自分のプロジェクトマネージャーになろう〜新入社員から使える普遍的タスク管理術〜
自分のプロジェクトマネージャーとして、自分の仕事を管理すること。
これは、私自身が、泣きながら学んできたことのうち、最も役に立っているノウハウです。（休日深夜に、ひとりぼっちのオフィスで泣いた思い出があります）
実際、大規模なプロジェクトの管理も、自分の仕事の管理も、やるべきことに、それほどの違いはありません。
これをツイッターで呟いてみたところ、いいねが60もつき、共感される方が多かったようです（北野唯我さんにリツイートいただいたおかげですが)。
そこで本noteでは、「自分のプロジェクトマネージャーになる」方法を概説してみようと思います。
実際に使っているツールの利用イメージもお示しすることで、「試しにやってみること」もできるようにしています。
「自分のプロジェクトマネージャーになる」方法の肝は、3点（①タスクの洗い出し、②リソース計画、③進捗管理）に集約されます。
順番にみていきましょう。
まず一つ目、タスクの洗い出しについて。
ここでは、やるべきこと・着手予定日・終了予定日を一覧化した「タスクリスト」をつくりましょう。
タスクリストを単なる備忘録だと、侮ってはいけません。（もちろん、備忘録としての側面も重要ですが）
新入社員の方には信じられないかもしれませんが、仕事は、勝手に消えることがあります。
消えるのは、どうでもいい仕事だけではありません（むしろ、どうでもいい仕事ほど、なかなか消えてくれません）。重要な仕事であるにもかかわらず、シャボン玉のように消えてしまうこともあるのです。
どうしてそんな不思議なことが起こるのでしょうか？
それは、目の前の仕事に追われると、腰を据えて中長期的な仕事に取り組むことが難しくなるからです。
タスクリストは、単なる備忘録ではなく、重要な仕事を最後までやりきるために必要となるのです。
「やると決めたこと」が消えたり、萎んだりしないように、タスクリストを作りましょう。そして、重要な仕事を最後までやりきる経験を積み重ねていきましょう。
タスクを洗い出したら、次は、リソース計画です。
プロジェクト管理においては、リソースは「人」です。どの仕事を誰に割り当てるのかを決めないと、仕事は始まりません。
では、タスク管理におけるリソースとは何でしょうか？
それは、自分の時間です。
仕事を人に割り振っていくのと同じように、タスクリストに載っている仕事を、9時の自分、10時の自分、11時の自分・・・に割り振っていきましょう。
9時になったら、「9時の自分」は、割り振られた仕事に集中すればよいのです。
プロジェクト管理もタスク管理も、ボトルネックは、リソース計画の失敗から生まれることがほとんどです。
リソースは有限なので、使い方を間違えると、全体に悪影響が波及します。
タスクを洗い出し、リソース計画ができれば、あとはやるだけ。
と言いたいところですが、仕事をやりっぱなしにせず、しっかり進捗管理をすることが重要です。
問題を早期に発見して、早期に手を打つことが「プロジェクトマネージャー」の腕の見せどころです。
問題が起こりそうであれば、リソース計画を見直したり、タスクの内容を見直したりすることが必要です。
ここまで、「自分のプロジェクトマネージャーになる」方法をざっと概説してきました。
ここからは、私が使っているツール「タスケンダー」の画面イメージを使って、デモをしてみたいと思います。
エクセルの雛形は、以下でダウンロードできます。
① タスクの洗い出し
やるべきことを洗い出してタスクリストを作成します。目先のタスクだけではなく、やると決まっているタスクは全部いれましょう。
稼働中のタスクを把握しやすいように、ガントチャートを自動作成しています。
②リソース計画
タスクをスケジュールに割り当てていきます。スケジュール欄は、タスクIDを入れると、タスク名を自動表示するようにしています。
③進捗管理
進捗に応じて、リソースの使い方等をこまめに見直しましょう。一日の終わりに、翌日以降の計画を再点検するとよいでしょう。
ここまでのデモで、イメージを掴んでいただけたでしょうか？
この手法は、タスクリストが５行でも１００行でも、同じように実行することができます。
本noteでは、「自分のプロジェクトマネージャーになろう」と題して、新入社員にも知っていただきたい、普遍的なタスク管理の手法を説明してみました。
この内容が、ビジネスライフの参考になれば幸いです。
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オマケです。
タスク管理で、仕事の効率だけでなく、質も上げていこうと思うと、課題設定〜実行の間を行ったり来たりしながら、全体をチューニングしていくことが重要です。
本noteでは、計画と実行を往復することには触れましたが、タスクリストと計画の往復も重要です。
なぜなら、タスクリストの良し悪しは、「良い計画を作れるかどうか？」で決まるからです。
詳しくはまた別途書いてみたいと思います。