人事の書類について調べてみた。
本格的に人事の仕事がメインになった６月から数えて５か月が経過しました。
人事がメインといっても本来は、エリア全体の事業経営や運営の管理なんですけど、人事関係の実務も前任から引き継いだので、なんやかんやと人事に絡む書類ばっかり毎月作成している状況です。
ん－・・・介護福祉士の資格が一切活かされないばかりか、なれない人事関係の書類の作成や段取りで忙殺されており、更に人事関係の書類の引継ぎも１日あったかないかくらいで、わからなかったら聞いてね、という感じ。
この『わからなかったら聞いてね』というのは本当に最悪な助言です。
これは、僕自身も介護の現場で人を指導する立場になりたての頃はよく使っていましたが、いくら僕自身が聞きやすい姿勢や雰囲気を出していたとしても、新人は質問はしにくいものですし、なんとなくまずい事については余計に聞く事が難しくなります。
なので、こまめにこちらから”どう？なんか困ってない？”とか聞いてあげて、会話の中で困りごとを掘り起こしてあげる方が有効だと考えています。
・・・が、僕自身が指導される場合は、必ずこの『わからなかったら聞いてね』が来ます。
これがまだ介護現場ならそれでも何とか聞けたりもするんですけど、実務をしたことがない人事の実務ですので、正直にいうと”わからない事がわからない”状況です。
なので、６月以降、一つ一つの業務をいつまでに仕上げてどう処理するかをメモにして、ちょっとずつスケジュール表を作成したりして実務を続けてきました。
実は、これまでの事業所では管理者である自分自身が、パート契約の更新作業はしてきました。
来月契約更新だけど時間を変更したいとか日数を変更したいとかないですか？
みたいな感じで軽く確認し、その中で日ごろの不満や気になっている事もヒヤリングしてきた感じです。
しかし、現在着任している拠点では、全てのパート契約書類をエリアマネージャーが作成していましたので、全員分のパート契約書の更新や作成をしているわけです。
誰が何月の契約で何カ月の有期雇用なのかの一覧表などはなく、かろうじて所属と氏名で仕分けはされていましたが、そのデータがどの期間の契約書のデータかわからないファイル名の中身を一つ一つ確認しないと雇用期間がわからないという保存方法だったので、この状況に気が付いた７月からデータの名称を氏名＋契約期間としてデータの名称変更を行って整理しました。
そんな感じで手探りでやってきた数か月ですが、勤怠入力も含めて本当に慣れないですね。
基本的に管理者の管理業務と同じで、月に一回しかできない作業なので、業務習得や慣れには結構回数重ねないとダメかなぁ・・・なんて思ってましたが、やはり月１回くらいの作業なので、他の作業や突発の仕事などこなしていると忘れてますよね。
スケジュールを見て取りこぼしはないようにしてきましたが、急に発生した労災の対応や傷病手当の手続きや、コロナで休校になってお休みになってしまった職員の有給休暇分の国への申請手続きなどなど、正直わけがわからんです。
あれ？この書類ってあの書類とこの書類が必要だっけ？？
みたいな感じで頭の中がごっちゃごちゃです。
本部の事務方からあの書類が足りない、この書類を作れと毎日のように指示が来ますので、それにも対応しないといけないので本当に落ち着かない毎日です。
そこでつくづく思うのは、これは介護職がやる仕事じゃねぇな・・・って事ですね。
だからこそ退職の決意も早まったわけで、その件については社長や専務にも退職に至る理由として正直に伝えましたが、介護現場から生え抜きで拠点長やエリア長が多い状況を見ると、明らかに専門職の無駄遣いをしているような気がします。
これも退職の面談で伝えました。
専門職は収益に関わる部署に配置して、ちゃんとした事務職員を適切に配置すべき・・・、それが無理なら外注せよ、と。
まぁ、どうなるかは不明ですが、僕自身がこの先もこの作業を３月末まで続けるとなると厳しいなぁ・・・なんて思いつつ、起業するとなるとやはりこういう人事の仕事もざっくりと体験できる事ができているのは非常に良い経験になるなぁ、と思って頑張っています。
ただ、やはり経営課題も大きいエリアなので、そちらの課題に注力するには人事関連の書類を作っている時間があれば、もっといろいろやる事があるんだけれど・・・とも思います。
経理の事務さんと一緒に請求書を封入する作業も２時間で終わるとはいえ、その作業にエリア長と事務員が二人がかりで２時間もかけていたら結構な損失じゃないの・・・と思ってしまいます。
ＣＭでやっているような簡単な会計と電子化にならないものか・・・と思ってしまいます。
そして、そんな悩みを感じながら今日も事務仕事をしていた時に、ふと思いました。
