セミナー運営はこのシート1つで 〜 準備が大変な運営をハックするには？ 〜
立ち上げたばかりの商品のプロモーション戦略の一つとして、よく行われるのがセミナー。
でも、ノウハウがない状態だと「どうやって運営していけばいいのかわからなくて、手がつけられない…」そんな状況に陥ったことはありませんか？実際、私も初めてセミナーを開催することになったとき、同じ悩みを抱えていました。
そこで今回は、商品プロモーションのためのセミナーの運営について基礎的な事項から、私が実際に行っている運営の手法までお教えします。
プロモーション施策としてセミナーを行おう
プロモーションには様々な手段があります。Web広告、チラシ、ポスティングなど多岐にわたりますが、その中で「セミナー運営」が持つ独自の価値についてご存知ですか？
ここでは私の経験を踏まえつつ、基礎的な部分から解説します。
商品のプロモーションにセミナーは効果的？
セミナーは特にBtoB製品のプロモーションに効果的。
これまで私が関わってきた新規事業立ち上げやそのプロモーションでは、商品についての問い合わせが数件きた時に小規模なセミナーを開催。見込み顧客に対して、一斉にアプローチする方法が成果を生むことが多かったです。
メリット
セミナー運営のメリットは数多く、その中でも特に営業効率の向上が顕著。理由としては、定期的なセミナー開催により安定的に見込み顧客を獲得できるから。
それに顧客との関係性が生徒とセミナー講師という立ち位置になり、商品を売り込まなくても成約率が高まります。これによって、営業効率が上がるだけでなく営業時のストレスが軽減。
参加者からの紹介や口コミによる新規顧客獲得のチャンスもありますし、自社のブランド力を強化する効果も期待できます。
また、セミナーに参加して価値を感じた顧客を獲得できるため、無理な案件を持ちかけてくる顧客との関わりを避けられるのも大きな利点です。
デメリット
一方で、最大のデメリットは時間的制約。
通常、セミナーは決まった日時に集客をして開催するため、当日セミナーに参加ができる見込み客にしかリーチすることができません。居住地が遠方である場合など、日時や場所の制約によってスケジュールの都合がつかない相手には、オンラインでも参加ができるような対策が必要です。
そのほか会場や日程の確保が難しい点となりますが、これについては小グループで日程を分散させたり、自社オフィスがある場合はオフィスでの開催にしたりすることで、対応が可能になることも。
セミナー運営の台本と予定表はどう組むべき？
円滑にセミナー運営を行うには、司会用台本と物と人を管理する予定表が重要。
しかし、ノウハウがないとどこまで細かく予定を立てればいいのかということは意外とわからず、細かな部分が曖昧なままでセミナー本番を迎えてしまうことも。
そうならないためにどうすればいいか。ここでは私が経験から学んだ、ポイントをいくつか紹介します。
予定を可視化して事前に共有しておく
セミナーを成功させるためには、ロジスティクス表（ロジ表）と司会用台本が重要です。
ロジ表は、物や人の動きを具体的に可視化した予定表。例えば、「この時間に音響・機材チェックをする」、「ここには何人のスタッフが必要」といった具体的な動きを予定表にします。
リソースをどのように分配し活用するかを文章化やビジュアライズしておくことで、当日の意思疎通がうんとスムーズになります。
司会用台本は、当日の流れをステージ上でどう進行するかを明確にするためのもの。緊急時の対応や質問への答えも含めて、事前にしっかりと準備しておくことが大切です。
司会台本はロジ表が形になってきたら一緒に作ろう
セミナー運営の基本は、司会台本とロジ表の同時進行。
しかし、実は最初に取り組むべきは「ロジ表」なんです。理由はシンプル、人員や機材がないと、セミナー自体が成り立たないから。
ロジスティクスがしっかり機能してから台本作りに入るのがポイントです。
逆の順番だと、機材トラブルや人員不足でプレゼンが思うように進まなくなるリスクが。だからこそ、この順番を守って、しっかりとロジ表と台本を作り上げましょう。
不足の事態に対してどう対応する？
セミナー運営は、予期せぬトラブルがつきもの。機材トラブルや顧客からの想定外の質問、そのほかトラブルが起こる可能性は大いにあります。そうしたトラブルに対して事前に対策できればいいのですが、経験がない場合はなかなか想定しづらいのも事実。
そこでここでは、どんな点に注意すればいいか、具体的にお話しします。
事前にリスクを把握しておこう
想定できるリスクは、ひとつひとつ書き出して、それに対する対策を考えておきましょう。
私が実際にセミナー運営をした際に遭遇した実例を挙げてみましょう。
「遅刻する人がいる」
「迷子になる人が出る」
「会場への道順で困って主催者に連絡がくる」
などといった事態は割とよく発生しました。
特に、主催者側に電話が来るケースは多いので、電話対応担当者を決めておくのもおすすめです。
また、予期せぬ訪問者が来た場合の対応も、慎重に考えておく必要があります。
ネガティブな質問に対しての応答は考えておこう
セミナー運営をやっていると、思わぬ角度から質問をされたり、答えづらいような質問がなされる場合があります。そうした人や質問に対してどのような対応を行えるかも考えておきましょう。
例えば、難しい質問には、質問を再定義して答えやすくする、ポジティブな角度からの回答を考えるなど、そうした予想と事前の対策が大切です。
これを使えばOK！セミナー運営WS
今回は本記事で紹介した、セミナー運営をするためにロジ表や台本についての、見本とテンプレートをぎゅっとまとめたワークシートをExcelで作成しました。
円滑なセミナー運営を行うのに、ぜひご活用ください！
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まとめ
新商品のプロモーション施策としてのセミナー運営。これを成功させるためには司会台本とロジ表を緻密に作成していくことがキーになります。今回は私の経験からさまざまな事例について解説してきました。
セミナー運営は不測の事態が起こりやすく対応も大変ですが、効果もそれなりに出る施策。この記事をもとにしてぜひいい成果を出していきましょう！
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