書類チェックのコツ「虫の目、鳥の目、上司の目」　#６

チェックのしかた

「虫の目、鳥の目」っていう言葉は聞いたことがあるかもしれないね。
「上司の目」というのは、たった今、私が考えた言葉だからきっと誰も知らないと思う。
でも、知っておくと対人関係も良くなるし、きっと役に立つと思うから書いてみるね。

「虫の目」

「虫の目」というのは、紙の上を虫がはう様に細かく見てねということだよ。
数字なら一文字一文字、紙の隅まで、ゆっくりとしたスピードで全体を確認することを指すよ。

「鳥の目」

「鳥の目」というのは、紙の上の方から全体を見ることを言うんだよ。
全体的に曲がっていないか、抜けているところはあるか、空欄や気になるところはないか探すことを指すよ。

「上司の目」

「上司の目」とは、いつも上司が見ている部分のことだよ。
例えば資料を見たあと会話の中で「この合計は前年度よりも増えているね」とか「このパーセントが多すぎて驚いたよ」といったと仮定しよう。
そうすると、上司は「合計」と「パーセント」を見ていることがわかるね。
ということは「合計」と「パーセント」は必ずチェックした方が良いってわかるね。
こんな風にその資料を使う人が何を重要視するか考えるとミスはどんどん減るよ。

まとめ
今回は確認方法のうちのひとつを書いたよ。
いろんな方法があるけど、「虫の目」「鳥の目」「上司の目」になりきって資料をみるというのは必ずやっているよ。

ただ入力するだけじゃなく、次に使う人のことを考えると
「あれ？この資料は％があったほうがいいのではないかな？」という発想が浮かぶことがあるんだけど、そういう思い付きは（率先してではなく）何かの確認のついでに上司に相談すると良いよ。

つぎは、別も確認方法についての話だよ。