オンラインイベント「リアルタイム議事録」のススメ。3つの方法で試してみました。

オンラインのセミナーや講座がすっかり当たり前になった今日このごろですが、モニタを通して話に集中し続けるのは難しいもの。ときどき聞き逃してしまったりしませんか？

そこで、勉強会シリーズ「ジムジム会」では、毎回必ず記録係がその場でメモをとって公開する「リアルタイム議事録」を提供しています。

参加者からも好評なリアルタイム議事録。これまでに3種類の方法を試してみたので、簡単にまとめますね。

ドキュメントツールで記録＆共有する！

最もシンプルな方法は、Google ドキュメントなどのクラウドテキストツールをつかってメモをとる方法。参加者には「閲覧のみ」の権限を付与し、URLをチャット等で共有します。それぞれ別のウィンドウで開いたり、手元のスマートフォンなどで確認してもらうかたち。

あらかじめイベントの流れにそって項目を立てておくと記録がとりやすいです。記録係的には「とにかく書きやすい！」とのこと。のちのちのレポート記事をつくるときにも便利です。難点があるとすればちょっと地味なところ……でしょうか。

マインドマップで記録＆共有する！

続いて試してみたのはマインドマップで記録する方法。キーワードごとにツリー構造でつなげていく様子をクラウド上で共有します。ジムジム会ではオンラインサービスの「Mind Meister」を使ってみました。Googleドキュメントと同じように特定のURLにアクセスすると閲覧できます。

話が構造的に記録されていく様子は見ていて飽きず、オンラインイベントとの相性は抜群です。その場で議論のポイントが整理されるのもいいところ。一方でキーワードだけの羅列では繋がりがわかりにくく、後から欠席者に内容を共有したりレポート記事の素材にするには少し不十分かもしれません。

手書きで記録＆共有する！

三番目の方法はアナログです。講義ノートをとるように白い紙に手書きで記す方法。「かっこいいグラフィックレコーディングをやろう！」と気合を入れるとなかなか大変なので、あくまで要点を文字でメモしながら、余裕があれば色をつけたりイラストを添えたりする程度を目指しました。共有方法は、USB接続できる書画カメラを使ったZoom上の直接表示です。

オンラインイベントにアナログ要素が混ざると雰囲気が暖かくなります。「後からでも読む気が湧くし雰囲気も伝わる！」と参加者からも好評でした。一方で書く情報量に限りがあること、記録者に向き不向きがあることはデメリットかもしれません。（ジムジム会の記録係は楽しかったようです）

リアルタイム議事録のススメ

以上、実験してみた3つの方法でした。リアルタイム議事録は、音だけで情報を得ることが難しい人や、ベタ付きで参加できない参加者の方にもサポートになる方法です。やってみる場合は、専任の記録係をつけ、事前に流れをしっかり共有しておくとスムーズです。

また、他にもいい方法があればぜひ教えてください。 ツール情報などお待ちしています。

▼おまけ。手書き議事録の様子。書画カメラはなかなか便利です。

▼第1回のジムジム会では自動文字起こしツールも使ってみました。

次回は第4回ジムジム会のレポートをお届けします！