プロジェクト、タスク、ライフログ、ポモドーロを快適に回すツール4選！
ここ数日で自分の中のタスク管理とプロジェクト管理に大革命が起こっている。Todoist＋Togglを使い出してから、生活習慣が変わりつつある。自分の中では大革命なのだ。これに加えてUpNoteによる色んなツールをつなぐ機能。とにかく今まで色々試行錯誤してきたことが、一気に繋がって動き出した。
主にWindows デスクトップPCでの作業を前提としています。スマホとかノートPCやタブレット環境は想定していません。念のため。
私がいいと思ったツールはこちら。順番が付けられないほど最高！
UpNote（ファイルやフォルダへのアクセス管理とメモ管理）
Todoist（タスク管理、大雑把なスケジュール管理）
Toggl Track（ライフログ。主に振り返り用）
Pomodoro Tracker（ポモドーロタイマー。時間管理）
（約 4,700文字の記事です。）
言わずもがな、UpNoteは必須
こちらのマガジンで解説しているほどに、愛用している。
あらゆるプロジェクトはUpNote起点で、そこから必要なフォルダやファイルにワンクリックでアクセスできる。この「一元集約的なページ」と、無限に追加したり階層化できる整理機能がUpNoteの強み。Evernoteとは比べものにならない。特にファイルやフォルダへのリンクを張れる機能、これがメチャクチャ強力。ワンクリックで所定のファイルが関連付いたアプリで開く。
ワンクリック！まるでURLリンクがファイルやフォルダにも適用された感じだ。
UpNoteについてはこれからも愛用していくし、このマガジンについても随時記事を追加する予定😍
Todoist：締め切り日ベースのタスク管理
まずタスク管理ツールで「期日と締め切り日の2つ」を管理できるツールが中々ない。あったとしてもAsanaなどのような「チームを管理」する企業向けツールくらいしかない。もちろんお値段も法人向けでちょっとお高い。
Todoistのような「個人のみのタスク管理でお手頃価格なツール」で期日＋締め切り日の管理となると、私は他のツールを知らない……。
締め切り日 Deadlineは絶対だ。だがそれはそれとして「このくらいの時期にやっておきたいな」という、タスクの実行予定日 Dateは気楽に変えられる。むしろ気楽に柔軟に変更できるべきなのだ。この自由さを確保するために、Date, Deadlineという2つの期日管理ができること。これが私にとってとても重要だった。期せずしてTodoistで約1ヶ月前にこの機能が実装されたことは、もはや奇跡的な出会いと言えるだろう😍
あとはこちらの記事でも書いたが、階層化できるプロジェクトとフィルターの合わせ技。
これで驚くほどに「今日やるべきこと」をリストアップしてこなせるようになった。
実は先日のライノ 3D学習日記、これは実は「もう今日はいいや、おしまい」と思っていたところ、Todoistのやり残しリストでぽつんと残ってしまった「note ライノ学習 執筆」というタスク。見てしまった以上、やるしかあるまい😤ということで30分で何とか書き上げて公開した。
たったこれだけでも、明日に回さずに今日で片付けられた。もちろん無理はいけないが、その一押しをTodoistがしてくれた。先送り癖が1つ直った瞬間だった。
ただし無理はいけない。体調管理のほうが優先されるべきだ。
Toggl Track、ライフログを付けやすい
Toogl TrackはTodoistとも連携できる。Chrome拡張アドオンを入れてみれば分かるが、TodoistほかTickTickなど、主要なタスク管理ツールと連携できる。恐らくは各ソフトが公開しているAPIを利用しているのだろう。なのでTodoist以外でも、私の古巣の愛用ソフトTickTickでも使えた（確認済み）。
Toggl Trackは数年前までは「Toggl」という名前だったが、名称変更したらしいね。詳細は知らんけどw 当時でもライフログは付けやすかったが、今みたいに他のソフトとの連携がなかったので、一定期間使ってお蔵入りしていた。
だが今回、Todoistとの連携により堂々の復活！👍Toggl Trackは無料版でもかなり便利にライフログを付けやすい。
あとで気付いてもスマホアプリで調整できる
スマホ用のアプリもあるので、PC操作以外でもスマホからでも簡単に「サッとライフログの記録スタート＆終了」ができる。なので色んな作業時間を記録しやすい。
睡眠時間のログを取りたいなら寝る前にスマホアプリ上でタップするだけだ。んで起きたら同様にタップで記録を停止させる。
また既存のデータもPC上でD&Dで簡単に編集できるし、複製もできる。記録をし忘れたときにも「だいたいの時間感覚」で追加編集できる。この点が嬉しい。
ただし英語UIです。こういうニッチなツールはほとんどの場合で日本語対応していません😭そんなときにはブラウザのページ翻訳でGo!