そういえば、パート雇用契約書って電子化できるのだろうか。
押印とかしなくていい書類は増えたけど、雇用契約書の押印も省けるのだろうか・・・。
結局、雇用契約の更新の契約書を作成しても、僕自身が署名・押印をとって回るわけにはいかないので、各管理者にそこは依頼するのですが、戻ってくるのが遅いんですよね。
それがせめてサインだけでも良いなら少しは簡略化できそうだし、もし電子化できるなら、会社立ち上げた時にそういうシステムは入れてみたいな、と思ってちょっと調べてみました。
従業員を雇用する際に作成する「雇用契約書」や「労働条件通知書」。2019年4月に労働条件通知書（雇用契約書に労働条件通知書を兼ねる場合も含む）の電子化が解禁され、これら雇用関係書類を「電子化」する企業が増加しています。
おお、やっぱり電子化は出来るみたいですね！
僕の会社は、雇用契約書と労働条件通知書の２つを作成して配布しています。
僕自身が扱えるPCとそこに接続しているプリンタが両面印刷に対応していないので、それぞれ印刷した後に取りに行って、それを別のプリンターで両面印刷して２部作成し、担当の管理者の署名押印を依頼する、という段取りが必要なので、地味にめんどくさいですし、作るたびに裏紙（メモ用紙）が増えるので経費のムダと言えばムダですし、紙やその原料の木材の無駄遣いでもあります。
こういうムダを省きたい！
・・・のに会社がシステムを入れ替えてくれないのでどうにもならないという苦しみの中で仕事をしています。
雇用契約書は、雇用者と被用者の間で締結する雇用条件を明らかにする契約書です。
会社が人を雇い入れるときには「雇用契約」を締結しなければなりません。契約時には、給与の金額や支払時期、支払い方法、賞与、有給、業務内容、雇用期間、昇給昇格、休憩時間などさまざまな条件を定めます。こうした雇用条件を明確にして後々に証拠として残すために「雇用契約書」を作成します。
雇用契約書は雇用者と被用者の双方が署名捺印（記名押印）して完成させる書類です。作成は「法的義務」でありませんが、通常はトラブルを防止するために2通の雇用契約書を作成し、雇用者と被用者が1通ずつ保持します。
やっぱり署名押印は必要っぽいですが、ここで注目したいのは、雇用契約書に法的義務がない、という所です。
トラブル防止のために作成して署名押印している書類、という物っぽいですね。
たしかに言った言わないとか雇用契約内容でトラブルになると面倒ですもんね・・・。
しかし、なくてもいいなら無い方がいいなぁ・・・。
労働条件通知書は、雇用者が被用者を雇い入れるときに労働条件を伝えるための書類です。法律によって記載すべき事項が定められており、必要事項が記載されていなければ違法となります。また労働者への交付が義務づけられており、労働条件通知書を交付せずに人を雇うと労働基準法違反になります。
労働条件通知書は、立場の弱い労働者を保護するため、労働基準法によって作成と交付が義務付けられており、記載内容も決められています。守らない場合「30万円以下の罰金」という罰則も適用されます。
雇用契約書よりも労働条件通知書の方が重要度は低い書類かと思ってましたが、本当はこちらの書類の方が法的にも交付が必要な書類のようです。
罰金までありますので要注意ですね。
作成と交付が義務付けられているので、交付すればよくて、この書類に署名と押印は必要なさそうですね。
だったら、この労働条件通知書の交付だけでも良さそうですが、やはりトラブル防止のために署名くらいはもらっておいた方がいいかもしれませんね。
実は近年、これらの労働条件通知書の電子化が認められるようになりました。雇用契約書は以前から電子化が可能でしたが、法改正によって一定条件を満たせば「労働条件通知書」も電子メールなどで送信できるようになったのです。
雇用契約書って以前から電子化が可能でした・・・って、知りませんでしたよ。
なんでうちの会社はずっと紙でやってるんだ・・・。
労働条件通知書も一定条件を満たせばメールでのやりとりも可能のようです。
労働条件通知書を電子化するための条件
労働条件通知書を電子化するための条件は以下の通りです。
労働者本人が電子化を希望している
労働者が「メールで送信してほしい」など電子化を希望していなければなりません。本人の意思確認なしに一方的にメールなどで通知すると労働基準法違反になります。
受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信によること
労働条件が適用される労働者を特定して、その本人だけにネットワークを通じて送信されることが求められます。たとえば他の社員もダウンロードできるようなフォルダへのアップロードは禁止されます。
