これからのオフィスは「大学の図書館」のように。｜オフィスを改造しました🔧
こんにちは！組織改善に励むのんにゃんです。
前回の更新から少し日が空いてしまい、すっかり夏の陽気となりました。
以前こちらの記事を書いたのですが、去年末からオフィスの改造を本格的に検討し始めたことがきっかけでした。
5月に無事に改造が完了したので、今回は背景から結果までご紹介できればと思います。
オフィスを改造した背景
リモートワークでオフィスの存在が疑われている昨今ではありますが、オフィスは "不要" になったのではなく、オフィスの "役割" が変わったのだと思います。
実際にコロナ禍においてもAmazonは「メインオフィスの重要性は今も変わらない」と主張し、オフィスの拡張計画を発表しました。快適なオフィス空間により、従業員の創造性が最大限に引き出され、イノベーションが生まれる考え方だそうです。
弊社もほとんどのメンバーがリモートワークを実施し、営業のメンバーが週に1回ほどオフィスに集まっているような状況でしたが、これらの意見に納得し、アフターコロナを見据えて今からオフィスを整えておくべきだと思いました。
オフィスはこれまでのように「毎日みんなが集まる場所」ではなく、ABW(*)の働き方に基づき、働く場所の選択肢の一つになるべきなのです。
(*)ABW・・・Activity Based Working
仕事内容や気分に合わせて、働く場所や時間を自由に選ぶ働き方です。ABWは、元々オランダから始まったワークスタイルだと言われています。
ABWではオフィスはもちろんのこと、自宅やカフェ、サテライトオフィスなどが仕事場となります。事務作業に集中したいときはオフィスのデスクで、新しい企画を考えるときはカフェでなど、仕事の内容ごとに場所を移動することもできます。
オフィスの役割を再定義
前述したようにオフィスは、自宅やカフェと並列の場所として、働く拠点の一つとなるべきだと考えています。
その中でも、自宅やカフェでは叶わないオフィスの役割は「創造性を引き出す」ことです。創造性を引き出すためには「コラボレーション空間」と「集中作業空間」が必要だとされています。
有効なコラボレーションは、チームが集まって作業した後、解散して個人で集中する（仲間のアイデアを分析し、自分に与えられたタスクをこなす）といった満ち引きがある時に起きるものだ。
ハイブリッドワークに最適な職場環境をどう設計するか
イメージは、大学の図書館です。みんなで集まって課題をやるため、一人で黙々と論文を書くためなど、図書館を利用する目的はさまざまだと思います。でも、両方できるのが図書館です。必ず決まった時間に集まらなければならない教室のような場所ではなく、何かしらの作業をするための拠点の一つであることが分かりやすいと思います。
実際に弊社でも同じように伝えたところ、ピンと来てくれた人が何人かおり、オフィスへ出向くハードルが下がったとのことです！
改造前の弊社のオフィス
弊社は2021年の4月にGMOインターネットが入っている渋谷のセルリアンタワーにお引っ越しをしました。
フリーアドレスを前提としていたので、20名弱が同時に来れるくらいの座席数で広々としています。
コロナ禍でリモートワークに慣れてしまったことや、先ほど提示したオフィスの新しい役割を考えると、課題がいくつか見えてくると思います。
ソロ集中作業空間がない
コラボレーション空間がはっきりしない
人に見られている気がして落ち着かない
フリーアドレスが機能していない
リラックスエリアが使いづらい
コロナ前であれば概ね問題なかったかと思いますが、アフターコロナを考慮すると課題が盛りだくさんです！
目指したいオフィス像
これからのオフィスの役割を踏まえ、「いつでもふらっと来られて、自宅以上に集中でき、人と直接話す価値を感じられるオフィス」を目指そうと思いました。
そのために、以下3点に焦点をおきました。
フリーアドレスのルール化 （いつでも来やすい）
備品の拡充（自宅以上に集中）
ゾーニング（創造性が生まれる設計=人と話す価値が感じられる）
そこで、ソーシャルインテリアさんにご支援いただき、このような設計のオフィスにすることにしました。
改造後オフィスはこれだ！
さて、目指したいオフィスを実現するために重点を置いていたポイントについて少し詳細を書かせていただきます。
フリーアドレスのルール化
簡単にですがいくつかルールを作ったので、参考程度に記しておきます！今のところ、ほとんど全て守ってもらえていますが「二週間同じ席に座らない」は少し難しそうですね…。
一人2席くらいお気に入りのデスクを見つけておいて、そこを行ったり来たりしているような感じになってしまっています。島を変えることに若干抵抗があるように感じるので、それこそまさに大学の図書館のように気軽に空いてる席に座れるようにしたいです。
備品の拡充
備品はパートナーのみんなにアンケートをとって、より使いやすいものを導入しました。ワイドモニターやキーボード、トラックパッド、PCスタンド、充電器などを追加しました。
また、人目が気にならないよう作業スペースのデスクには、大きめのパーテーションを置いています。最初は少し威圧感がありましたが、「作業に集中できる」と好評です！！
ゾーニング
作業なのかコミュニケーションなのか、行動の目的と空間が一致していることによって、メリハリがついたように感じます。
特にソロブースは音がある程度遮断されて、没入感のあるデザインなので、かなりみんなからも好評です！ついつい長く居すぎてしまったりもしているので、2〜3時間を目安に交代してもらえるようにしていきたいと思います。
また、オフィスのお披露目会と称してみんなを集め、プチパーティーを開くこともできました！集まるいいきっかけにもなってよかったです。
おわりに
オフィス移転してまだ半年程度だったので、本当に今のタイミングでオフィスを改造すべきか悩んだのですが、実際に「仕事がしやすくなった！」と言ってもらったり、オフィスに来る頻度が上がったパートナーがいたり、みんなでコミュニケーションを取れる場として活用してもらえている姿を見ると、やってよかったなと思います。
弊社に「やるべきだと思ったら、どんどんやってみよう」という行動指針があったことも、踏み切る理由の一つとなっています。
オフィスは作ったら終わりではなく、どんどん改善していくものです。これからの世の中や、パートナーの状況に合わせて、より良いオフィスを目指し続けたいと思います。