【どちらの方が効率的？】メールと電話（通常業務）

みなさん、どうもこんばんは、
とりりんです。

今回は、通常業務を行う上で、
メールか、電話のどちらの方が効率が良いのか
について、記事を書こうと思います。

いきなりで恐縮ですが、
営業は通常業務の効率化を
求めるべき仕事です。

効率化をすることで、
営業ができる時間を
増やすことができるからです。

しかし、通常業務で仕事の効率化を
意識して電話とメールを
使い分けている人はあまりいないです。

今回は、効率化をすることが大好きな私が、
メールと電話のメリットについて、
それぞれ記載をしたいと思います。

下記のような悩みがある方に参考にしていただければと思います。

この記事が参考になる方が持っている悩み

• 仕事を少しでも効率化したい。

• 通常業務に追われて、営業の時間を確保できていない。

• メールの良さと電話の使い分けができていない。

メールのメリット

仕事が止まらない

メールで連絡をする場合、
仕事が止まることが少ないです。

理由は、メールを送信している時点で、
相手に連絡ができているためです。

電話の場合、相手が電話に出ることが
できないことが多々あります。
相手が電話に出てくれなければ、
連絡事項を相手に伝えることができません。

つまり、仕事は進んでいないのです。

一方で、メールの場合は、
送信した時点で、相手の状況に関わらず、
連絡事項を相手に伝えたことになります。

相手が重要なキーパーソンで
忙しければ、忙しいほど、
電話はつながりにくいです。

私が担当しているお客様は
基本的に忙しい方が多いため、
電話はつながらないことが多いです。

過去に電話で連絡を試みた時に、
お互いに行き違いになることが発生し、
三日間連絡ができなかったことがありました。

当日を振り返ってみれば、
初めからメールで連絡をしていれば
二日間で連絡ができていたかもしれません。

だからこそ、メールの方が
仕事が止まる可能性が低いのです。

相手が動きやすい

メールを受け取った相手が
動きやすいのもメールのメリットです。

理由は、メールを受け取った相手が、
文章をそのまま他の関係者に
見せることができるからです。

内容が複雑になったり、
受け取った相手が他の部署や関係者に確認する
必要がある場合に特に有効です。

「後でメールでもお送りしておきますね。」
と、言われて助かると思った経験は
皆さんもあると思います。

メールで連絡をすることは、
相手が忘れることを防止する役割もあります。

私は相手に動いてもらう必要がある時は、
メールで連絡をするようにしています。

過去に電話した時に、
お客様から「あれ、そんなこと頼まれてたっけ？」
と、言われて仕事が全く進んでいなかったことがあります。

相手も人間のため、忘れてしまうことは必ず発生します。
しかし、忘れないように防止することは必要です。

だからこそ、
メールで連絡をした方が、相手が動きやすいのです。

トラブル時に対応しやすい

トラブルが発生した時に
効率よく対応ができるのも
メールのメリットです。

理由は、メールのやり取りは
文章として残るためです。

仕事では、様々な理由により
トラブルが発生します。

客先とのトラブルが発生した時は、
当時のやり取りを見返す必要があります。

しかし、電話で連絡をしていた場合、
文章でやり取りが残っていないため、
見返すことができません。

ビジネスの世界では、
記憶はほとんど通用せず、
記録が非常に重要になります。

文章としてやり取りが残っていない場合、
ほとんどの場合は、トラブル解消に
非常に長い時間がかかることになります。

トラブル対応はうまくいけば、
顧客と信頼関係を構築できる良い機会ですが、
リスクが高いため、可能であれば避けたい所です。

文章が残っていれば、事実関係がはっきりするため、
時間をかけずにトラブル対応をすることが可能です。

したがって、メールでやり取りを残しておくことで、
トラブルが発生した時にも
効率的に対応することができるようになります。

電話のメリット

初速が早い

メールに比べて、動き出しのスピードが
早いことは電話のメリットです。

理由は簡単で、電話をかけるだけで良いからです。
電話をして会話するだけなら、歩きながらでも可能です。

営業として、客先の信頼を得るために
