礎的な話が話題になることはないので、あえて書かせてもらいました。