マネジメントにおけるミーティングとカレンダーのデザイン

以前、note記事で
「マネジメントの読み書きソロバン【音声コンテンツ】CULTIBASE Radio #14」
を紹介させて頂きました。

マネジメントにおけるミーティングとカレンダーのデザイン
について、最近考えていることを書き留めておきます。

✅CULTIBASE Radio #14より

このコンテンツの中で、ミナベさんは、マネジメントの「読み書きソロバン」（基礎的能力）を5つの項目で説明されています。

1. 要件定義

2. ミーティングやカレンダーのデザイン

3. 振り返りをしていない

4. ファシリテーションができない

5. チームの捉えなおし

要件定義、すなわち、

何をもって成果とするのか。
いつまでに誰が何をやるのか。

を第一番目に明確に設定した上で、次に来るのが
「ミーティングやカレンダーのデザイン」
です。

「ミーティングやカレンダーのデザイン」については、このようにコメントされています。

チームで、定期的に持続的に、あの四半期とか１年とか走るわけじゃないですか。
だからをそれをちゃんと目掛けて、月次単位とか週次単位でどういうふうにミーティング、どこにおいて何をアジェンダで話して、どういうふうに決めたらチームが回るのかっていうことをちゃんと設計していないケースが多い。
これがね、さっきの要件定義ができていないと、悪い意味でかみ合っちゃって何も決めないでとりあえず走って何も決めないままウィークリーとかをとりあえず置いちゃって、とりあえず入り込むんだけれども、あのなんかアジェンダも決まっていないから、なんとなく話して何も決まらないまま、じゃあ来週？みたいなのが続く地獄ですね。

CULTIBASE Radio #14

✅必要な３つの要素

「ミーティングやカレンダーのデザイン」において、整えることが３つあります。

それは、
「報告フォーマット」
「会議のトークスクリプト」
「カレンダー設定」
の３つです。

どのように進捗確認をするのか？
進捗確認をどのように報告するのか？
どのようなサイクルで進捗確認をするのか？

の３つを整える必要があります。

✅報告フォーマット

報告フォーマットは、
要件定義、
すなわち
ゴール設定が明確にされている必要があります。

年間目標＞四半期目標＞月次目標

と落とし込んでいき、
月次目標を週単位で追いかけることが、
サイクルとしては望まれます。

報告フォーマットに記載する項目は、

① 月の目標と現時点での実績
② 今週のゴールと今週の実績
③ ②が未達成の場合、改善策
④ 翌週のゴール

の４つが最低限の項目となります。

これに加えて、ゴールを達成するための
「スモールゴール」を１つ決めて、
ゴールと同様に、
週単位でのPDCAサイクルを回すことも考えられます。

✅会議のトークスクリプト

「報告フォーマット」が決まったら、次は、会議のトークスクリプトも固めましょう。

トークスクリプトがないまま会議を行うと、
次週目標が明確にならないケースがよく見られます。

報告します。
月の目標〇〇に対して、先週までの累計進捗✕✕。

先週目標〇〇に対して、結果✕✕。
先週目標に対するマイナスの原因は、▲▲でした。
そのため、〇〇を実施することで、
今週目標を〇〇に設定します。

今週の動きを踏まえた現時点での月末着地見込は、✕✕。
目標に対する不足は、次週の〇〇の施策で埋めていきます。

以上です。

目標に対する差分を捉えて、
これを埋める動きで、
今週はどこを目指して動くのか？

これを週単位の会議の中で、
チーム内で明確にしていきます。

メンバーが改善の打ち手が考えられない時には、
リーダーが、スモールゴールを設定し、
ゴールへの道筋に向けて補助線を引いてあげることも必要です。

✅カレンダーでの日程設定

この週単位の会議開催スケジュールを年度で決めて、カレンダー上で設定し、チームのメンバーに共有することも大切です。

週単位で考えた時、
１年３６５日÷７日=５２

５０回程度の会議が年間で運用されます。

ゴールに向けて、
当初の仮説（打つべき施策）を立て、
日々、行動し、
５０回の振り返りの中で、
当初仮説の誤差を修正していくこと。

これが、組織における各階層で運用されていることが望まれます。

✅ダメなミーティング

ダメな週次ミーティングとして、
アジェンダがなく、
上司が進捗を述べた上で、
ひたすら過去のプロセスについて
上司からの発言が続くケースがあります。

上司「現在、売上目標に対して進捗が遅れている」
上司「これ、どうするんだ」
上司「もっと回れるお客様がいるだろ」
上司「何で先週から状況が変わっていないんだ」
上司「顧客Aには、この商品を提案してこい」
上司「この案件、なんで進んでいないんだ」
上司「もっと頭を使って動け」

こうなると、部下は言葉を発せず、
上司の言われたとおりに動いておこう、
上司から責められた時のために言い訳を用意しよう、
という発想になります。

望ましい姿は、

チームとしてゴールを設定して、
これを達成するための週単位の目標と結果を明らかにし、
修正と次の目標を宣言させていく。

これを淡々と回していくことです。

そのためにも、
「報告フォーマット」
「会議のトークスクリプト」
「カレンダー設定」
の３つを固めましょう。