リモートワークに使える時間管理術
「リモートワークよりオフィスの方が集中できそう」
「社内でのコミュニケーションが取りづらそう」
「生産性が落ちそう」
など、リモートワークに対するネガティブな印象を持っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
コロナ禍以降、少なくなってきてるとはいえまだまだそういう声は多いように思います。
そういう私も2019年まではリモートワークはほぼしたこともなかったのですが、コロナをきっかけに否応なくはじまりました。そして、今となってはリモートワークが常態化し、もはやこのスタイルによって快適に仕事ができております。
そんな私が、今まさに実践していて「これはいい！」と思っているリモートワークに使える時間管理術を紹介したいと思います。
（もちろんオフィスでも使えます）
それは、「Outlookスケジュールを使った時間割」です。
※実際に使っている画像↓↓
私が思うリモートワークの欠点は、「自律をしていないと生産性が落ちる」ということです。
ただ自律さえできていれば、「交通費はかからない」「時間が抽出できる」「場所を選ばない」等、たくさんのメリットを享受でき、生産性を大きく上げることができます。
書籍の第3章で紹介している時間管理のマトリックスが「森」の役割とすると、上記の時間割は「木」のようなものです。
ですので、併用して使うことをお勧めします。
私の場合は、この時間割は、前日の仕事終了前に10分くらい使って、翌日のスケジュールを確認するとともに作っています。
また上記の画像でもわかるように、それぞれの項目に「○(マル)」をつけていますが、仕事を進めながらそのタスクが終わったらつけるようにしています。
と、いろいろ書いているのですが、
基本的にやることは下記です。
①Outlookスケジュールを開ける
↓
②スケジュールを入れる
※注意点❶：一日終了後のベストの状態をイメージしてそのためにやるべきことは何なのか入れていく。
※注意点❷：「緊急でない×重要なこと」を実行する時間を取る。
※注意点❸：1タスクにかかる時間に余裕を持つ。
↓
③タスクを実行できたら「○(マル)」をつける
※注意点❹：一度作ったスケジュールに固執しすぎず、臨機応変にスケジュールの入れ替え等を行ってもいいという心構えで進める。
①Outlookスケジュールを開ける
これは会社で使用しているツールがOutlookスケジュールなので、使い始めました。
もちろんOutlookが使えない場合は、Googleカレンダーなどを使っても良いかと思います。
なぜリモートワークでこれを使い始めたのかというと大きく分けて二つあります。
一つは、自律を高め生産性を上げるため。
もう一つは、社内への「見える化」をするため。
一つ目の自律について。
これは誰も周りにいない環境だからこそ強く求められることです。
リモートワークは良くも悪くも、周りからは結果でしか評価が出来ないという側面を持っています。
オフィスでの仕事の場合は、結果が出ていなくても何となく雰囲気で仕事してる感を出せばある程度評価に繋がったりする場合があるように思います。（特に大企業の場合など。）
ただリモートの場合は、見ている人が周りにいないからこそ、自律をし、仕事を前に進め、結果を出す必要があります。
二つ目の「見える化」について。
この「見える化」は私が講演担当兼マネージャーを務めている鈴木政次氏（“ガリガリ君”の開発者そして育ての親／ M.ソリューション代表／ 赤城乳業株式会社元常務取締役開発本部長）が講演の際にも赤城乳業の強みとしても紹介される言葉です。
赤城乳業で実際にやっている方法ではございませんが、このOutlookスケジュールについても本質的には同じ「見える化」になると私は捉えております。
また、リモートワークの場合は物理的に社員同士が離れてしまっているため、この「見える化」は意識的に取り組む必要があります。
そこでこのOutlookスケジュールが使えるのです。
自分のスケジュールを社内のメンバーに公開しておくことで、コミュニケーションが円滑に進みます。
上司にとっては安心感につながりますし、部下にとっては相談をしやすい状態を作り出せます。
（例えば、今はミーティング中だからその後の時間にチャットして相談しよう…等）
新入社員や若手社員にとっては、上司からの信頼度を高める大きな要素になりますし、管理職にとっても風通しの良い職場雰囲気をつくる大きな要素になり得ますので、どんな立場の方にもお勧めしたい方法です。
