明日からできる！仕事のミスを減らすコツ～伝達不足～

仕事でミスをしたとき、大切なのはその失敗を繰り返さないことです。

私は仕事でミスをした場合、次の４項目に分けて改善するように「行動」しています。

どれも簡単な方法ですので明日から実践が可能です。

まずはどのミスを起こしやすいか考え、１つだけ実践してみてください。

ミスしたのは４つのうちどれか

・注意不足
見落としなど、「そこにあるのに見えていなかった」ことで起こったミス

・学習不足
勉強不足など、「理解できなかった」ことで起こったミス

・計画不足
目標未達成など、「行動できなかった」ことで起こったミス

・伝達不足
連絡のし忘れなど、「情報を渡すこと」で起こったミス

伝達不足

私がよく仕事でミスをするのが、連絡のし忘れなど「情報を渡すこと」で起こるミスです。

要は「伝わっていなかった」ということです。

仕事が増えるほど、お互いのコミュニケーションが大切となります。

現在はテレワークが主体となり、オンラインでのコミュニケーションが増えた結果…

「あの時のメールはどこに行ったかな？」
「メールをもらったけど返していない…」
「伝えたつもりだけど相手の認識が違っていた…」
「聞いたけど、忘れてしまった…」

というミスが増えたように感じています。
（ただの老いかもしれませんが…）

いずれも情報のやり取り不足です。
情報は「投げるのではなく渡す」ことが大切です。
相手の事を考えて、情報を渡すには次の３つが重要だと感じています。

それは…
報告は「論理的」に伝え
連絡は「短く」伝え
相談は「話す優先を決めて」伝える

例えば…

私は毎日メールのやりとりをしています。
この時、まず即答できるメールは即答するようにしています。
「承知しました」
「明日ご連絡します」
「〇日の〇時にお待ちしております。」
というように、考える必要のないメールは即答するようにしています。

これが「短く伝えて情報を渡す」というポイントの１つになります。

少し考えなくてはいけないメールは、即答せず時間を空けて対応するようにしています。
でも、時間が経ったら忘れる可能性もあるので、☆マークをつけておくようにしています。

そして、☆マークの返答するメールは「件名と本文に繰り返し伝えたいことを記載」します。しかも、「内容は3行など短くまとめて」伝えるように心がけています。

これは一番伝えたい情報を渡すことができるだけでなく、「論理的な内容」になるので、誤解を生む可能性が低くなります。

さらに「話す優先を決められる」ため一石二鳥なのです。

他にも、まあまあ、そこそこなどの表現は使わずに「可能な限り数字で返答する」ようにしています。
「これなら5日間あればできますが、いかがでしょうか。」という具合です。

情報は「投げるのではなく渡す」ために、
報告は「論理的」に伝え
連絡は「短く」伝え
相談は「話す優先を決めて」伝える

例えとして、普段のメールのやりとりを例に挙げましたが、伝達不足で仕事をミスしてしまいがちであれば、是非お試しください(^-^)

それではまた次回！