リアルタイム議事録のすすめ
プリセールスエンジニアのセールス入門、今回は少し毛色を変えて、議事録の話をします。これまでの記事はこちらをご参照ください。
営業担当と一緒に商談を行う時に、プリセールスのあなたは常に話しているわけではないと思います。どちらかと言うと、営業担当とお客様が話している時間の方が長い打ち合わせも多いかと思います。
営業担当とお客様が話している時にプリセールスがやるべきおすすめは、議事録の記述です。ビデオ会議の場合は、ヘッドホン・イヤホンさえつけていれば、タイプ音が相手に伝わることもなく、PCでの議事はかなり自由に取れると思います。対面での会議の場合は、状況次第では難しいかと思うので、お客様の様子を見ながらできる範囲で取りましょう。議事が取りやすいことは、私がビデオ会議好きな理由の一つです。
打ち合わせ内容のまとめは、会社によって、SalesforceやSlackなどに記録する決まりになっている場合があると思いますが、リアルタイム議事については、これらではなく、手元のテキストファイルでもなく、Google DocsやMicrosoft 365のWordのような、複数人で同時編集できるツールを使いましょう。
その上で、できれば打ち合わせ資料用の共有ドライブの中にお客様ごとにフォルダーを作り、各案件ごとに1ファイル作り、打ち合わせごとに見出しを作って記述していくのがおすすめです。お客様からメールで送られてきたファイルや、こちらから送付予定のファイルなどを置く場所が決まっていれば、それと同じ場所に置くと良いでしょう。
SalesforceやSlackなどへの記入はこの議事ファイルから抜粋して転記するようにしましょう。リアルタイム議事はあえて冗長でも良いことにしておき、書き漏れのないようにするのがおすすめです。
慣れたら、営業担当の方にも、プリセールスが話している間の議事をとるようお願いすると良いです。全体の議事が取れれば、少し体裁を整えるだけで、お客様にも議事録を送ることができ、これはお客様に喜ばれるだけでなく、お客様が仰ったことやこちらがお伝えしたかったことの記録にもなるので一石二鳥です。体裁を整えるのも、打ち合わせをしながら、話していない方の人が行うこともできます。
ちなみに、私は色々なお客様と何度もお話ししているうちに「あのお客さんこの部分なんて言っていたかな」とあやふやになりがちなのですが、このように過去のメモを溜めておくことにより、あやふやだった内容も検索で簡単に見つかるようになります。
議事録の中身の体裁については、今回の記事では省略しますが、一点だけ、オンライン会議で画面シェアなどされた時に、それを素早く議事録に貼り付ける方法だけは把握しておきましょう。ただし、お客様が「この資料は社外秘なのでここだけに」とおっしゃる場合もあるのでご注意ください。
画面の任意の領域をクリップボードにキャプチャーするショートカット
Windowsなら「Windows」「Shift」＋「S」
Macなら「Command」「Control」「Shift」＋「4」
ついでに、参加者の名前の横に、それぞれの顔写真もキャプチャーしておくと良いでしょう。
話しながらの議事録はなかなか慣れず苦手な人もいますが、営業担当とプリセールスと二人で取れるようになると、大きな効果を発揮します。営業担当にも価値を感じてもらい、ぜひ二人で協力して録るようにしましょう。ちなみに、社内の打ち合わせの議事をあまり録っていない会社でしたら、すべての打ち合わせについてこの方法で議事を録って共有すると、会議で決まったことが明確化されて良いですよ。
なお、この1、2年で、音声文字起こしツールがもう少し進化して、AIが自動的に要約をまとめて検索もしやくなるかと思いますが、お客様からの録画許諾の部分含めて、広く使えるようになるには少し時間が掛かるかと予想します。
今回の記事は以上です。ためになった部分がありましたら記事に「スキ♥」を押してくださると励みになります。
次の記事として、おすすめ書籍の記事を書きました。