必要なことの一つとして
動きの早さが挙げられます。

返信や確認の作業が早い営業は、
それだけで客先の信頼を得やすいです。

そのため、仕事の一歩目のスピードが早いということは、
営業の場合、非常に大きなメリットだと言えます。

当たり前ですが、メールを作成する場合は、
文章を作成する時間が必要のため、
電話と比べると、一つの作業をする時間がより必要になります。

そのため、スピードが求められる場合は、
メールよりも電話の方が早く対応することができます。

柔らかく伝えることができる

相手に柔らかい印象を与えながら、
会話をすることができるのも電話のメリットです。

理由は、声色やトーンを意識することで、
感情や細かいニュアンスを補足することができるからです。

営業は、感情のフォローが必要な時がたくさんあります。
トラブル対応やご迷惑をおかけする時などです。

メールで文章しかない場合、
感情が伝わりにくいため、誠意や申し訳なさを
伝えることが難しいです。

私は、特にトラブル対応の時は、
メールをした場合でも、
必ず電話をして気持ちが伝わるようにしています。

そうすることで、こちらの感情を伝えることができ、
相手からの印象を良いものに変えることができます。

人は感情が言動に影響する生き物です。
そのため、メールの文章だけでは伝えることが難しい
感情を電話で伝え、
柔らかい印象を与えることは必要です。

伝える側が楽

最後に電話をする側が感じている
一番のメリットを紹介します。

それは、電話をかける側が、
楽だという点です。

理由は、電話をかけるときに、
電話する側は情報の整理をしなくて済むからです。

電話して物事を１から伝えていれば、
必要な情報は相手が整理をしてくれます。

確認したいことは、その場で
相手が質問してくれるからです。

メールの場合、情報の整理をした上で、
文章を書かなければいけません。

その上、情報の抜け漏れを防ぐため
情報を網羅的に記載する必要があります。

ここまでくると、電話して
とりあえず内容を全て喋ってしまう方が
連絡をする側が楽なのです。

そのため、とりあえず電話をかける
人が多くなります。

しかし、とりあえず電話をすることは、
メリットだけではありません。
相手からの信頼を失う可能性があることは
覚えておきましょう。

理由は、相手の時間を取る上に、
結論ファーストでしゃべることが難しくなるからです。

情報の整理を相手に任せる前提で電話を始めると
情報を網羅的に説明する必要があります。
その場合、結論から始めることが難しくなります。

私は、電話をする時は、
なぜ電話をしたのか？という理由を
初めに説明することを意識しています。

皆さんも電話する時は、情報の整理を行い、
相手が不快にならないように配慮した電話を心がけましょう。

メールと電話はどっちが効率的？

ここまでメールと電話のメリットをそれぞれ
お伝えしてきました。

それでは、通常業務を行う場合は、
最終的にはどちらの方が効率的なのでしょうか？

結論から言うと、
メールの方が効率的です。

理由は、中長期的な観点で、
メールの方が早く仕事が進むからです。

前述の通り、
電話もメリットがたくさんある
素晴らしいコミュニケーションツールです。

しかし、通常業務を進める場合は、
営業の場合は、確認や連絡が
主な仕事になることが多いです。

記録に残り、送信した時点で、
連絡をしたことになるメールは、
中長期的に、電話と比較して
早く仕事を進めることができます。

最初の楽さに捉われて、
中長期的なスムーズさを
損ねるのは非常にもったいないです。

だからこそ、通常業務の遂行の場合は
メールでやり取りをした方が効率的です。

まとめ

いかがだったでしょうか？

今回は、通常業務を行う際に
メールと電話で比較した場合に
どちらの方が効率が良いかを解説しました。

通常業務を行う上では、
メールの方が効率的だと結論を述べさせていただきました。

しかし、電話も柔らかい印象を伝えることができ、
対応スピードが早い優秀な連絡手段です。

状況に応じて適切に使い分けることが
仕事を効率的に進めるためには重要です。

ぜひ、この記事を読んだ皆さんが、
少しでも通常業務を効率的に進める助けになれば嬉しいです。

以上、最後まで読んでいただきありがとうございました！