展示会出展はこのシート1つで 〜 準備が多い展示会をハックするには？ 〜
「展示会に出展したいけど、何から手をつけていいかわからない…」そんな経験ありませんか？
新規事業を始めて、サービスや商品も組み上がってきた段階になると展示会への参加を検討される方も多いと思います。
しかし、展示会に出展するためにどんなことをしたらいいのか、どんな準備が必要なのかということは、意外と曖昧な理解のまま進めている場合も。
そこで今回は、私が今まで展示会出展を体験してきた中で、どんな準備や作業を行なっていけばいいかを解説していきます。
本記事の最後には、実際に私自身も活用している、展示会出展の準備に使えるワークシートも用意しているので、この記事と合わせてぜひ活用してください！
展示会への参加は必要？その目的とは？
BtoBでもBtoCでも、商品ができ広報を行なっていく上で、一つの手段となるのが「展示会への参加」。
特に、機械やロボットなどのモノを商品として開発している場合は、数少ない実演機会としても活用されます。
私自身もこれまで何度か展示会に参加してきましたが、きちんと準備をしていけば、それなりの効果を期待できる場になります。しかし、準備不足だとなかなか成果は上がりません。
そんな展示会について、まず基礎の基礎から確認していきましょう。
展示会に参加することのメリット
展示会とは、メーカーや問屋が新製品の発表や、既存商品の紹介を行い、来場者に興味を持ってもらいます。そんな来場者を、新規顧客として開拓することが主な目的。
特に、実際に「モノ」を扱う企業にとっては貴重な実演機会になります。
また実演を通して、見込顧客との対面でコミュニケーションを取ることも可能。これにより顧客との関係構築もでき、今後の広報展開に大きく貢献することも。
そのほかにも、展示会に参加することで商品やサービスの認知度向上を図ることができ、自社製品のブランディング強化にもつながります。
展示会に参加する目的を明確にしよう
展示会に参加することが決まったら、まず「どのような展示をしたいか」というイメージをチーム内で共有する必要があります。
一口に「展示会への出展」と言っても目的が、
・商談につなげるため
・地元の市民や企業に対してPRするため
では、必要なものや準備が全く違います。
そのため、展示会へ参加しようとなった最初の段階で、どのようなイメージを持っているか明確化し、すり合わせておく必要があります。
具体的な数字などがあればそれも共有しておきましょう。
ブースへの引き込み方を考えよう
「展示会に出展しても、なかなか人が集まってくれずに商談が少ししか獲得できなかった…」ということはありませんか？私自身、最初はそうでした。
私はこれまで何度も展示会へ参加してきましたが、自社ブースへの引き込むためには入念な準備が必要。
展示会は言い換えるなら可視化されたマーケティング市場。その市場で勝つために、まずはブースへ引き込むためのシミュレーションをしてみましょう！
ブースでの対応の流れをシミュレーションしてみよう
シュミレーションをするといっても、なにをしたらいいの？そんな方のために、私がよく実践している方法をお教えしたいと思います。
方法としては、「展示会への出展」する目的(※)を達成するまでのプロセスについてシミュレーションし、書き出すことが必要。
そこで最初は、どうやってブースに引き込むかを考えます。
例えば、動くタイプのロボットなどを扱っている場合は、会場の中で問題ない程度に操縦し、ブースに人を集めて来ることも有効です。注意することは、その後そのまま名刺交換へ移行しないということが重要です。
実際にブースに来たときの流れを考えると、まず挨拶して「今日はどちらから来たんですか。」とか、「どんなお仕事されてるんですか。」というところから会話が始まります。
その流れを、一覧で書き出してみるというのが大事です。実際の動きを細かくシミュレーションしていきましょう。
※見出し「展示会に参加する目的を明確にしよう」を参照
対応の結果を分析して「パターン」を作ろう
シミュレーションがある程度終わり、流れを一覧で書き出すことができましたか？
では次に、ブースに足を運んでくれた人への、対応の結果に合わせた「パターン」を作っていくといいでしょう。
例えば、
・商品を実際に導入・使用してみたいと思っている顧客
・商品を代わりに売りたい顧客
・メディア取材したい人
…などなどです。
こうした、それぞれの「パターン」に合わせた対応と、それに関する書類を作っておくのです。
