大量の仕事を捌くコツは「時間制約」を意識すること

大量の仕事を捌くコツは、あらゆる場面で時間制約を意識することです。

仕事が捌ききれない状況とは、時間不足に陥った状況にほかなりません。
時間不足を防止するためには、「時間には制約があること」を強く意識して行動することが有効です。

特に3つの場面で時間制約を意識することが重要です。

①仕事の受け方

×何でもかんでも頑張ってたら時間不足に
○総時間に収まるように仕事量をコントロール

最も重要なのは、仕事量をコントロールすることです。

・やらなくていいことはやらない
・全て自分でやらない
といったことを実践することが大事です。

担当者であっても、部署やチーム内の仕事の割り振りについて意見できるポジションを獲得しにいくべきです。

②着手の仕方

×優先順位が高い仕事から着手、他の仕事が時間不足に
○各仕事に時間を割り当ててから着手

仕事は、放っておくと、時間を無限に吸い取ってしまいます。
そうならないためには、仕事に着手する前に、どれだけ時間をかけるのかを予め決めておくことが有効です。

一日分だけではなく、一週間程度先まで決めておきましょう。それによって、自身にどれぐらい余裕があるのかが正しく把握できます。

③日次レビュー

×進捗確認はしていたのに時間不足に
○残り時間が十分あるかを確認

一日の終わりに、仕事の状況を点検しましょう。
ここで確認すべきなのは、進捗が順調かどうかだけではありません。
それよりも、仕事をやり遂げるために十分な時間が残っているかどうかを確認することが重要です。時間が不足する可能性があるなら、翌日以降の時間配分を見直す必要があります。

ここまで見てきた通り、時間制約を意識して、
①総時間を意識した仕事量コントロール
②各仕事へ時間を割り当ててから着手
③各仕事の残り時間が十分かを日々確認
といったことをやっていると、仕事が捌ききれなくなるような状況は起こりにくくなります。

「時間制約」は、意識している／していないに関わらず、必ず存在するものです。
どうせ存在するのであれば、初めから強く意識して、行動することをお勧めします。