公文書の電子的管理を思う
序 文
内閣府というとってもお偉そうなところから示されている公文書の管理。やりたいことは分かるのだが、もう少しどうにかならんのか？というなんやかんや（ごにょごにょ
公文書って何？
公文書管理法という法律で定められている。
◆ 行政文書
◆ 法人文書
◆ 特定歴史公文書等
以上の3つが該当する、らしい。今回は内容は割愛
（公文書管理でググろう！）
行政文書の電子的管理について以下述べていく。
どうやって管理するの？
ガイドラインで、「行政文書については、法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられている場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により体系的に管理することを基本とする。」となっている。
「紙じゃなきゃダメなのよ！という場合を除いて電子的に管理しましょうね。」となっている。PCで作成したり、スキャナで取り込んだりして電子管理しましょうということ。
行政文書のPCでの管理・・・
上記の画像が例としてある。組織的に検討を経た行政文書は「記録用フォルダ」に入れて、作成途中は「検討中フォルダ」に入れて管理しなさい。となっている。
んで「記録用フォルダ」は大分類、中分類、小分類に階層を分けて保存しよう！というのが画像の意味。そして大分類は年度ごとに管理する。
これが曲者で、例えば〇〇震災の被害状況を部・局長級に説明する資料とかいう行政文書があったとしよう。
すると、Z:¥災害対策本部¥激甚災害認定局¥公文書管理課¥課共有フォルダ¥激甚災害復興班¥記録用フォルダ¥2024年度¥01【大分類】激甚災害における国会及び審議会における審議等に関する事項¥01【中分類】〇〇地震被害状況_激甚災害認定審議会（認定経緯、配布資料、議事録等）¥01【小分類：30移】第10回〇〇地震被害_激甚災害認定審議会¥20240102部局長級被害状況概要説明会資料（0101決裁終了版各部局配布済）.pdfというような感じになる。これで210文字のパス。
何か不都合でも？
ファイル、フォルダ名や階層によっては255文字超えることもざらにある。ご存知Windowsは絶対パスが255文字を超えるとエラーが出る場合が。260文字くらいまではファイルは開くが、データの移行となるとできなかったりする。
共有のデータサーバーなんかにあるともっと階層が深くなり、サーバー移行したらデータがいないなんて事態も起きる。
名前長過ぎない？
「行政文書の電子ファイルにおける適切な名称の付与」なるものがあって・・・「意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証する観点からは、当該行政文書の最終版（例：省令案の決裁終了版）だけでなく、課室長や部局長における検討の経緯・過程で用いた行政文書（例：省令案の起案前段階での課長説明、局長説明で用いた版）も格納する場合もある。こういった場合、当該行政文書の最終版と、最終版に至るまでの経緯・過程に係る行政文書が判別可能となるよう、それぞれの段階が判別可能となるように適切な名称を付与する。」とか書いてあるのでファイル・フォルダ名がどうしても長ったらしくなる。
どうしてこうなった・・・
ずさんな公文書管理！と言われないよう、隙なく規則を作ったのだろうか・・・もう少し、こう、何と言うかどうにかならなかったのだろうか。
※ 文中の行政文書フォルダやファイル名が適切じゃないかもだけどツッコまないでね。