【業務を効率化したい人必見】 5つの成功事例から学ぶ業務効率化のヒントとは ｜ ユニリタマガジン vol.70
皆さん、こんにちは。
ユニリタマガジン編集部です。
今回は6月に発行されたユニリタマガジン vol.70の内容をお伝えします。
IT企業だって業務課題に直面する
皆さんは、日ごろの業務の中で、「もっと効率よく作業ができないものか」、「毎回同じルーチンワークをしているがこれって自動化できないかな？」などと考えることはありませんか？
ユニリタは、お客様の課題解決をお手伝いするITサービスカンパニーとして日々活動しています。
私たち自身も業務を遂行する上で、さまざまな課題や問題に直面しています。
今回のマガジンでは、「5つの成功事例から学ぶ業務効率化のヒントとは 」をテーマに、各部門がユニリタの製品やサービスを活用して、業務効率化の実現に向けて奮闘した5つの事例をご紹介しています。
それではその事例を見ていきましょう。
同じような課題をお持ちの方にとって、改善のヒントになればうれしいです。
現場部門が取り組んだ5つの成功事例
今回ご紹介する5つの事例は、各部門が直面した課題に対して解決策を検討し、実際に業務を見直して改善を図り業務効率化を実現したものです。
これら事例では、現場の部門が、製品やサービスの技術者の協力を受けつつ、自主的に取り組んだため、IT部門の負担を最小限に抑えた業務改善を実現しました。
IT部門の方以外にも、共感いただける事例が含まれていますので、ぜひ最後までおつきあいください。
①請求書発行業務の電子化により、業務負荷を大幅に軽減しコスト削減を実現
現場部門：営業支援部門
請求書は企業取引を支える重要な帳票であり、しかも、お客様固有の特殊な業務要件などもあるため業務効率化が難しい場合があります。
ユニリタの営業支援部門では、固有の特殊業務要件を含めた請求書のWeb配信化に取り組み、お客様の要望に応えるとともに業務効率化を実現しました。加えて、請求書の電子化により業務負荷が大幅に軽減され、コスト削減も実現しました。
②経営企画のデータ集計業務を自動化し、業務負荷の軽減と属人化を解消
現場部門：経営企画部門
ユニリタでは、これまで経営管理データを作成するにあたり、社内のさまざまなシステムのデータや、各部門で管理しているデータを手作業で集計していたため、多くの時間と労力がかかっていました。そこで、ユニリタはデータ連携ツール「Waha! Transformer」を導入し、データの収集から統合までを自動化しました。これにより業務負荷が減り属人化が解消されました。さらに作業内容も明確になったため、集計されたデータの品質向上につながりました。
③経営データの可視化により、意思決定の迅速化を実現
現場部門：経営企画部門
②の「経営企画のデータ集計業務を自動化し、現場の業務削減と属人化を解消」の取り組みにより、データの集計と品質向上が実現されましたが、次に注力すべき点は、このデータをどのように活用するかになります。そこで、BIツールを活用して集計された経営データを可視化し、経営・マネジメント層が自由にデータを確認できる環境を構築しました。これにより、データの提供依頼や詳細な情報の要求に対応する手間を大幅に削減し、意思決定のスピードを向上させました。
④BPMを活用した営業プロセスの可視化により、プロセス改善と業務の標準化を実現
現場部門：営業部門
ユニリタでは、自社のビジネスモデルをライセンス販売型から、SaaSやPaaSなどのサービス提供型への転換を進めています。そのため営業部門では、このようなビジネスモデルの変化に対応し、お客様の課題解決を効果的に支援するために営業プロセスを見直しました。BPMを活用した営業プロセスの可視化によって標準化が進み、業務の効率と品質が向上しました。この取り組みにより、お客様への改善活動に多くの時間を割くことができるようになりました。
⑤契約関連における法務への相談フローを自動化し、人手で対応していた管理業務を大幅に削減
現場部門：法務部門
法務部門では、以前から契約書の審査・管理を効率化するためにデジタル化に取り組み、電子契約の導入などを進めてきました。しかし、デジタル化によって、新たに生じた作業や業務フローの運用において非効率な手作業が発生していました。この課題を解決するために、法務部ではノーコードのiPaaSツール「bindit」を活用し、電子契約フローと法務相談フローの自動化を実現しました。これにより、業務の遂行がより効率的でスムーズになりました。
以上のように、さまざまな部門で生じた課題をそれぞれの部門が中心となって改善に取り組んだ事例になります。
詳細につきましては、ユニリタマガジン vol.70をご覧ください。
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次回のユニリタマガジンでは、DX推進に関する取り組みに焦点を当て、実際にDXを推進している企業様に参加いただく座談会を行い、その模様を紹介する予定です。
ぜひ、次回の投稿もご期待ください。