情シスの新年度対応-嵐の2ヶ月をどう乗り切ったか？
2025年1月31日で2024年度が終わった。
この2ヶ月間、我が情シスはいつもの業務とは別次元の忙しさだった。
今回はそんな情シス/IT部門の日常であり、非日常でもある「2ヶ月間の奮闘記」をお送りしましょう
「新年度対応」- それは年に一度の総力戦
「新年度対応」それは年に一度の総力戦だ
12人のITチームが一斉に動き、数百人の社員が新たな組織体制でスムーズに業務を開始できるように支える。
やるべきことは山ほどあるし準備も半端ない
- 人事マスターや組織情報、基幹システムの権限の更新
（これをミスるとシステムが機能不全）
- ワークフローの変更や承認プロセスの見直し
（間違うと部門の管理者ガチに怒られる）
- 異動・昇進者向けのPCとスマホの準備
（調達が遅れたら問い合わせ殺到）
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そして、去年起こったアノ問題が…
- 同じ部署なのに知らんぷり？情報共有できてない問題
- しれっと個別対応を頼んでくる"わがまま管理職
- 間に合わないPC調達と終わらないキッティング問題
そんな新年度への対応を情シスチームはどう乗り切ったのか？ いや、どう乗り切るつもりなのか？
まだ終わってはいないけど、今年の戦いを振り返りながら、上手くいくための3つのポイントを紹介する。
1. 鉄のチームワークで乗り切れ！
新年度対応は、「情シス12人vs.数百人の社員」という戦いでもある。
しかもウチの会社、現場には「システム？パソコン？ よくわからん！」という人がワンサカいるのだ。
だからこそ情シスのメンバーは、マネージャーも含めて社内ヘルプデスク的な動きも求められる。
そこで重要になるのがチームワークだ
今年はサポートチームのA君がリーダーを務めた。
「〇〇のデータ更新完了！」
「△△の設定、ちょっと怪しいかも」
A君は怪し気な笑みを浮かべながらも、Teamsで逐一情報をチームに共有する。
さらにA君は「問い合わせ担当、システム更新担当、キッティング担当」など、役割を細かく設定した。誰が何をやるのかが明確になったことで、想定外のトラブルにも素早く対応できる体制を整えたのだ。
逆にひとりに負荷がかかる作業(ワークフローシステムの承認フローの確認作業など)は、全員で分担して行った。
1人で抱え込まず、チームで助け合う。それがこの新年度対応を乗り切る鍵だと改めて実感した。
A君、グッジョブやで👍
2.「事前準備が9割」のはずが…
「事前準備が9割」—これは情シスの鉄則だが、それでも毎年想定外の事態は起こる。
今年の最大のトラブルは、パソコンの調達が間に合わない！ であった。
- 「去年より異動者が多い？！」
（今さら言わないで…）
- 「共用PCで済むはずが、個別に必要になった？！」
（その報告、1ヵ月前にしてほしかった…）
- 「年度末の直前にパソコンが必要！なんとかして！」
（悲鳴…）
パソコンはすぐに用意できるものではない。
発注から納品まで最短でも1カ月、そこからキッティングまで含めると2カ月近くかかる。
つまり、新組織の発表と同時に動き出しても、ギリギリ間に合うかどうかの勝負になる。
今年は、1月早々に管理職向けにアンケートを実施し、「必要なPC・スマホの台数」「メンバーが利用する業務システム」などを事前に把握していた。
だが、それでも新年度直前になって、
「やっぱり追加でPCが必要！」
という声が飛んできた。
本当に勘弁してほしい。
結局、情シス/IT部門のいざと言う時のPCを緊急でセットアップし、なんとか間に合わせたが、 この問題は来年以降も続く気がする。
特にキッティングの時間短縮と効率化(アウトソース化)は、またまた次回に持ち越しの課題となってしまった💦
3.「しれっと個別対応依頼」を全力ブロック大作戦
新年度対応で最も厄介なのは、一部の"わがまま管理職"への対応だ。
- 「俺だけ特別にPCを早く準備して」
- 「承認フロー、俺だけ違う形にしてくれない？」
- 「この人は特別対応してくれるよね？」
ご本人は悪気がないのだが、こうした"しれっと個別対応依頼"が担当者の元に個人チャットで飛んでくる。
これを許してしまうと、次から次へと「俺も俺も」となり、本来の対応業務が進まなくなる。
今年は、ちゃんと理由を確認した上で、
「特例対応は受け付けません」
と明確な回答を用意し、必要に応じて情シス/IT部門の管理職から説明する運用を徹底した。
それでも「まぁ、君ならやってくれるよね？」と押してくる人がいるので、
「すべて統一ルールで対応しています」
「特別対応すると、他の社員にも影響が出るので…」 と、鉄壁の防御を固めたのだ。
結果、個別対応の依頼は去年より30%減！（体感） 。完全になくすのは難しいが、少しずつ効果が出ているのは嬉しい。
まとめ：今年もなんとか乗り切った！
新年度対応のポイントは、
- 鉄のチームワーク
- 事前準備が9割
- 個別依頼のブロック作戦
の3つだと書いた。
しかしこれは一面である。情シス/IT部門が楽をしておいて、一方で統制やルールで現場部門を縛ってしまってはダメだ。
一番大切なことは「月曜日に出社したとき、部門の誰からもクレームが出ないこと」
つまり、裏方として完璧に業務を回し、何事もなかったかのように新年度をスタートさせることだと思う。
今年の新年度対応は、去年よりスムーズに進んだはず…と思いたい。
月曜日、問い合わせやクレームの電話が鳴らないように祈るばかりだ。
そして、3月末に年度末を迎えるたくさんの情シス/IT部門の方々に、少しでも共感して頂けたら嬉しいです。