タスクシュートゆる活日記(８)
随分、久しぶりになってしまいました。
ここ最近のことを書いてみたいと思います。
毎年７月は会社の年度開始月で、社内は会計年度の切替や、人事情報などの大きな変更があります。
私が保守を担当している社内システムについても、毎年この時期から関連する対応作業が目白押しとなり、１年で１番気が抜けず、折に触れてプレッシャーを感じる時期になります。
担当システムを含めた主要な社内システムが、一定期間停止し、その間に作業を行い、再公開します。
「社内システムを一定期間停止して困らないの？」と思われる方もいらっしゃるかと思いますが、その間はメール等手動で暫定対応してもらい、後日再開してからまとめて登録してもらうことで、何とか凌いでいます。
いずれも数年以上前に作成されたシステムで、システム同士も複雑に絡み合ってて、データ変更やプログラム変更にいちいち手がかかるようになっているのですが、なかなかリニューアルは進まず、そちらも長年の課題にはなっています。
システム停止期間が終わり、各種システムが再開されると、再開を待ち構えている人達が一斉に使い始めます。４，５年前から担当している毎年の作業ですが、公開までは無事に終わるだろうかと不安や心配も最高潮。毎年平常心で望みたいと思いつつ、ドタバタしてしまうことが多く、ちっとも慣れません。作業手順も過去から受け継がれているもの属人化部分が多く、実作業が1～2名しか出来ない状態なのです（^_^;)
今回も最終的にはトラブルなく公開できたものの、終わった瞬間へろへろになりました。この対応が９月末まで続くので、このままいくと、頭も心もかかりっきりで気づいたら四半期が終わっている状態になりそうで、なんしてもか避けたいです。
今日この話をスピードハック研究会の今週の振り返り会で相談したら、
・年１回の大きな対応なので、ある意味お祭りと考えて、かかりきりの状態となってもよいと考える
・一方、所要時間もそう多くない他の作業を止めてでも、それにかかりっきりする必要があったかはタスクシュートの記録を見て振り返ってみる
・ブログなどは逆にこれらをネタするのもあり
とアドバイスいただきました。
振り返ってみると、確かにいつもやっている勉強や運動を止め、食事を簡単できるもので済ませ、お風呂をシャワーに変更してまで、時間を切り詰めて対応する必要あったのかというと、大いに疑問でした。
単に不安だからと時間かけてただけで、この時期に「諦めたこと」「できなかったこと」が自分にとっては大変不本意で、だからといって、時間かけてすごく進んでよかったかというと逆にどうでもいい点を発見して、時間を要したり。
昨年度のタスクシュートの記録があったらまた違ったのかもしれませんが、残念ながら昨年度のこの時期、まだタスクシュートを本格的に使い始めてなかったです。
今年こそ、タスクシュートを使って、昨年よりうまく進めたいと思っています。そんな中でも、気づきもあったので、共有しておきます。
Good・Better・Nextを意識して振り返りを行う
今年度の作業が始まる前に、昨年度の工事完了時の振り返りの記録を、
関係者で一通り見直しました。
昨年度の工事完了時に行ったフォローアップ会議では、
G Good 【良かったこと】
B Better 今回の振り返りをもとに【より良くできそう】なこと
N Next 上のGood＆Betterを受けて【次こうしよう】と思うこと
の観点で各メンバが振り返りを行い、共有しました。
今年度の作業開始時に行ったスタートアップ会議時には、上記の中から「Next」の部分である「次もGoodを続けるために、あるいは次Betterをよりよくするため、試したいこと」に着目して、見直しました。
そしてNextの内容の中から「今回はここについては絶対変更してみよう」という点をピックアップして実際に実施したところ、前回より時間を要せず、スムーズに進められた点がいくつかありました。
これまで振り返りは行っていましたが、次の作業前に記録見直して、
「絶対にNextを実施する」というところまでできていなかったと思います。
そして、普段の生活のGood・Better・Nextを意識してタスクシュートの記録を振り返り、日々の生活に生かせるのではないかと改めて思いました。
大規模な作業や「大掃除」や「帰省」など年末年始の準備のように、年１回だけど、いろいろ段取りが必要な内容については、この振り返りと具体的な手順を書いたレシピとをセットで用意すると、さらにうまく生かせそうです。
振り返りを行う際は、ついつい、うまくいかなかった点ばっかりフォーカスがいってしまい、自分に対してダメ出し部分が増え、自己肯定感が下がりがちです。でも、Good・Better・Nextには、「失敗だった」とか「改善が必要だった」とか、やり方に問題があったということを表す表現はなくポジディブです。言葉の表現だけの問題かもしれませんが、素直に書きやすく、自分自信も受け入れやすい、他の人とも共有しやすいかもと、考えた次第です。
これから８月中旬にある第２弾の業務に向けて、活かしていきたいです。