13 時間固定と自由時間でコントロールする

こんにちは、今日もご覧いただきありがとうございます。

今日は時間管理について二つの活動をシェアさせていただきます。

計画を行うとき、人それぞれ方法が違うと思います。
私の場合だと、優先順位の高い順に計画を立て活動することが多いのですが、今からご紹介する方法をやってみたところ、毎日の計画達成度が高くなり、毎日の活動にリズム感が出てくるようになりました。

その方法は、「時間固定」と「時間自由」という二つに活動を分けて計画を立てることです。

たとえば、商談のアポイントなどは時間が決まっていますので「時間固定」、あなたがしなければならないタスクは行う時間は決まっていないので「時間自由」となります。

ただし、管理業務などは行動計画を固定しておいたほうが、スムーズに実行できます。

このように二つの行動をうまく組み合わせ計画をたてることによって計画自体に柔軟性が生まれます。
とにかく、目の前にある活動を順番に片づけていく人もいると思いますが、それでは突然起こる緊急事態に対応することが難しくなります。

もちろん、人によって性格が違いますので、「私はとにかく簡単な活動から片づけていく方が良い」という人はそのやり方で良いと思うのですが、その場合でも重要度の高いものに関しては時間を固定し、重要度の低いものは時間自由にしておくことをおすすめします。

ポイントは、常に「時間自由」のタスクを把握しておくことです。

時間自由であれば、移動中や待ち時間など隙間時間に活動することができます。

・他人に委任する

計画を立てるとき、本当にすべて自分がやらなければならないことなのか？と考えることも大切なことです。

選択肢は「やらない」「自分でやる」「誰かに委任する」の三つがあります。

もし、あなたに部下がいたとしたら、他部署からの依頼を部下に任せようとしたとき、どのように依頼すると良いでしょう？

「忙しいと思うけど、なんとか頼む」とか「どうしても断れなかったのでよろしく」という気持ちで依頼すると、頼まれた方は重要ではないが緊急なんだなと思い第Ⅲ領域の仕事になってしまいます。

部下の成長を考え、新しい何かをつかんでほしいと思い依頼したのであれば、重要なことを依頼されたと感じ、その人の成長につながり信頼関係が生まれます。

他人に委任するときも相手のことを考え依頼することで、出てくる結果に違いがありそうですね。

「他を助ける人が自らを助ける」　　アジアの諺

最後まで読んでいただきありがとうございました。