ウェビナー運営体制のベストプラクティス：適切な人数や役割分担とは？
コロナ禍以降、BtoB業界においてウェビナーは、企業の集客やリード獲得において重要な施策として多くの企業が取り組んでいます。しかし、「いざ開催しよう！」と思っても、どのように運営体制を組むべきか悩む方は多いのではないでしょうか？
この記事では、BtoB向けのウェビナーを初めて開催する方に向けて、必要な運営人数や、スムーズな運営を実現するための役割分担のポイントをわかりやすく解説します。
1. ウェビナー運営に必要な役割
まずは、ウェビナーを実施するために必要な主な役割から解説します。ウェビナーを実施する際の主な役割は以下の通りです。
①司会・進行役
役割: ウェビナー全体の進行を担当します。開始の挨拶や終了時のまとめなど、ウェビナーのスムーズな進行を担います。
具体的な業務: 開始前後のアナウンス、時間調整、スピーカー紹介、質疑応答の進行などを担います。第一印象が肝心なので、元気良く表情豊かに、そして視聴者が退屈しないように、テンポよく臨機応変に進めることがポイントです。
②メインプレゼンター
役割: そのウェビナーのコアとなるコンテンツのプレゼンテーションを行います。それに付随してプレゼンテーション資料作成を行います。内容がわかりやすく、魅力的であることが求められます。
具体的な業務: 資料の作成、事前の内容確認、プレゼンの練習、プレゼンテーションの実施、質疑応答への対応を担います。プレゼンの途中で動画を流すなど、視覚的な工夫を取り入れることで、参加者の興味を引くことができます。
③技術サポート
役割: 配信ツールの設定やトラブル対応を担当します。技術的な問題が起こったときに迅速に対応することが求められます。
具体的な業務: 音声・映像のチェック、接続確認、緊急時の対策などを担います。事前にトラブルが起きた場合のシナリオを準備しておくと安心です。参加者からの接続トラブルに関する問合せがあった際、迅速に対応することが求められます。
④ チャットモデレーター
役割: 質問やコメントを管理し、スピーカーにタイミングよく伝えます。参加者との交流をより盛り上げたり、スムーズに行う役割です。
具体的な業務: 質問を整理してピックアップする、チャットに投稿してリアクションすることで盛り上げる、開始時の注意事項やアンケート回答の依頼などをチャットに投稿することなどを担います。とにかくチャットに積極的にコメントをし、他の参加者が投稿しやすい雰囲気作りをすることが重要です。また、参加者の声に積極的に応えることで、ウェビナーへの満足度が高まります。
⑤リード管理担当者
役割: ウェビナー後のフォローやリードナーチャリングを担当します。リード獲得の成果を最大化するための施策を実行します。
具体的な業務: 申込者および参加者リストの作成、フォローアップメールの作成、資料の送付、次のステップへの誘導などを担当します。ウェビナーの成果を営業活動につなげることがゴールです。「鉄は熱いうちに打て」とよく言いますが、まさに参加者にいかに早くアプローチするかが肝となるため、非常に重要なポジションです。
なお、この中で最も重要なのは、1番の司会・進行役と2番のメインプレゼンターです。
究極的に言えば、１人で全てを担うことも可能ですが（弊社は自社ウェビナーは１名で全て行っています）、プレゼンしながらチャットにも配慮しコメントに対応することは非常に大変なので、最低２名いると安心です。
各役割につき１名ずつ配置できると理想的ですが、リソースに限りがある場合は、１司会進行＆２メインプレゼンター（１名）、３技術サポート＆４チャットモデレーター（１名）の２名体制で進行し、リード管理はどちらかが担う形の計２名で十分運用できます。
2. ウェビナー参加者の規模に応じた運営体制
次は、ウェビナーの規模に応じた、必要なリソースの目安について見てみましょう。始めたての頃は、参加者が少ないことが多いので、１人で十分運営できます。以下に、参加者規模別のガイドラインを紹介します。
小規模ウェビナー（10〜50人）
司会・進行役と技術サポートを兼任するなど、１人でも十分運営可能です。チャットのコメントでの盛り上げが難しい場合は、口頭で「コメントをください！」や「リアクションボタンを押してください」と伝えて積極的に盛り上げると良いでしょう。チャットでの返信ができなくても、投稿者に対し「〇〇さん、コメントありがとうございます。」と口頭で反応することが重要です。
中規模ウェビナー（50〜200人）
役割を明確に分けて配置するのがベスト。特に盛り上げ役となるチャットモデレーターが重要になります。参加用URLがわからないなどといった問合せがチャットではなく、メールで来る可能性もあるため、技術サポートも専任を配置すると安心です。
大規模ウェビナー（200人以上）
参加者からの問合せやチャットへの投稿数がぐっと増えます。サポートチームに複数人を配置し、さらにリード管理担当者を強化します。必要に応じて、外部パートナーを活用するのも手です。アンケートや投票機能を活用することでエンゲージメントを高めることも重要です。
3. チーム内の円滑なコミュニケーション
１人でウェビナーを運営する場合は必要ありませんが、複数名でウェビナーを運営する場合は、チーム内のコミュニケーションが欠かせません。以下の工夫を取り入れましょう。
ミーティングでの事前打ち合わせ:
各担当者が自分の役割をしっかり把握できるように、スケジュールを確認し合います。ToDOリストを作り、ウェビナー実施後までにいつ・誰が・何をすべきかを適宜確認すると抜け漏れがなくなります。
リハーサルの実施:
実際の配信と同じ環境でリハーサルを行い、トラブルが発生した場合の対策を確認します。特にプレゼンター側と参加者側の両方の視点で確認することが重要です。リハーサルの段階で、参加者にとってトラブルになりそうだと思った場合は、スクリーンショットを用意して説明スライドを作り、セミナー冒頭でアナウンスすると良いでしょう。（例：同時通訳の回線設定やQ&Aの使い方など）
専用チャットツールの活用:
配信中もチームメンバーが連携できるよう、事前に配信ツールとは別にチャットツールを準備しましょう。配信ツールのチャットでパネリストのみにメッセージを送ることもできますが、参加者に誤送信してしまうリスクもあるため、専用のチャットツールで別途やり取りをすることをおすすめします。ただし、プレゼンターや司会者は別のチャットツールを見る余裕がないケースが多いので、登壇者に緊急で連絡しないといけない場合は配信プラットフォームのチャットで連絡すると良いでしょう。
4．ウェビナー運営ToDOのチェックリスト
私たちは海外からスピーカーを招いたウェビナーの企画運営支援を行っており、「大規模なオンラインイベントをやるのが初めて」というクライアント様もたまにいらっしゃいます。そこで、ウェビナー企画運営時のToDOチェックリストを作成しました。フォーム入力なしでご覧いただけます。コピーしてお使いください。
海外講師を招いたウェビナーはお任せください
ウェビナーは、一度経験を積むとそれ以降の運営がスムーズになりますが、初めての場合は綿密な準備が欠かせません。自信を持ってプレゼンできるように、本番環境でしっかりと何度もリハーサルを行いましょう。
また、他社と差別化できるスピーカーをお探しですか？それなら海外から講師を招くことをおすすめします。話題性の高い海外トップランナーをご予算やターゲットに合わせてお探しし、ご提案いたします。登壇候補者の探索は無料ですので、お気軽にご相談ください。