防災は体制の構築から

「防災」とは、実にたくさんの内容を含んだ言葉です。

・防災備品・備蓄品の用意と管理
・防災訓練・避難訓練
・安否確認システムの用意と訓練
・BCPの構築と訓練
・消防設備の維持・点検管理
・建物耐震
・非常用電源の構築と維持管理
・大型設備の耐震
・転倒防止対策
・自衛消防組織の構築と訓練

などなど、すべて「防災業務」ということができます。

やる事、決めるべきことが盛りだくさんで、会社によっては総務に防災専門の担当者がいらっしゃるところもあります。

そして、もっとも大切で、一番はじめにやるべきことが、会社の中の防災組織・体制を固めることです。

経営層から社員まで、組織・体制をキチンと整えて、役割をハッキリとさせておくというものです。

警察や消防、自衛隊などの非常事態や有事の際に活動する組織のように、「完全に統制のとれる指揮命令系統」を決めておかないと、混乱をして機能しないことになってしまいます。

また、役割や担当には必ず正副を置いて、あまり一人が重複したり偏ったりしないように分担して設定をする必要もあります。

誰が、どんな情報をもとに、何を決定するのか、どこまでの決定権限を持つのかまでシミュレーションをしながら、体制図を固めておくことが重要です。

それらの決定事項は社長をはじめ経営の場でも、体制や役割・権限についての承認をしておくことも非常に大切で、これによって防災体制が会社としての決定事項となります。

会社における防災の場では、「責任を持ちたくない」「誰かがやってくれる」という敬遠と他人事に終始してしまうものです。

そこで会社の決定事項にすれば、一人の人間に責任が押し付けられることも回避でき、さらに防災の業務と役割が、業務の一環として認められることになるのです。

こうして、防災体勢を整え、業務の一環にしてもなお悩むのは、体制の見直しです。

人事異動で名前が入れ替わり、新しい役割や権限が付与されたり、削除されたりすると、それに合わせて体制を見直していくには結構な労力が生じます。

しかし、こういったことができるのも、会社の建物、設備、組織、人を知り尽くしている総務だからこそではないかと思います。

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