【運用者必見】定例資料の作り方（後編：具体的事例を元に詳細解説）

こんばんは、神宮寺です。
私は広告代理店で広告運用組織のマネージャーをしております。

今回は前回のnoteの続きなので、まだ読んでない方はこちらを先に読んで頂いたほうがわかりやすいかと思います！

前編にも書いたように、どのクライアントにも満足してもらえる定例資料のフォーマットは存在しません。
きちんと目的や状況に合わせて、内容を考えることが非常に重要です。

ということを前提におきつつ、
すべてのクライアントの定例資料を毎回１からフォーマットを考えていくのは大変だと思うので、私がよく使う省エネにできるフォーマットを一部紹介しようかなと思います。

まずはじめに、よくある悪いフォーマットの例をお見せしたあと、
少し工夫したフォーマットをお見せしようと思います。

➢悪い例

まずはじめに良くない定例資料の例をもとに、問題点を解説していきます。

その他の媒体も同様の構成で資料が入りつつ・・・

＜概要＞
毎月決まった表を入れて、コメントを添えるパターン。
私が見てきた中でも、このようなフォーマットがデフォルトになっている案件がかなり多い印象です。

＜問題点＞

①長い（無駄が多い）
前提として、聞き手の集中力は長く持ちません。
むしろほとんど集中していないと思ったほうがいいです。
不要な資料が出てきた瞬間に、クライアントは興味をなくしてしまうので、定例をやる意味がなくなってしまいます。
無駄な要素は全てカットし、必要最低限の範囲を効果的に深堀ることが定例資料には求められます。

②流れ（ストーリー）がない
とりあえずデータを網羅しているだけで、流れ（ストーリー）がないのが問題です。
流れ（ストーリー）とは何か、簡単な例を記載します。

[良]
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全体結果は未達でした。
↓
未達だった要因は、Aでした。
↓
Aに関しては、先月○○な施策を打ち、△△な検証結果が得られました。
この結果をもとに、今後は××の施策を実行予定です。
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といった具合に、「聞き手が一番気になること」を想定し、聞きたくなる順番で構成を考えることが大切です。

[悪]
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全体結果は未達でした。
↓
媒体Aは好調でした。
媒体Bは好調でした。
媒体Cは不調でした。
↓
媒体Aが好調だった要因は～
媒体Bが好調だった要因は～
媒体Cが不調だった要因は～
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これは流れがないので、聞き手は非常に不快です。
無駄が多いというのもありますが、欲しいタイミングで欲しい情報を欲しい量だけ提供してあげることがとても大切です。

③結果のみの共有になっており、プロセスがわからない
結果はもちろん大事ですが、結果だけ伝えるのであれば定例会は不要です。極論メールだけでOKです。
結果に至ったプロセスを開示することで、よりお互いの理解が深まると思います。
特に運用型広告は、常に改善施策が実行され続けているため、一定期間の結果だけを切り取って伝えてもあまり意味がありません。
「どういうプロセスでその結果に至ったのか」が伝えるべきポイントであり、それが代理店としての信頼度につながっていきます。

➢良い例