書類チェックのコツ「印をつける」#7

資料を作ったら「確認」をしよう。
この記事ではいろいろな確認方法について書いているよ。

資料を確認しながら、印をつけておこう

指でなぞっても良いんだけど、きっとそれだけでは「見逃し」があると思う。
『資料をよごしてはいけないから』
『資料に落書きをしてはいけないから』
という場合は、コピーをとってでも確認した部分に印をつけていこう。

何を使うか

• 蛍光ペン

• 鉛筆

などを使って印をつけてみよう。全部確認した後は、前記事の「虫の目」「鳥の目」で見れば見逃しが無くなるよ。

どんな印を書けばいいか

どんな印でもいいけれど、一番わかりやすいのは同じ職場の他の人がどんなふうにチェックをしているか見て学び真似るのが良いよ。
チェックの仕方にはいろんな方法があるけれど、おおまかにはこんな感じかな。

• 確認したところを全部塗りつぶす

• 確認したところに小さくチェックを入れる

• 他の人が見てもわかるようにチェックを入れる

• 他の人が見てもあまりわからないように小さくチェックを入れる

最後に全体を見るクセをつけるように気を付ければ多くのミスは防げるよ。

どんな風に書けばいいのか

どんなふうでもいいけれど、多いのはこんな感じかな。

• マーカーで塗りつぶす

• レ点を書く

• 丸で囲む

わかりやすく、書けば大丈夫。逆にわからないように小さすぎる印にすると、後で見逃すことがあるから注意してね。

書類を逆さにしてみる

これはデザイン関係の人が時々やるチェック方法なんだけど、書類を逆さにして上下逆にみると、先入観なしに見ることが出来るらしいんだ。
デザイン関係で全体を見るときや、バランスを確認するときに使えるかもしれないね。
ちなみに、数字ばかりの資料でやると周りの人に心配されるから、やるならこっそりやってね！

まとめ
資料を全体的に確認できるよう、見る順番や見る方法、チェックの仕方を決めるとパターン化してみてね。そうするとミスがなくなるよ。

次は復唱と報告の話だよ。