書面として出力が可能
労働条件通知書はプリントアウトなどの方法で「書面化」できなければなりません。たとえばSNSや特定のデバイスなど書面化が難しいツールで送信したり、期限つきファイルで送信したりすると要件を満たさない可能性があります。
上記が電子化の条件ですね。
結局、紙で印刷できないとダメなのか・・・なんて思ってしまいました。
あとは本人が希望しないと難しいとなると、やはり普及は難しそうですね。
電子化のメリット
郵送コストのカット
雇用関係書類を書面で作成すると、郵送コストがかかります。人を雇用する際には雇用契約書と労働条件通知書、身元保証書、個人口座振込依頼書などの多数の書類をやり取りしなければなりません。郵送費用は、だいたい1回700円程度にはなるでしょう。また郵送や郵便物の受領保管に手間がかかるため、人件費の負担も無視できません。
雇用契約書等の必要書類のやり取りを電子化すれば、「メール1通」で完結できるので、送料や人件費を大きく節約できるメリットがあります。
業務や時間効率をアップできる
書面をプリントアウトして署名捺印（記名押印）して発送・受領・保管する作業が不要となるので、業務や時間効率のアップにつながります。
実際に雇用契約書や労働条件通知書を電子化した企業の例をみると、従来の「50～70％程度」コスト削減効果を得られているケースが多数あります。
また雇用契約書や労働条件通知書などの雇用関係書類の交付を電子化すると、「最先端の技術を導入している企業である」と好感を持たれる場合もあります。
記事で紹介されているメリットは上記です。
郵送のコストカットは、僕の今の実務でいくと集めた契約書や人事関連書類を本部に郵送しているのですが、それらの郵送代や印刷代、コピー代が削減できます。
それに、人事のファイルってパンパンなんですけど、このファイルの保管場所も電子化できれば有効活用できますよね。
そして田舎の事業所なので、最寄りの郵便局に行くにも片道２０分は車でかかるので、その往復４０分の時間も有効に活用できます。
個人的には、いい気分転換になるので別にいいのですが、郵便物を出しに行く手間で毎回約１時間かかってるとなるとムダがあるな、と思います。
電子化によって業務の５０～７０％のコストカット効果が得られたケースもあるようなので、結構な効果があるように思います。
それに、確かに電子化による若手やこれからの世代への評価は高くなると思います。
もしかしたら、職場選びで電子化しているかどうかを選考基準にしている人がいると思っています。
僕自身、これから就職を考えたとして、このコロナ禍のご時世で２年も経過してきた中で、いまだに紙媒体でのやり取りにこだわっている会社は選ばないと思います。
だって、コロナ禍を経験しても新しい技術を導入できない（いろいろな理由で）会社だと思ってしまいます。
電子化の注意点
電子署名法2条に準拠した電子署名であること
「電子署名法」第2条の要件を満たす「電子署名」をしなければ法的効果が認められないので注意が必要です。
たとえば「簡易な電子印鑑」では正式に契約書を作成した扱いにならない可能性が高くなります。必ず「電子署名法」の規定に添える電子署名サービスを利用しましょう。
電子署名法3条にもとづき固有性の要件を満たす
電子署名法に従って法的に有効な方法で電子署名するには、「本人だけが行うことができる」という要件「固有性の要件」を満たす必要があります。
具体的にはＳＭＳ（ショートメッセージサービス）送信などによる2要素認証を利用するなどのステップを踏まねばなりません。
契約書の保存方法
雇用契約書や労働条件通知書には個人情報が含まれます。電子化しても、セキュリティ対策を整えて厳重に管理しなければなりません。情報漏えいしないようにくれぐれも注意しましょう。
電子化の注意点ですが、一気にハードルが上がった感じです。
電子署名は、僕も創業手続きの関係で電子定款の作成などで必要と知って、いろいろ準備を進めていますが、マイナンバーのカードリーダーを購入して読み取れるようなった程度の段階でストップしているので、もしかしたら電子署名のやり方は難しいのかもしれません。
あとは情報管理ですね。
セキュリティはそういうセキュリティソフトを導入しておけば問題ないのか、物理的にネット回線から個人情報を管理している端末を外しておくか等の対策が必要になるのでしょうか・・・。
これはこれでめんどくさそうですね。
こういう注意点もあるので中々電子化が進まないのかもしれませんね。
早くすっきりと全般的に電子化になってほしいものです。