そして当日は簡単な雑談をしながら、相手がどんなことを知りたいか。自社になにを望んでいるか。などを探りながら、用意しておいたパターンへと落とし込むことで、スムーズに商談や次のステップに踏み込んでいくことができます。
展示の構成は、ある程度「パターン」や、顧客の想定が固まってきた時点で、シミュレーションに沿って決めていきましょう。
モノとヒトの移動スケジュールを決めておこう
展示会に参加したものの、モノやヒトの移動のためのスケジュールを決めてなかった！そんな失敗経験、ありませんか？私もかつてスケジュールをきちんと決めておらず、現場が混乱してしまったことがありました。
そんなことにならないために、ロジ表を活用しましょう。
私はいつも、ある程度の展示構成やシミュレーションがまとまってきた段階で「ロジスティクス表（ロジ表）」を作成しています。ロジ表とは、展示会を行っていく上で必要な「物資と人員を全て含めた」スケジュール表のようなものです。
例えば、何時に出発して、何時に設営開始するかということや、特に搬入出は人が結構たくさんいる仕事なので、どれくらい人員を持ってくるかなど。
これを予め、作成し共有することで当日の混乱は大きく避けられるでしょう。
他にも、展示会がはじまった後も、ブースにたくさん人が来たりとか、逆に暇なタイミングもあったりします。そんなときでも現場でのオペレーションが混乱しないように、ある程度シミュレーションを基に、1日の流れを先に組んで共有しておきましょう。
名刺交換から次のアクションにつなげるためには？
展示会では必ず行うと言ってもいい名刺交換。しかし、有効な商談につながる名刺交換は、実際に交換された数よりもずっと少ないのも事実。
せっかくした名刺交換の機会を、その展示会ではなくとも利活用したいと思ったことはありませんか？
ここでは私が実際に使っている、その後の展開につなげるために行っている名刺交換でのTipsを共有します。
もらった名刺にはメモを書いておこう
名刺は交換した後、実際のアクションに活用したいですよね。しかし、たくさん名刺交換をおこなっていると、その数の多さに混乱してしまい効果的にアプローチすることが出来なかった。なんてことありませんか？私も最初のことはそうでした。
そうした混乱を避けるために、私が実践しているのは「名刺と一緒にメモを貼っておく」という方法です。かなり単純で原始的ですが、シンプルで自由度もあり、困ることも少ないのでこの方法を採用しています。
メモには何を書く？
「もらった名刺にメモするのはいいけど、何をメモすればいいんだろう？」という方もいらっしゃると思います。また、展示会をしていて忙しい時間帯などはゆっくり思い出してメモをしている時間はあまりない場合もありますよね。
そんな時に活躍するのが、先ほどご紹介した顧客のパターン化(※)です。
それぞれのパターンをa, b, cというように記号化しておくと詳細を書く手間も省け、また明確に伝わります。余裕があればそれに詳細を追記していく形で補強するようにしましょう。
※見出し「対応の結果を分析して「パターン」を作ろう 」を参照
これを使えばOK！展示会出展WS
今回は本記事で紹介した、展示会へ出展するために必要な準備、作業をぎゅっとまとめたワークシートをExcelで作成しました。
このワークシートには4つのシートがあり、
・まとめポイント
・ロジ表
・持ち物リスト＆レイアウト
・名刺メモ
という名称で分けられています。
記事で紹介したように「まとめポイント」で参加目的や流れのシミュレーションの書き出し。それをもとに次のシートの「ロジ表」で人員や必要な物資の運搬の流れを整理していきます。ロジ表を組み終わったら、「持ち物リスト＆レイアウト」で持ち物を忘れないようチェック項目を設けつつ、レイアウトについてもここでどのようなものか共有しておきます。
最後の「名刺メモ」では上記で解説したような方法を組み立てるために、どのような人がaで、どのような人がbか、などを整理し参照できるようにしておきましょう。
このような感じでWSを使用していただければ、比較的スムーズに展示会への準備ができ、効果も得られると思いますので、ぜひ活用してみてください！
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まとめ
展示会へ出展するためにはコストも人手も多くかかります。だからこそ参加する展示会ではいい成果を出したいですよね。今回はそんな展示会への参加の際に困ることを解説してきました。本記事とWSを活用して展示会でいいチャンスをつかみましょう！
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