②スケジュールを入れる
ここについては、細分化している項目について説明していきます。
注意点❶：一日終了後のベストの状態をイメージしてそのためにやるべきことは何なのか入れていく。
仕事をしていると、次から次へとやるべきことがあり、終わりが見えず、ストレスを抱えてしまう、という方も少なくないように思います。
まさに私もそういうことが以前にもありました。ただ、この時間割を設定することでこの類のストレスも大きく軽減できましたのでお勧めしております。
すぐに仕事をスタートするのではなく、一度立ち止まり、一日終了後のベストイメージが何なのを考え、それに基づいて時間割を作っていきます。
そうすることで仕事にメリハリを作ることができ、気持ちよく進めていくことができます。
注意点❷：「緊急でない×重要なこと」を実行する時間を取る。
書籍の第3章で紹介している時間管理のマトリックスが「森」の役割とすると、この時間割は「木」のようなものとお伝えしましたが、書籍では「緊急でない×重要なこと」を意識的に実行していく大切さを書かせていただきました。
書籍では一日10分でもいいからこれに取り組むことが重要だと記載しましたが、時間割にもこの時間を落とし込む必要があります。
私の画像の例の場合は、スケジュールの空欄部分「14時～14時半、15時半～16時」がこの部分にあたります。
「緊急でない×重要なこと」は人それぞれによって変わってきますが、今の私の場合は、このnoteの執筆だったり、営業のデータを分析して企画書を作る時間にしたり、、といった感じです。
強制的にその時間を設けることで、仕事へのマンネリを防ぎ、更には飛躍へとつなげるカギになるのです。
注意点❸：1タスクにかかる時間に余裕を持つ。
この点については、私自身、西成活裕氏(渋滞学者／ 東京大学先端科学技術研究センター教授／ 日本国際ムダどり学会 会長)の講演を参考に実行し、快適さを実感しております。
私の場合は、タスクを実行するのに全力で30分間かかりそうなものに関しては60分間ほどの時間を取るようにしています。
もちろんスムーズにいけば30分間で終わりますが、突発的なトラブルも日常茶飯事だということを想定しておくことで対処しやすくなり、あまり動じなくなります。
私の場合、余裕を持って余った時間に関しては、溜まっているメールを返したりする時間にしています。
③タスクを実行できたら「○(マル)」をつける
これについては心理的な部分が多いように思います。
実行したら「×」や「☑」をつけるとか、特に何もつけないとかでもいいと思いますが、私は「よく実行した」「がんばった」と自分を勇気づけるようなイメージで「○」をつけるようにしています。
「○」の方がポジティブな印象につながるのでお勧めです。
※ただしここは特に正解はないと思いますので、自分の心地よいと思える絵文字を使ったりするのもいいでしょう。
注意点❹：一度作ったスケジュールに固執しすぎず、臨機応変にスケジュールの入れ替え等を行ってもいいという心構えで進める。
仕事をしているとどうしても突発的なことが起こったり、予定通りに行かなくなることも多くあります。そういう時は、随時時間割をメンテナンスすればいいだけです。
これを想定できていないと、予定通りにいかないことがストレスに繋がってしまいます。
ですので、何かあれば臨機応変に対応する（突発事項を組み込み、次の日に移動できるスケジュールは移動する等）と念頭に置き、仕事を進めていけばいいでしょう。
私自身もそういう心構えで日々臨んでいます。
以上、今回はリモートワークに使える時間管理術を取り上げてみました。
実際このテクニックは私自身も使えると手応えを持っている方法ですし、毎日の仕事に忙殺されて悩んでいた友人にも伝えたところ、タイムマネジメントはもちろん、ストレスコントロールやコミュニケーションの観点でも大きく改善できたという声もいただいております。
もし少しでも使えそうだなと思っていただけたら実験してみてください。
それではまた次回、何かしら有益な情報提供が出来るよう書いていきますので、お楽しみにしていただけると幸いです。
そしてまだ書籍を読んでいない方は手に取っていただけたら嬉しいです！
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今後ともどうぞよろしくお願いいたします。