1週間＝168時間の俯瞰ができる
こちらはToggl Trackのスクショ。あまりにも内容がひどすぎて見せられない😅 モザイクアートをお楽しみ下さい。
私が当初TickTickに惚れ込んだ理由はこの1週間＝168時間の俯瞰だった。だがToggl Trackでも同じことができたし、むしろTickTickよりも「記録済みタスク」の修正がしやすかったことが大きい。Todoistと連携して「タスク消化＋作業時間の記録」が簡単になったことで、ついに私の中ではTickTickを越えた。
通知Webアプリ：Pomodoro Tracker
Toggl Trackにもポモドーロタイマーがあるのだが、それを利用するとログが細切れになって見づらい。後から振り返ったときに見づらいのだ😭
TickTickでもログを記録しながらポモドーロできたが、休憩からの再開を忘れると記録されない。結構な確率で「休憩する？続ける？ Yes/No」画面で止まったままだったりする。
しかもTickTickでは記録済みデータをユーザーが編集できない。削除して手動で新規登録しかできない。The 手間😭 これはつらい。つらかった。
なのでログ自体は連続記録がいい。となるとタイマー通知だけを別手段で実現させたい！
そこでWindowsアプリで探してみて試したところ、なかなかシンプルなツールが見つからない。5～6個試したが、全部微妙。そして情報収集しているうちに、こちらのwebアプリが便利だった。
なんだかアカウントを作ってログインすれば色々ログの管理ができるようだが、そんなことは不要。シンプルに歯車アイコン⚙️をクリックしてお好みの設定にすればすぐに使い出せる。（そもそもタイムロギングはToggl Trackに任せているわけで。）
要するに、
25分経ったらデスクトップ通知＋音も鳴る
しかも音色を選べる（ベル系だとビックリする😱優しい音に変更）
さらには音量も調整できる（これは嬉しい！😍）
デスクトップ通知の表示時間も調整可能
「自動で休憩に入る」「自動でポモドーロ開始」などをONにしておけば自動で休憩とポモドーロ復帰する
4回リピートしたら大休憩15分
ブラウザタブの円環のファビコンで進行状況が一目で把握できる（そしてひっそりと小さいままで、激しくちらつかないのもGood!）
このアプリの凄いところは、
音色が選べて
音量が選べて
休憩の自動開始/手動開始が選べて
仕事の自動開始/手動開始もまた「個別に」選べる
これらを全て満たすツールはなかなか見つからない😭デジタル時計系のグッズでも、音量がうるさかったり音色が気に入らなかったり、大休憩も含めて自動リピートはできなかったりなどなど、帯に短したすきに長し、なのである。この無料ツールは完璧！
人によっては「休憩の自動開始は欲しい」が「仕事の自動開始は要らない」こともあるだろう。休憩が5分で切りがよくない場合が多いと、「ブラウザのタブをクリック、停止、開始、目的のウィンドウへ」の4クリックの手間になる。
逆にコンスタントに25、5分をキープしたい人は「手動4クリックで毎回、仕事や休憩を開始」はだるすぎる。
各自の特性を全部カバーできるのがPomodoro Trackerなのだ！
（ただし大休憩だけの自動/手動開始カスタムは無理。休憩の設定に準じる。休みすぎてしまったらそこだけは4クリックすべし😅）
しかもブラウザベースなのでブラウザの起動時に開くタブに登録しておけばOK。ピン止めしておけば邪魔にならない。Windowsのタスクバーも占有しない。
ライフログとは別にポモドーロタイマーが重要
なのでライフログツールとは別に、シンプルにポモドーロタイマー通知だけをしてくれる別アプリ「Pomodoro Tracker」を導入することにした。
こうすればライフログは1固まりになるが、実際には25分ごとに5分休憩している。その5分は計時してもいなくても、まぁ些末な問題だ。
グラフィカルに1週間分のライフログの振り返りをしやすいほうが何倍も価値がある。1分1秒の精度よりも、168時間で何をどう行なったかを知りたいのだ。
まとめ Todoist + Toggl Track、最高😍
要するに、Deadlineを意識して多階層プロジェクトをフィルタリングで「今日やるべきタスク」を洗い出し、Toggle Trackで記録する。作業開始の起点はUpNoteのメモからファイルやフォルダにジャンプして作業開始。そしてPomodoro Trackerでポモドーロタイマーを使いつつ、Toggl Trackで連続記録。
1日の振り返りや1週間の振り返りでToggl Trackで俯瞰し、今後のタスクの遅延をTodoistでリスケして、明日や来週のスケジュールを柔軟に調整。
この無限ループ。
現在、やるべきことに集中する
過去、1日前と1週間前を俯瞰してインスピレーションを得る
未来、今後のスケジュールを再調整する（遅延は必ずあるものだから）
過去＞現在＞未来、ではなくて、現在＞過去＞未来。これが重要。最も重要なのは「現在」なのだ！
これらが繋がって無限ループできるようになった。そう、ようやくGTDが回り始めた😍
今年は大きな成果を出したい
タスク管理やプロジェクト管理にこだわった理由は、これ。今年は今までにない新たな取り組みを考えている。そして絶対に成功させたい。そのための手段として、今までではダメだと感じて試行錯誤した結果、どうやらビンゴ！に辿り着いたと感じる。
今後の活躍にご期待下さい！😊
今日はこれまで。
今回の創作活動は約1時間30分（累積 約4,146時間）
（1,260回目のnote更新）
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