リモートワークで連絡ミスを発生させないために！【タイムカプセル大学 Vol.5】
――新型コロナウイルスの影響で、全員在宅勤務になりました。この春から新入社員になった方々は、特にどのような先輩社員がいるのか見えずに不安を感じているようです。
そうですよね。同じオフィスで働いている時は、あの人はこういうのが好きだよね。これ得意そうだよね。この人にはこういう言い回しをするよね。など、純粋に業務に関係ないものも見えていました。
たとえば、誰かがが素敵な服を着ていたとします。そんな時、「素敵ですね」とは思ってもなかなか声には出せませんが、オンラインになると余計に言いにくくなると思います。
在宅勤務になって、そういった日常のちょっとしたコミュニケーションが取れないことから「見えないストレス」を感じる方もいらっしゃると思います。解決するヒントは、視覚に障がいのある選手がおこなうブラインドサッカーにあるのではないかと思います。ぜひYoutubeでみてもらいたいのですが、視覚が使えない分みんなで声を出し合っているんですね。
今、自分が何をしていて、どのような状況なのか。オフィスで働いている以上に、「見える化」しながら仕事を進めるということが大切です。「見える化」とは、暗黙の前提や一部の人しか知らない状態にあるものを、言語や数値で表して共通の認識を持つ。そうすることによって、仕事をスムーズにすすめることができます。
――タイムカプセルとしてどのような「見える化」に取り組んでいるのでしょうか。
まずは、「状況の見える化」ですね。Slack内に個人専用のチャンネルを作って、仕事に関わらないプライベートな部分も含めてつぶやくことをはじめています。私は釣りが好きなので、魚を釣って捌いている写真をアップしたりしています。
あとは「社員の見える化」です。コーポレートサイトに社員紹介をしています。座右の銘やプライベートでハマっていることやメンバーからのコメントを載せることによって、いろんな角度から社員のことがわかるように心がけています。
雑談も推奨しています。社員紹介ページをみながら、最近ハマっていることについて触れてみるのもいいですよね。クリエイティブな仕事をしているので、人と話して気付きや発見があることもありますし、気分転換に少し話すのもいいですよね。
――どういう人が見えているかわかると安心して働くことができますね。
はい、仕事を始める前の心身の状態が整っていないと、結局プロジェクトが前に進まない原因になってしまいます。成果を求めるとどうしても仕事の話ばかりしがちですが、あえて心身の状態を気遣いながら進めることで、急がば回れではないですが安定して前に進めることができます。その土台があって初めて「業務の見える化」があります。
たとえばパートタイムの方への業務依頼。アルバイト・パートタイムで業務で関わっている方は、目の前の業務が終わったら、自分が何をしたらいいかわからないという状況になりがちです。依頼する側も、リモートワークだと依頼した業務が終わっているかどうかは見えません。
そこで、まずアルバイトの方々のシフトを一覧表にして、一週間ごとに全社員にメールで送ることで見える化しました。また、業務依頼をする専任の担当を決めて、シフトに入っているのにすることがないという状態を生み出さないようにしました。それぞれの役割を明確にすることで、問題が起こりにくくしています。
このように、見える化を徹底しながら、仕事を進めることによって、自分だけでなくみんなが気持ちよく働くことができる組織を目指していきたいです。