タイムマネジメントの基本：本部での経験から学んだ、階層的な時間管理術
こんにちは。SEA SIDE.代表のとしです。前回は「超習慣化シート」について、具体的な活用方法をお伝えしました。今回は「タイムマネジメントの基本」について、本部での経験から学んだ、体系的な時間管理の方法をお話しします。
階層的な時間管理の必要性
本部での業務は、店舗運営とは比較にならないほど複雑でした。20カ国以上の事業を管理し、国内外の関係者と連携しながら、50億円規模の部門運営を担当することになり、時間の階層的な管理が不可欠でした。
効果的な5つの時間軸
まず、半期計画では大きな方向性を設定します。主要な事業目標と達成時期を定め、定例会議やイベントの年間スケジュール、プロジェクトのマイルストーンを明確にしていきます。
月次計画では、より具体的な実行計画を立案します。月単位でしか見えてこない業務の波を把握し、月初の計画立案でその月の業務量の偏りを事前に把握。リソースの適切な配分を行うことが重要です。
週間計画では、業務の安定性と予測可能性を高めるための基本フレームを構築しました。月曜日は振り返りと実行策立案、火曜日は計画のブラッシュアップと共有、水曜日は役員会議と結果共有、木曜日は実務と準備、金曜日は締めと次週準備という具合です。
日別の時間配分については、一日を3つの時間帯に分けて管理します。午前は最重要かつ期限の迫った業務や集中力を要する企画立案に充て、昼はミーティングや関係部署との調整、夕方は日常的な作業の完了と翌日の準備に時間を使います。
時間管理システムを機能させるための核心
このような階層的な時間管理を効果的に運用するために、特に重要なのが以下の3点です：
ルーティン業務には固定の時間枠を設定し、そこにミーティングを入れないようにします。また、予期せぬ事態に対応できるよう、各時間枠に余裕を持たせることも大切です。さらに、定期的な見直しと調整を行い、システムを柔軟に進化させていくことで、より効率的な時間管理が可能になります。
次回は「主体性の育成」について、このような時間管理システムをチーム全体で運用するための方法をお話しします。
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