時間管理マトリクス

皆さんこんばんは！

投稿20日目になりました！今日は仕事における時間管理のやり方と、その重要性について投稿していきます。

「仕事を効率良くこなしていく」というのは、誰もが考える事だと思います。限られた時間の中で最大限の成果を上げる為に、時間管理というのは能力値を上げる事よりも重要かもしれません。

その為の考え方の１つに、「重要度」と「緊急度」という2つの判断基準を用いて仕事を管理するという方法があります。

上の図の様に、重要度と緊急度をそれぞれ高いものと低いもので分けた場合、4つに分類されます。

Ａは緊急度が高く、重要度も高いものです。

ここに分類される仕事が最優先で行わなければならない業務というのはイメージできるかと思います。例えば、会議直前の追加資料作成やトラブル対応など、すぐに処理しなければ大きな損害が起こる可能性のあるものがここに分類されます。

Ａとは反対に、緊急度が低く重要度も低いものがDになります。

ここに分類されるものは後回しでも問題が無いもの、もっと言うとやらずに済むのであればやらない方がいいものです。ここに分類するかどうかは、考え方や価値観でも変わりますが、同僚の世間話に付き合う事や「時間があればお願いします」という様な、自分でなくても出来る仕事がここです。

続いて緊急度は低いが、重要度が高いのがBです。

ここに分類されるのは緊急度は少ないですが、長期的に影響の出そうな重要な事、例えば営業における新規顧客発掘や、既存顧客のリスト管理、自身のスキル向上の為の学習などがＢにあたります。

最後にCは、緊急度は高いが、重要度は低いものです。

顧客からの何気ないメールへの返信や、日々の作業日報など、その日中の対応が求められるが、長期的な影響はないものがCになります。

以上が4つの分類とその内容になりますが、僕自身が大切にしているのは、Bに充てる時間をどうすれば作れるかを重要視しています。

人は基本的に、緊急度が高いものから取り掛かろうとしがちです。緊急度が高い仕事がたまるとそれだけでストレスも増えますし、全てが間違いという訳ではないですが、その分何も考えていなければBに充てる時間がどんどん減っていきます。

ですが上に挙げた例の様に、Bに入る仕事は自分の為になるもの、長期的な成果に繋がるものが多く入ります。よって意図的にBの仕事の為に時間を作るというのは大切です。

僕はこの時間を、毎朝1番に出社して、他の人が来るまで1人の時間を作り出す事でBに充てる時間を作っています。

重要度の高い仕事は朝一番、それも誰もいない場所が個人的には集中出来るのでおすすめです。このnote投稿を始める1ヶ月前頃から継続させています。

よく「頑張ります！」と気合だけ入って中々成果があがらない方がいる様に、仕事の効率化についても気持ちでなく仕組みで解決させれる様にする事が大切です。

その為に今回の構造を再度深く理解し、目の前にある仕事はどうなのかと考える癖を定着させていきたいです。